創新創業背景下的高校檔案管理工作

黃林

摘要：在我國的高等教育與選擇就業的銜接之間，檔案管理是一個十分關鍵的環節，構建創新創業的高校檔案管理體系，能夠滿足準確、科學管理檔案的新需要。但是這項工作開展起來并不容易，需要有科學的理論指導，在厘清創新創業檔案管理內涵的前提下建立牢固的制度基礎、提供完善的組織保障、豐富內容體系的構建，進而保證檔案資源能夠實現妥善的流動與共享。

關鍵詞：創新創業;檔案;體系

本文在創新創業的背景下開始研究高校檔案的管理內容，融合了以往檔案的信息采集、保存、流動、服務等環節的管理模式，提出在新的環境背景下高校的檔案管理工作應當更好的與創新創業的社會背景結合才能夠迎來更加長遠的發展。具體而言，就是高等教育院校在開展創新創業教育活動的同時將檔案連接起來，將學生在校內的相關實踐成果和課程學習過程及時、高效的反映在檔案內。這項工作對高等而言具有重要意義，尤其是在更好的促進高校的教育改革方面，但是基于當前社會環境的變化，許多高校管理者并沒有意識到這一點，仍沿用舊制，導致高等院校的學生在就業時面臨種種阻礙。

一、創新創業檔案管理體系建立的意義

1.推動高等教育改革

我國的高等教育院校當前所面臨的一項重大任務就是實現新時代的高等教育改革，這項改革任務不僅需要借助國家科學技術的力量，還需要一個良好的教育事業發展環境。而檔案是聯系高校、學生和用人單位的唯一資源，如果能夠利用這一資源，實現檔案的良性管理，則能夠實現資源的共享，促進創新創業的同時幫助高校打造更加科學的教育體制，為教育事業的發展營造良好的環境，進而促進教育事業的改革。

2.實現檔案創新發展

當前，世界已經步入信息時代，在數據信息的影響下，傳統的管理方案明顯格格不入，需要在時代的下開拓創新，才能夠實現檔案的高效管理。因此，在結合當前的網絡信息、創新創業背景中提出檔案管理的新理念，優化管理體系，提升管理服務，這對檔案管理的發展具有巨大的推動作用。

3.完善就業配套服務

檔案與學生的就業密切相關，而就業問題是當前社會較為關注的問題之一。縱觀歷年的學生就業，其中有許多問題都是由檔案管理不當引發的。為了使高等教育更好的與就業配套，完善檔案管理服務是基礎，借助檔案數據的真實性，為就業提供根本依據。

二、高校學生創新創業檔案現狀

近些年，在國家相關政策的引導下，越來越多的人開始認同檔案管理的重要性，但是由于創新管理所面臨的困難較多，相關的理論發展的都還不夠成熟，因此當前的高校檔案管理仍處于較為混亂的狀態。導致當前創新創業檔案管理亂象的原因是錯綜復雜的，但是總結起來主要有以下幾點：

1.管理制度缺失

在國家政策、社會環境的刺激下，高校創新創業檔案管理逐步走向改革的道路，但是由于發展的理論不成熟，在實踐中遇到的問題較多，導致當前的管理制度仍存在較多的缺失。首先表現在信息化的管理制度上，隨著信息革命的進行，人們的生活與工作越來越趨向于信息化、數字化。毫無例外，高校的創新創業檔案管理工作也需要遵循數字化、個性化、便利化的發展原則，因此許多高校紛紛出臺相關的管理政策。只是在實施的初期階段，沒有一套完善的管理制度來提供指導，難免導致檔案的信息化管理混亂，這給許多高校和企業增添了許多困擾。這一制度上的缺失是當前高校創新創業檔案管理所面臨的根本問題，也是最難解決的問題，需要在長期的實踐中總結經驗，才能夠實現制度的不斷完善。

2.分類不清

基于管理制度的缺失，高校的相關管理人員在開展工作時，沒有一個標準的依據可考，因此在管理中顯得手忙腳亂。首先表現在分類不清方面，許多高校的檔案管理中，根本沒有將創新創業檔案與其他檔案區分開，當有需要時，也沒有相關的類別能夠幫助工作人員快速尋找到，這些混雜的檔案在長期的積壓下顯得更加混亂。有的高校甚至沒有專門的檔案管理部門，他們根據不同的檔案類別將檔案歸檔于相應的部門，如此一來，在不同的活動背景下，創新創業檔案有可能在教務處，也有可能在校團委處，以至于到了最后，學生的檔案究竟在哪都一無所知。

3.資料殘缺

創新創業項目的申報、審批、檢查、結項等過程十分繁瑣，所需要的時間也很長，而在每一個環節都會形成相應的資料，這些都需要記錄在創新創業檔案內。而且項目往往不是個人完成的，同一個項目需要三到五個志同道合的人共同完成，這是學校會考慮讓不同年級層次，不同學院的同學共同合作參與，這無疑增加了檔案的信息量。同理，不同的項目需要通過多個教師或負責人的審核、檢查，每個人的意見都需要記錄在案，尤其在教師對項目的意見存在分歧時，每個教師的意見都需要詳實的記錄，難免使得創新創業的檔案十分累贅。為了使檔案管理更加高效，許多高校的檔案管理人員往往會選擇簡單的記錄，這很容易導致資料的殘缺。尤其是在不同的記錄人意識中，他所記錄的東西未必能夠讓大家都看明白，這就存在了一定的盲區，有的檔案甚至失去了真實的參考意義，檔案管理顯得混亂不堪。

4.認識不足

在創新創業教育背景下開展創新創業檔案管理是一項新的工作內容，許多高校的管理人員對這項工作并不重視，他們將創新創業檔案定義為人事檔案或學籍檔案。當然，這些檔案之間有共通之處，但是不能混為一談，因為創新創業檔案是單純的記錄學生的接受高等教育期間實踐活動能力的檔案，這是學生實踐能力的根本體現。而高校在對該檔案的認定管理時，基于對該檔案的認識不足，導致他們將創新創業檔案與其他檔案混合管理，于是檔案管理開始混亂，分類不清。在上述種種因素的影響下，當前的創新創業檔案管理顯得十分雜亂，檔案管理的改革還需要面臨很多問題。

三、做好高校學生創新創業檔案工作的建議

學生的創新創業檔案是證明學生在校期間創新創業情況、實踐能力和成長經歷的重要文件，它幾乎與學籍一樣能夠伴隨學生一生，是學生通往優秀就業環境的一塊敲門磚。許多企業的人才招聘部門都會關注學生的創新創業檔案內容，將其作為人才任用的依據之一。為了更好的管理學生的創新創業檔案，必須從根本出發，彌補管理制度上的不足、提高管理質量，使創新創業檔案管理更好的服務學生、高校和用人單位。

1.完善管理系統，全面保存資料

縱觀全國高校的創新創業管理系統，大多都是類似的，只是根據學校實際情況有所偏差，這就說明大多數高校在進行創新創業檔案管理時都是借鑒其他的高校的管理模式去進行的。在某種程度而言，這種方法確實能夠為高校節省管理的精力，但是不同的學校有不同的現實環境，根本無法實現完全的適用。雖然檔案的管理工作十分繁瑣，所需要進行的事項很多，但是為了全面的保存第一手的檔案資料，管理人員必須遵從管理原則，在每個細節處做到盡善盡美。但前提是高校內用于一套完善的管理系統，因此，高校需要借鑒多方面的管理經驗，結合自身學校的具體情況，去建立完備的管理體系，在體系的支撐下實現檔案的科學管理。在這個過程中，學校必須將管理的權限下放到每個學院，每個學院必須有對應的管理人員參與，將學生的基本資料進行歸納統計，學校再進行統一的管理、存儲。

2.強化過程管理，提升管理質量

檔案的管理是保證檔案真實完整的關鍵，因此為了改善檔案管理的混亂現象，必須強化每個管理過程。具體而言就是要根據創新創業項目的每個環節來調整管理的方式，遵循相應的規律去對癥下藥。例如，為了確保申報信息的真實性，可以在申報節點創建申報監督表，統計項目的申報數。為了更好的記錄結項前的答辯過程，除了在紙質檔案內記錄相關信息外，還可以利用電子監控，將學生的答辯表現都記錄下來，保存在檔案內。如此一來，檔案的記錄內容便可以十分真實準確，這對用人單位而言是最可靠的參考依據。為了促進管理質量的提升，學校還需要將每個學院都緊密的聯合起來，可以建立一個交流討論的群，每個學院的學生項目情況都在群里展現，最終由校級檔案管理人員進行統計整理，這樣監督和管理便可以同時進行，整個管理過程更加明朗。

3.創新創業檔案的共享與保密

創新創業檔案的管理涉及到檔案信息的分享和保密環節，高校有責任對檔案內的信息保密，防止不法分子趁機操作，進行違法活動。但是檔案要應用與實際，幫助高校促進學生就業，推動校內教育體制改革，就必須利用好創新創業檔案內的信息，將這些信息以合法的渠道提供給有需要的單位或機構。因此，檔案的資源共享是檔案管理的一個重要問題，在信息化的時代中，要如何實現檔案信息的高效傳輸同時確保檔案信息不被泄露。在以往的經驗中，筆者認為，首先要做好紙質檔案的保存于記錄，其次需要建立對應的電子檔案，于紙質檔案同步保存，在雙重保護的情況下檔案就較難遺失了。電子檔案主要用于檔案信息的傳輸，在傳輸的過程中，學校可以將電子檔案信息投入一個安全的平臺，設置相關的密鑰，只有獲取了密鑰的人才能夠提取信息。這個密鑰可以由學生提供給用人單位，且在既定的時間內只能提取有限的次數，用人單位也有相關的法律責任對學生的檔案信息進行保密，如此一來，檔案信息就能夠較好的實現共享與保密。

4.建立管理平臺，實施一站式管理服務

前文提及需要一個合法的渠道來實現檔案的共享，因此構建管理平臺是必不可少的，在互聯網時代下，構建一個信息存儲和傳輸平臺不難，難的是如何對平臺內的資源進行管理。此外，為了使檔案資源的共享更加便捷，必須擁有一站式的服務體系，在一站式的服務體系下，學生的創新創業檔案信息保密工作也能夠更加順利的開展，免去的中間繁瑣的環節，能夠簡化管理流程，進而減少不法分子操作的機會。因此，可以構建一個管理的平臺，該平臺可以由高校、學生和用人單位使用，除了基本的注冊信息，上傳資料外，還需要對注冊人的身份進行核實。例如，學生可以通過平臺進行創新創業活動的申報、開題、實驗等信息的填寫，隨后由學校管理者進行審核、上傳證據。最后這些信息呈現在用人單位的招聘者手上，招聘人員可以通過平臺來向學校進行二次認證，辨別檔案信息的真偽。在這個一站式的管理平臺內，檔案的管理、共享和保密十分便捷。

四、結語

創新創業是當前高校教育中提出的新教育理念，旨在激發學生的個性化成長和實踐能力，進行創新創業檔案管理則是保留學生實踐成績的一個重要過程。因此，高校要加強對創新創業檔案的管理，構建完善的管理制度，積極打造一站式的管理平臺，推進檔案管理對高等教育的改革。

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