信息時代讓數字化檔案助力企業生產經營

任瑩瑩

摘 要：大數據、互聯網+的信息時代下，傳統檔案觀念與新技術的碰撞，檔案載體的豐富多樣，企業檔案管理面臨巨大的挑戰。本文闡述企業檔案管理工作的重要性，分析企業檔案管理工作面臨的不足和挑戰，提出企業數字化檔案可持續發展的建議。

關鍵詞：檔案管理;信息時代;檔案資源開發;企業生產經營

隨著我國互聯網信息時代的蓬勃發展，大數據的價值、形式等方面對企業生產運營產生了巨大影響。企業檔案的數字化信息資源作為一項無形資產，在企業管理中彰顯了其重要的地位和作用。習近平總書記曾對檔案工作做出評價：寶貴經驗與慘痛教訓的總結、社會發展規律的充分認知、國家的可持續發展均離不開檔案資源的科學管理、有效開發與合理運用。立足檔案資源，努力做好檔案開發利用工作，在完成服務保障工作的同時，助力企業生產經營，提升企業核心競爭力。

1、企業檔案數字化開發利用的重要意義

企業檔案是企業歷史的原始性記憶，它真實而全面地記錄了企業的過去與現在，見證了企業的成長，不僅是企業生產、管理等時間活動的客觀反映，也包含企業的知識、技術和經驗，更蘊含著豐富的企業文化，是企業重要的信息資源、文化資源。企業檔案在構成、內容、形式上的多樣性以及數量上的與日俱增，加之企業對檔案集中統一管理的原則，使檔案在企業文化積累方面具有不可替代的作用。

檔案的鑒定、統計、歸納、整理工作具有很強的技術性和科學性、政治性。檔案的信息不僅具有潛在的歷史價值，同時也是企業進步的基石，企業如果運用得當，肯定可以更好地發揮其在國計民生中的重要作用。信息時代，各企業面對激烈的市場競爭壓力，只有合理利用檔案、分析數據，將檔案中的信息轉化為生產力，才能提高企業競爭力，開發創新新技術、管理經驗、設備運維經驗等，具有很高的市場經濟價值。檔案開發利用工作是檔案工作的一個重要內容，更是彰顯檔案價值、服務企業發展、傳承和傳播企業文化的一個重要途徑。

2、企業檔案數字化開發利用中存在的問題

2.1檔案的特殊屬性束縛了檔案信息資源的開發和利用。由于歷史上檔案通常是國家所收藏和使用的資源，因此檔案的屬性帶有濃重的政治色彩。同樣在企業中，絕大部分企業員工對檔案產生敬畏感，這就減弱了檔案信息資源需求的提出。此外，某些企業的部分檔案具有一定的密級或商業秘密屬性，這就限定了檔案使用者的范圍。由于檔案本身的原因和某些認識上的偏差，從而使得檔案信息資源遠離企業員工，整個企業的檔案利用意識薄弱，最終束縛了整個企業的檔案信息資源建設。

2.2企業檔案的信息化建設不足。信息化飛速發展的時代下，要使得檔案數字化開發工作實現質的提升，企業的信息化建設也需要投入大量的資金，配套設備和先進技術人才，同時企業要獲得更多的效益，在其信息資源的開發中都主要以自身生產經營為主，常忽略了檔案資源信息化建設上的投入。

2.3檔案信息資源的質量需要進一步提升。大數據時代信息量的巨大是顯著特征，在海量資源中獲取最大化價值的資源是企業檔案管理必須具備的基本技能，但是在企業檔案收集資源中，檔案質量卻難以得到保證。影響因素繁多，首先，企業為盡可能提升自身所具備的信息資源，在檔案信息的整合中通常會從各方面進行收集，這提升了檔案資源的豐富性，但也同時增加了初期收集人員的篩選工作量，難以對檔案質量把關;再有工作人員鑒別有價值資源的范圍和工作量相應增大，整合、分析工作難度增加，因此提升檔案資源質量是一個需要關注的問題。

2.4信息時代下檔案工作及時含量越來越高，檔案資源載體日漸豐富，這對檔案人員的能力、綜合素質等要求不斷提升，需要檔案管理人員具備過硬的計算機操作能力以保障信息資源的安全，同時還需要具備良好的檔案管理能力。要求檔案人員主動服務意識，檔案管理工作雖然不直接參與企業一線的經營生產，但檔案工作服務于企業管理的前線。而現階段大多數的檔案工作人員并沒有樹立主動為企業生產人員服務的意識，逐漸養成了“你問我查”的被動式、等待型的工作思維。這就直接導致了企業檔案信息資源的被動開發甚至不開發不建設的尷尬局面。

3、信息時代下拓展檔案數字化開發利用建議

增強全員檔案意識，企業以領導重視為前提，優化企業檔案工作環境，以重點工程檔案工作為重點，夯實企業檔案工作基礎。在檔案工作人員、設施、經費保障有力的基礎上，注重企業檔案管理規章制度的建立和完善，明確重點建設工程檔案工作要求。針對企業在建、新建項目較多、投資額巨大的情況，多方征詢意見，專門發文要求各重點建設項目要編制各單位項目檔案工作方案，將項目檔案工作納入領導責任制;納入項目法人責任制、招投標制、工程監理制和合同管理制;納入項目建設管理計劃和工作程序，納入工程質量日常檢查，采取有效措施，使檔案驗收工作和工程驗收同步，確保項目檔案能夠真實、有效地反映工程建設的全過程，做到完整、準確和系統，滿足開發利用的需要。及時制訂印發了《XX公司基本建設項目檔案管理實施細則》，規定了文件的收集、整理、歸檔、編制的要求，使各新建、擴建、改建和技改等建設項目檔案工作有了可參照執行的制度標準。全力抓好重點工程檔案工作。嚴格執行重點工程項目檔案登記移交制度和專項驗收制度，做好重點建設項目檔案管理登記、專項驗收和基建達標工作。

以信息化建設為平臺，建立檔案管理系統，與企業OA系統、合同系統、流程平臺等內部系統集成，實現數據集成線上歸檔，豐富了檔案資源的同時進行了數據線上篩選、分析、鑒別，努力實現企業檔案數字化共享。檔案系統實現了網絡共享，是其對外宣傳的“窗口”，豐富的內容及海量的數據極易吸引用戶，充分應用信息化手段整合資源，提升企業工作效率。完善系統自身不足的同時，要建設嚴密的系統安全體系，以保障信息資源的安全共享，切實提升檔案管理工作水平。

樹立積極的檔案服務觀念，加強企業檔案管理人員的整體素質，樹立開放、共享、主動、創新的服務意識，檔案人員要變被動服務為積極、主動服務，有效地分析員工的潛在需求，主動為企業員工提供方便、快捷的信息服務，樹立“一切為用戶服務”的宗旨，保證查全率和查準率都能達到100%，滿足員工的檔案信息需求。

實踐證明，企業檔案工作對企業各項工作的開展都具有促進作用，通過增強企業員工的檔案意識，梳理檔案服務觀，建立檔案管理制度，加快信息化檔案平臺建設，有利于企業提高檔案數字化利用率，促進檔案管理工作水平的提升，從而促進檔案資源助力企業生產運營。