新時期干部檔案管理工作的思考

何倫剛

摘?要：干部人事檔案具有重要價值，它不積極可以幫助我們去選人用人、正確使用干部，還有助于加強領導班子建設，提高我們的干部隊伍素質，從而為國家和社會是發展培養出很多德才兼備的人。本文通過結合筆者的工作經驗，對新時期的干部人事檔案管理工作的問題進行了分析，并提出了改進措施，進而為其他的工作者提供一定的參考。

關鍵詞：新時期;領導干部;人事;檔案

早在黨的十七大中，就已經對深入貫徹落實科學發展觀提出了明確要，即全面協調可持續發展，根本方法是統籌兼顧。這對于我們的檔案管理工作有很大的啟迪，在實際工作中我們必須牢牢以科學發展觀為指導思想，堅持正確的業績觀，把從人體去做好干部的檔案管理工作，為國家事業單位的良好運行發展提供條件。新時期，新目標。我們要轉變干部人事檔案管理工作的方法、思路，努力建設一個高質量的檔案管理體系，為組織的發展奠基。

一、當前干部檔案管理工作中的問題

1.工作方向不明確，效率低下

在干部檔案的管理工作中發現，管理人員在工作過程中常常因為工作方向不明確，導致在管理檔案時出現混亂、辦事效率低等現象。具體表現在以下幾個方面：

第一，在分類方面，針對材料名稱或內容無法進行分類，所以在查找以及調動方面，管理人員無法能夠將檔案進行及時地、安全地轉移，導致整個轉移過程變得慢且不安全。第二，在排序方面，管理人員應該按照檔案存儲的時間和主次先后順序進行排列，但是當下檔案管理工作人員缺乏專業的知識以及標準化的意識，導致在存儲的過程中比較混亂，使得檔案沒有按照時間和主次的先后順序來存放。第三，在編目方面，檔案的目錄設計相當重要，有利于管理人員對檔案的內容進行歸納，但是由于缺乏及時地編目，導致在查閱檔案的內容時花費相當長的時間，導致管理起來效率也相當的低。第四，在裝訂方面，很多工作人員對于檔案材料不注意裁剪，對于檔案卷封面缺乏裝訂，導致在取檔案時材料比較零散，不利于存放和轉移。這給檔案管理工作帶來了不便，影響了工作效率。第五，在入庫方面，檔案的入庫過程繁瑣，導致檔案管理工作效率降低。總而言之，工作方向不明確是整個管理工作效率低下的主要原因，這一問題是答案管理工作開展的關鍵步驟，所以必須加以重視。

2.檔案工作人員素質不高

當前檔案工作人員素質普遍不高，具體體現在一些人員在工作過程中態度不積極，對于如何管理檔案并不了解，所以在存放檔案、查閱資料等環節不能進行專業性的操作，耽誤了檔案的調動以及存檔時間。再者，還有一些檔案工作人員對于檔案的保密性做得不夠好，常常因為工作上的疏忽泄露了檔案信息，出現了工作的紕漏，導致一些檔案被損壞和丟失。最后，還有一些檔案人員將檔案的位置任意擺放，當需要調動檔案時，無法在規定的時間內找到檔案，出現了時間的延誤等問題。總而言之，檔案工作人員的素質比較低，缺乏完善的制度以及專業的培訓，進而使得檔案工作不能有效的開展，出現了低級的錯誤，進而影響了干部檔案管理部門的發展。

3.檔案管理手段傳統，整理不到位

當下干部檔案管理工作基礎設施投入比較低，導致管理手段上比較傳統。第一，由于庫房面積比較狹隘，導致無法擺放檔案盒，所以流動的檔案容易被丟。第二，由于對檔案管理的忽視導致檔案的存放環境比較惡劣，潮濕的環境讓檔案的字跡變得模糊，再加上沒有監控設備，所以檔案的存放并不安全。第三，舊式的打印機和復印機因為使用年限較長，導致在工作中出現問題影響了檔案管理工作的開展。再者，由于信息技術的使用不夠充分，使得檔案的存放比較混亂，當尋找檔案的存放位置時，花費的時間較慢，耽誤了檔案的調動時間。總之，檔案管理手段的落后，讓干部檔案管理工作變得跟不上時代的發展，影響了檔案的存放、調動，所以這是接下來需要改進之處。

4.領導缺乏管理力度

領導是檔案管理工作的核心人物，檔案管理工作如何開展基本由領導所控制，因此領導管理力度對整個部門的發展具有重要的影響。當下檔案管理的領導對管理工作并不了解，對于工作人員的工作狀態漠不關心，雖然每周都會開例會，布置任務，但是工作人員如何完成工作，工作的成果如何一概不知。只是負責分配任務，如何做，完成得如何全由工作人員自行控制。再加上工作人員自身缺乏專業知識，所以整個工作的開展并不是很順利。其次，因為領導與工作人員之間缺乏溝通，導致他們之間的關系相對疏遠，使得工作一旦出現紕漏后，就無法找到負責人，你推我推，影響了工作的進展。除此之外，領導忽視對工作人員的考核，因此工作人員常常抱有“當一天和尚，撞一天鐘”的思想進行工作，工作態度消極，且不具有創新能力，進而使得檔案管理工作的開展不盡如人意。

二、針對當前問題提出的改進策略

1.明確問題，找準工作改進的方向

近年來，隨著科技的不斷發展，傳統的檔案概念內涵發生了變化，工作的理念和方法也需要進行調整，但是不可否認很多地區的檔案管理工作還存在滯后現象，這些問題的存在或多或少制約了檔案工作的發展。只有明確問題、找到原因，才能找到工作改進的方向。

例如，干部人事檔案的管理工作缺乏信息技術輔助。隨著科技的發展，以信息技術、互聯網代表的技術與檔案工作結合得越來越緊密，技術推動了工作方式、手段的變革。然而，深入當前一線工作，我們發現很多部門依舊沿用手工操作，工作重心還在收集、整理等基礎工作上，工作的現代化、信息化程度不夠深入。目前，很多單位已經為管理者配備了計算機、網絡，但是由于管理者素養問題，運用多集中在目錄的存儲與檢索，信息存儲量少，實用性差。今后，我們應該注重計算機技術的大力普及和運用，引入協同辦公系統，這就會對我們的工作效率有一個質的飛越。

再如，干部人事檔案的材料不夠完整。對于干部人事檔案的審查，明確要求逐份、逐頁鑒別材料，在經過一系列的核查、選擇之后完成檔案的存取。但是，在實際的干部檔案中我們依舊發現了一些沒有實際價值、不符合時代潮流的內容，甚至部分人員的材料缺乏原件、只有復印件，這其實都是工作中的失誤。在今后的工作中，我們要對檔案的審核過程進行嚴格把關，檢查每一份材料，清除冗余的內容，保證每一個干部的檔案分類清晰、內容精煉、信息全面。

2.完善制度，明確自身崗位職責

完善的制度的才能保證個人分工明確、權責清晰，從而激發個體的工作積極性，保證組織的正常運轉。在干部檔案管理工作中，涉及到了多項制度，結合工作實際、工作需求去不斷完善這些制度，有利于提高檔案管理工作的效率。

例如，建設和完善干部檔案檢查核對制度，在對干部檔案進行接收、轉遞、借用等過程中，我們必須及時核對和檢查，報紙干部名冊與檔案相符合，如是不是屬于本部門的管理范圍，檔案的單位、崗位等信息是不是符合、材料是不是完整。除此之外，檔案工作人員還需要對本單位的借出檔案每半年檢查一次，對于逾期的檔案要了解情況、及時催回或辦理相關的手續。

再如，建設和完善干部檔案保管和安全保密制度。在檔案的保管上，為了保障其完整性我們必須建設檔案庫房、閱檔室、微機室、辦公室等設施，特別是對庫房的建設有一定的要求，要保證溫度適宜、防火、防水、防塵、防蟲等。在答案的安全上要進行專人保管，沒有合格的手續一般人不得隨意進入，利用檔案去謀取私利者嚴懲，從而保障檔案的安全性。

3.引進技術，推動檔案管理現代化

為了改變當下檔案管理工作的開展效率，我國人事檔案管理一直在進行現代化改革。多年努力已經取得了很大的進步，很多地區單位大力推廣信息化管理，在本地區的人事檔案管理工作中大力推廣應用協同辦公系統和人力資源管理系統，并在實踐中取得了不錯的效果。未來，我們應該加強技術的引進和開發，讓現代化技術在人事檔案管理工作中發揮更大的作用，推動我國的人事檔案管理工作實行進一步的發展、

例如，在人力資源信息統計上，我們可以設計各類信息統一標準，建立門類清晰的人事檔案，利用計算機快速把干部們的人事檔案信息錄入到數據庫中，隨后借助相關程序自動生成相關統計報表。那么，我們就可以通過關鍵字檢索，了解到各類人員的職稱情況、崗位情況、年齡分布等信息，這將會大大便利我們的工作。同時，計算機的應用還能夠解決人工統計中不可避免的疏漏和錯誤這一問題，提高信息錄入的準確度。可見，技術的不斷應用解決了傳統人事檔案管理的漏洞，讓我們的工作標準更趨規范。

4.定期培訓，提升檔案管理的標準化

要想提高領導的管理力度，首先要對檔案管理工作人員進行定期的培訓，懂得如何做到檔案管理的標準化，讓工作人員對檔案管理工作進行深入的認識，糾正自身的不足，進而樹立盡職盡責的意識，將工作做到最好。除此之外，領導要加強與工作人員之間的交流，了解工作人員的工作困難，進而能夠提出改進的措施，幫助工作人員解決實際的問題，并體驗領導的作用以及威嚴，讓工作人員能夠敬佩領導，進而加以效仿提升工作質量。除了開展定期的培訓外，領導者還要定期對工作人員進行考核，給工作人員一種緊迫感，進而養成自我學習的習慣，并將培訓中的內容在實際工作中加以應用，以此提升自身的專業水平。

例如，為提升檔案管理工作的標準化，檔案管理領導者每年都聘請優秀的檔案管理專家定期為人事檔案管理部門開展演講與培訓工作，講述關于檔案管理工作的內容，有效形式以及檔案存放的有效方法，同時將檔案管理的標準進行了講述，進而提升管理人員的專業度。除此之外，領導者還要與工作人員進行及時地溝通，了解當下檔案管理工作中的問題以及不足，通過交流為工作人員的工作出謀劃策，幫助工作人員解決工作中的困難，最后能夠拉近領導與工作人員之間的關系，從而提高工作質量，推進工作進度。

再如，檔案管理領導者每半年組織一次崗位專業考試比賽，考核的內容包括信息技術的使用，檔案的歸類，檔案的檢索等等，讓工作人員將專業培訓的內容進行回顧，并且保證將其在實際工作中加以實施，進而通過考核給工作人員增加一定的壓力，提高自身的專業素養，最終能夠端正自身的工作態度，提升工作效率，保證檔案管理的標準化和信息化。綜上所述，定期培訓和考核是提升檔案管理標準化的有效策略，檔案管理部門應重視這一手段的實施，進而提高檔案管理工作開展的質量，為我國干部人才的選拔提供有力的保障。

總之，完善人事檔案管理是一項長期而艱巨的任務，不僅僅需要宏觀上的調控指導，也需要工作者在實踐中不斷探索方法、總結經驗，進而減少檔案管理工作的不足，提出可行性管理措施和方法，將人事檔案管理工作變得標準化和規范化，最后通過對新時期檔案工作的積極改革創新，不斷提高人事檔案工作質量和服務水平。進而，發揮檔案管理部門的價值為招賢納士貢獻自己的力量。

參考文獻

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