淺談如何提高檔案管理質量

楊明學

摘? 要：隨著經濟的不斷發展，各行各業所產生的文件類信息越來越多，需要歸檔的文件也越來越多。如果按照傳統的管理方式管理檔案，明顯是不符合當下情況的。尤其是某些重點項目，這些項目一旦出現問題，原始文件就是最直接的依據，如果第一時間找不到相關文件，所帶來的消極影響是非常大的。由此可見，提升檔案管理質量是非常有必要的。本文針對檔案管理過程中出現的問題進行分析，并對檔案的管理機制提出相關建議，期望可以有助于檔案管理的質量提升。

關鍵詞：檔案管理;管理之際;方法

前言：

隨著社會主義各類體制的不斷完善，檔案類文檔越來越多，不僅僅有政府檔案，也有民間檔案，還有境內境外檔案。檔案管理難度非常大，很容易造成檔案的歸檔標準不統一，檔案整理不規范等問題。另一方面，如果檔案出現損失或者損毀，對之后的查找工作影響很大。因此如何提升檔案管理的水平，是當下很重要的事情，筆者認為，應該從檔案標準化和信息化入手，整合信息，以提升檔案信息服務。

一、目前檔案管理中出現的問題

1.1檔案文件編制質量不高

在很多檔案的編制中存在一個問題，就是文件編制沒有統一的標準，其中包括紙張質量不標準，紙張尺寸不標準。例如在很多工程施工的文件中，設計單位和施工單位都沒有按照國家所規定的標準進行編制施工圖和竣工圖，而且隨意加寬，蓋章手續不齊全，用打印簽字代替手工簽字等等。這樣的文件歸檔以后，對于以后的參考意義有所缺失，導致檔案管理質量不高。

1.2檔案整理不到位

檔案整理不到位主要分為以下幾種情況：一種是檔案在歸檔時分類不明確;二是檔案的名稱不精確，其結構程度不夠完整;三是檔案內的文件名稱不精確，不能完全的概括檔案內的文檔內容。還有就是在檔案管理方面，沒有可以依據的規章制度，造成歸檔混亂。

1.3信息化建設不到位

信息化建設不到位主要有以下幾個方面：一是對電子文檔的歸類不夠有效。很多單位和部門沒有意識到其中的重要性，因此，他們并沒有建立電子文檔的管理制度，不能保證電子文檔可以長期有效的使用。二是沒有建立電子文檔數據的管理平臺，在需要調出某一份電子檔案的時候，不能快速的調出，影響使用。

二、加強檔案管理質量的對策

2.1完善檔案編制要求

除了要出臺檔案的具體編制要求之外，提升工作人員的責任意識也是十分有必要的。例如關于重點項目的文案歸檔，要對項目法人實行終身責任制。項目法人不僅僅要終身承擔項目的責任，還要負責項目檔案的真實性與完整性。在文件的編制到歸檔的整個過程中，項目法人都要實行全方位的管理。同時，接受檔案的部門要將檔案質量納入管理范疇，在檔案編制細則中要有專門的章節對檔案的編制進行統一標準，保證項目文件的真實性與完整性。如果項目檔案的編制或者歸檔出現問題，則需要重新整理，同時還要出臺懲罰措施，嚴加管理。

2.2完善檔案制度體系

要對檔案做好基本規定，尤其是對于文件材料的編制與歸檔。對檔案工作高做好專項制度，包括歸檔、查閱、堅定、銷毀等制度。對檔案業務要做好規定。例如對于不同的檔案進行具體的操作標準等等。

2.3加強檔案信息的數字化建設

目前數字技術已經在很多領域生根發芽，計算機技術在檔案管理工作中也將是一次歷史性的技術革命。檔案的種類很多，可以根據不同的檔案種類建設信息管理平臺，實時信息快速、有效的查詢。同時，根據國家檔案局的開發軟件的相關要求和檔案管理工作的相關需求，開發數字檔案管理系統。該系統的著重點要放在四個方面：檔案管理子系統、多媒體檔案管理子系統、檔案數字化子系統與系統維護。檔案管理子系統主要包換對檔案信息的接受與處理功能，同時還要具備對紙質檔案的輔助立卷功能，以達到統一的要求。多媒體檔案管理子系統主要是對照片、音頻等非紙質檔案的文件進行科學統一的管理，該系統應該支持自由添加關聯對象，可以實現在關聯對象中間進行任意切換。還要支持不同文件格式的儲存，在查找時，要支持快速查找。

數字化檔案系統就是為了重點檔案提供數字化工具，具備圖像處理功能，也就是說，這種數字檔案管理系統應該具備規范性與實用性，可以始終將建立文件與檔案目錄等工作作為檔案信息化的基礎工作。

總結

檔案有其獨特的經濟價值與文化價值，筆者在此文中對檔案的管理工作的整體性與動態性進行分析，深度分析了檔案管理的認知度。尤其是對于重點項目檔案管理層次性的分析。同時還分析了檔案對于企業文化建設的意義。但由于筆者的知識有限，本文還存在很多的不足之處：在闡述重點檔案的基本認知時，對于檔案和檔案工作的全局觀認識不足。在提出檔案工作管理策略，只提出了比較籠統的初步設想，并沒有深度研究如何將該設想運用到檔案管理工作中來。今后還需要反復的研究論證，同時參考相關方法律規定，以便可以提出更好的可操作性的具體建議。

參考文獻

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