電子發票報銷入賬歸檔問題初探

王維山 張 迪 楊 梅

2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯合修訂了《會計檔案管理辦法》（財政部%國家檔案局令第79號），修訂后的辦法完善了電子會計檔案的管理，確定了哪些屬于會計電子檔案，并對怎樣保存、查閱、銷毀期限等方面做了統一的要求。2020年3月23日，財政部和國家檔案局聯合印發了《關于規范電子會計報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），又進一步明確了電子會計檔案與紙質會計檔案具有同等法律效力，以及對如何保管電子會計檔案做出明確要求。

一、電子會計檔案有何意義

對于如何實施電子會計報銷入賬歸檔等具體操作層面的規范性問題，一直缺乏具體規定，因此，《通知》承認了電子會計憑證的法律效力，提出電子會計憑證報銷入賬歸檔全流程電子化的要求，通過政策引導，助力國家經濟發展，電子會計憑證應運而生。隨著電子發票等電子會計憑證的試點推廣，逐步暴露出基層單位在應用電子會計憑證中存在的一些不規范的問題，其中直接并僅將電子會計憑證（主要是電子發票）紙質打印件作為單位報銷入賬歸檔的唯一憑證現象大量存在。由于電子會計憑證的紙質打印件具有易篡改、易復制且難察覺等特點，增加了會計人員查驗會計憑證的難度，一旦單位或個人重復報銷、虛假入賬、篡改信息，出現財務造假、偷逃稅款等行為，而在實際工作中又難以發現，嚴重地干擾和影響單位正常的會計工作秩序。因此《通知》提出不具備相關條件的單位開展電子會計憑證報銷入賬歸檔方案，加強對會計、檔案工作領域的具體指導。可見一個單位是否具備了接收外部各類電子會計憑證，是否能夠查驗其真實性以及合法性，而且在傳輸過程中能夠確保傳輸安全可靠，是決定電子會計憑證存儲方式的關鍵因素。這就要求我們必須建立一套完整的存儲電子會計憑證系統，并能夠查驗其真實性以及合法性，以保證電子會計憑證在傳輸過程中的安全可靠。系統的建立及完善將會逐漸取締紙質會計憑證的存在，也將為我國環境保護做出巨大貢獻。如從紙質會計憑證逐步向電子會計憑證過渡，最后實現全電子檔案入賬模式，將會從源頭上減少紙質檔案的存在，必將大幅減少每年用紙量。從國家檔案局的數據中可以看出，我國僅2018年開具出的電子發票就有14億多張，節省了打印耗材及相關人工成本約4億元，可見全面推廣普及電子會計憑證的重要意義。

二、如何提取一張電子發票

隨著社會的進步，微信和支付寶等支付工具逐漸普及，人們的生活也在發生著翻天覆地的變化，如何利用好這些工具，并為我們生活提供便利也是人們不斷研究的對象，其中提取電子發票就位于其中，銷售方只需提供發票提取二維碼，購買方只需一臺手機填寫出單位名稱、稅號即可隨時隨地提取電子發票，或者銷售方將電子發票以電子郵件的形式發送給購買方，由此可見獲取電子發票途徑多種多樣，無論通過什么途徑終將獲得電子發票，可是提取后的電子發票如何報銷，財務人員報銷入賬后怎樣存儲電子會計憑證都值得研究。

三、財務報銷平臺與電子發票報銷軟件相對接

為了解決電子發票的存儲，首先我們可以開發一款微信小程序，利用此款小程序讀取電子發票，并能夠做到聯網查驗電子發票的真偽，查看發票是否與電子發票一致，是否有篡改的痕跡。將此款小程序后臺與本單位的財務報銷平臺相連接，這樣就能做到數據互通互聯，經過數據傳輸，電子發票可直接進入報銷平臺，可為日后實現無紙化報銷奠定基礎，目前我們僅能做到將電子發票與紙質發票同步保存，下面僅對此種情況進行分析。前面提到過如何提取一張電子發票，那么提取后的電子發票將如何報銷才是最終目的，下面以微信提取電子發票為例，微信提取后的電子發票一般會進入到個人微信卡包中，在卡包中選擇將要報銷的電子發票，然后點擊提交，此時一張電子發票就會進入小程序中，然后通過電子發票二維碼記錄此發票的代碼、發票號、發票名稱、數量、種類、金額等信息，因微信小程序與單位的財務報銷平臺相連接，此時僅需點擊提取后的電子發票，即可將電子發票數據發送至財務報銷平臺，隨后將電子發票進行聯網驗真，如果驗真無誤發票將自動保存在財務報銷平臺中，等待報銷人的下一步操作，如果此時因報銷人疏忽造成此發票是已報銷的，那么系統將提醒發票重復，無法報銷，如果是未報銷的發票，報銷人可通過內部報銷平臺進行下一步報銷手續，同時電子數據發送至財務人員手中，財務人員將報銷人已發送的數據與打印的紙質版電子發票進行比對，無問題后生成記賬憑證，此時核算軟件中出現憑證編號，根據憑證編號數據傳回報銷平臺，自動在電子發票中生成會計憑證編號，方便日后調閱電子發票使用，這樣既保存了發票號碼，又保存了憑證編號，為日后全面實行電子會計檔案的存儲與報銷奠定堅實的基礎。

四、如何存儲電子發票

《通知》中要求，如果目前無法完全實現僅電子憑證歸檔的單位，既要保存電子憑證檔案又要將電子憑證檔案打印存檔，相信目前我國大多數單位也是選擇了此種存儲方式，此種存儲方式將面臨著如何將報銷的電子憑證歸檔，怎樣歸檔，又如何確保存儲的安全性等一系列問題。前面已經討論了如何報銷的問題，后續將面臨如何將電子發票存檔的問題，面臨著更嚴密、更加安全的會計檔案保存方法。電子數據稍有不慎將全面丟失，數據丟失后很難恢復，如何存儲電子檔案，以及怎樣防止電腦黑客攻擊，都將給財務人員帶來巨大挑戰。建議選擇云存儲，因為云存儲服務器可以隨著數據量增加而不斷擴充，計算速度也可以隨時改變，云服務遍布全球，可以有效防止數據丟失，同時還可以將云數據下載導入移動備份工具中，這樣以確保數據安全，做到萬無一失。

會計檔案的存儲與系統的維護不能僅靠財務一個部門負責，這樣既不符合規定也會給財務人員帶來巨大工作量，那么就要求各部門之間職責明確，合理優化管理流程，確保各項管理工作落實，具體而言，財務部門負責日常會計檔案電子化歸檔管理工作，負責待歸檔會計文件材料移交前收集、鑒定、裝訂的部分工作，并積極配合檔案部門工作。檔案部門負責會計檔案保管，統籌各環節業務工作，積極開展并監督、指導業務部門檔案系統的使用，信息職能部門負責規劃、建設、優化有關會計電子化運行系統和平臺，定期將電子會計檔案備份，并做好計算機環境日常維護工作。

五、電子發票入賬歸檔的利與弊

隨著互聯網革新，電子發票逐漸成為新形勢下的主流形式，越來越多的企業探尋快速開出電子發票的方法，以節省開發票時間和人工成本，從而提高了工作效率。

電子發票的優點：節約成本，減少資源浪費，電子發票的出現通過“互聯網+”模式建立平臺，降低紙質發票、打印機、發票稅控機的數量和維護成本，減少傳統紙質發票郵寄、粘貼、報銷、錄入等費用支出，降低人力和物力成本，不僅減少紙質發票的購買數量，還減少了購買發票費用，避免發票數量過多導致的管理混亂，節省報銷工作時間，節約社會公共資源；升級辦稅效率，在電子發票應用之前，財務人員的任務復雜又瑣碎，耗費大量的時間和人力成本，當系統自動生成電子發票之后，對于信息的導入與傳遞十分方便，加強發票的便捷性與準確性。電子發票通過互聯網與電子信息技術的應用，貫徹了綠色環保節能的理念。由于電子發票應用時間較短，造成各平臺服務參差不齊，存在一定的審核風險。科學的發票報銷工作應依據國家標準建立唯一、統一的電子發票監管平臺，不能僅靠稅收管理部門監督，應加強各部門之間的互通，形成數據共享模式，此外建立的平臺應接受社會監督，以保證社會交易的安全性。

電子發票的缺點：增加財務人員工作量，財務人員將要進行雙重比對，既要查看電子發票，又要查看紙質發票，還要標記電子發票所在的憑證編號，一旦其中一個環節出現錯誤，修改報銷憑證將給財務人員帶來困難，因為每一個環節都要進行修改，大大增加了財務人員工作量；偽造電子發票、隨意修改發票內容等情況頻繁出現，很大程度上對電子發票報賬工作順利開展造成影響。為了能夠有效地解決這一問題，應該建立信息化系統，然而建立一套完善的系統對于很多業務量不算多的單位必將帶來負擔，目前的存檔方式既要儲存電子檔案又要保留紙質檔案，這讓電子發票的優勢很難體現出來。

最終電子發票的改革必將成為最終目標，隨著電子商務的普及以及大數據時代的到來，電子發票和人工智能必將成為未來的發展趨勢，相信在不久的將來必會實現全面電子信息化，大大提高現有工作效率。