二級學院教學檔案整理的研究

李曉星 黃大志

摘? 要：隨著高等教育制度的改革和科學技術的迅猛發展，高校教學檔案的整理也應與時俱進，加大教學檔案的設備設施投入，培養專業的教學檔案管理人員，轉變教學檔案管理理念，推進教學檔案的信息化和數字化發展。對江蘇海洋大學來說，教學檔案是其從淮海工學院發展為大學的基石，教學檔案對教育事業的管理功能不言而喻，故對這些有價值的材料進行整理對教育事業的發展起著至關重要的作用。

關鍵詞：教學檔案? 二級學院? 檔案管理人員? 信息化? 教育事業

中圖分類號：G641? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2020）10（c）-0239-03

Abstract： With the reform of higher education system and the rapid development of science and technology， the arrangement of teaching archives in colleges and universities should keep pace with the times， increase the investment in teaching archives equipment and facilities， train professional teaching archives management personnel， change the management concept of teaching archives， and promote the information and digital development of teaching archives. For Jiangsu ocean university， teaching archives are the cornerstone of its development from Huaihai Institute of technology to a university. The management function of teaching archives to education is self-evident. Therefore， sorting out these valuable materials plays a vital role in the development of education.

Key Words： Teaching archives; Secondary college; Archives management personnel; Informatization; Education

教學檔案作為高校教育管理體制的一部分，記錄著學生開展各項實驗和參與的各項教育活動。教學檔案是教師教學活動和學生學習生活的真實記錄，有的以文字記錄，有的以音頻、照片或者視頻等方式得到保存。教學檔案與教育發展存在著密切的聯系，我們要時刻重視每一個教學檔案整理環節。檔案管理者作為高校檔案工作的主要力量，要樹立明確的檔案意識，探索檔案資料的豐富內涵，更加有效地研究和利用檔案資料，這樣才能夠更有效地做好服務工作，促進學校的教育發展趨勢。

1? 高校教學檔案管理的現狀

1.1 檔案管理意識薄弱

隨著江蘇海洋大學的成長壯大，各個部門的分工越來越細化。但大多數人誤以為，高校工作者是教師或者是行政管理人員，忽略了作為教輔人員的教學秘書，他們多數兼職二級學院的檔案管理工作，承擔著最繁忙且最重要的工作。目前，大多數的高校都沒有把檔案管理工作看作高校教學管理系統中的重要部分，常常忽視教學檔案整理工作。特別是部分高校把工作重心放在科研和教學方面對檔案管理不重視，邊緣化檔案管理人員，促使目前檔案管理的整理后勁不足，制度不健全。作為教學秘書，平時工作瑣碎而繁忙。教學檔案整理對他們大多說來說也是資料的收集和堆疊，對檔案的整理認識不足，服務理念不重。

1.2 檔案管理人員素質參差不齊

檔案信息化給傳統的教學檔案整理帶來了巨大的沖擊，而且江蘇海洋大學的教學檔案整理大多數都由二級學院的教學秘書代為整理，由于受到傳統檔案管理理念的制約、信息化普及不到位及工作繁瑣的影響，檔案管理人員的管理意識薄弱，專業能力不高，在某些程度上需要很強的指揮才能完成復雜的整理工作。檔案整理工作的完成需要高素質的工作隊伍，需要他們在崗學習和進行外出深造學習，提高自己的業務能力。

1.3 信息化、數字化建設水平低

由于對檔案管理工作不重視，高校檔案的各種投入經費遠低于實際的需要，高校教學檔案管理大多數還停留在需要大規模傳統的人力投入上，需要手工操作，僅有的電子化管理也只是單一的檔案搜索和查詢。高校檔案管理一定要整理實體檔案和數字化檔案，其中一定要明確數字化檔案的范圍、數字化檔案的分類、電子文件的整理。

2? 教學檔案的重要作用

2.1 為教學工作提供原始的數據

高校教學檔案指在高校教學運行中產生大量的有價值的材料，包括教學計劃、考試試卷及成績、教學大綱、培養方案、教學安排、教學實踐環節、學生學籍檔案、學生競賽、學生和教師獲獎等教學活動資料。教學檔案是對教學活動客觀的、真實的數據記錄，記載了教學工作的內容、方法和效果，可以為教學管理提供充分的參考和支持。教學檔案的整理，不僅有利于課程的開發，更能支撐教育事業的發展。教學檔案的整理既能促進各個高校教學發展，又能提高國家的教學質量。

2.2 查詢和服務功能

檔案事業持續發展的重要基礎就是其服務職能，教學檔案整理需分門別類，剔除無關和重復文件等。樹立教學檔案服務理念是檔案事業得到發展的基石，檔案工作者要不斷提升服務意識，預測不同檔案使用者的需求，及時歸整和處理檔案信息，提高檔案的利用率，讓檔案得到最佳的利用。教學檔案是教學活動的一手資料，能為教學評估工作提供科學根據。就江蘇海洋大學機械與海洋工程專業而言，教學資料可以為專業認證提供材料支撐，撰寫自評報告時可以提供完整的教學活動和管理資料，專家組到校考察時可以查閱最真實的教學檔案。領導層可匯總教學檔案，找到最佳的教學規律，各個學科和任課教師可以以教學檔案為依據，改善自己的教學方法，提高教學效果。

3? 完善高校教學檔案整理制度

3.1 轉變高校檔案管理理念，優化檔案管理環境

檔案管理體制直接影響著人的工作行為，秉承正確的管理理念才能過發揮檔案管理人員的主觀能動性。高校領導應完善內部教學檔案治理結構，給予檔案管理工作足夠的支持和重視，必要的資金支持，保證檔案管理人員得到足夠的職業自尊心，才能激發他們工作的積極性、主動性，檔案創新工作才能順利開展。教學檔案的整理不僅是資料的收集與保存，它需要教學單位精心組織專人，投入現代化設備和設施。

3.2 提高檔案管理人員的工作能力和水平，加大人才培養投入

隨著信息時代的迅速發展，檔案的載體形式越來越趨于數字化和信息化，檔案管理也日益復雜化和多元化，檔案人員的綜合素質問題日益凸顯。作為新時期的檔案管理人員，應當增強工作的責任感和使命感，提高自己的業務水平和能力。同時，檔案工作者可以通過不斷學習，借鑒先進的檔案管理經驗，提高自身的業務能力和技術水平。為提高檔案管理人員的綜合素質，應積極鼓勵申請科研課題，撰寫論文，定期組織和開展學校交流，并積極開展實踐，增強創新能力，提升研究能力和專業能力。

3.3 增加檔案保護和開發的投入，推動檔案事業的創新發展

以機械與海洋工程學院為例，作為建校以來就存在的學院，隨著檔案資料數量、類別的積累，單純的教學檔案室就有6個，這就對檔案管理和檔案服務設施提出了更高的要求。因此，必須增加對新設備和檔案保管環境的投入，改善檔案辦公服務條件，提高檔案管理人員和立檔工作的辦公效率，充分發揮檔案的作用和價值。為了加快檔案工作的信息化步伐，機械與海洋工程學院購置了新的現代化設備，制定了電子數據系統，制定了較為完善的檔案數字化系統，促進了檔案管理工作的信息化發展。

3.4 加強教學檔案信息化建設，共享檔案資源

當今，每一個行業和職業的發展深受網絡信息技術發展的影響，教學檔案管理也不例外。教學檔案管理信息化已成為教學檔案管理的新趨勢。信息化的教學檔案管理是一項龐大的系統，需要學校集思廣益制訂切實可行的整體方案，各個部門切實執行。一是完善教學檔案設施的硬件投入，為教學檔案管理的信息化和數字化建設提供物質保障。二是利用校園網絡，把教學檔案和辦公系統融合，從而實現教學檔案的共享。

自從《高等學校檔案實施分類法》的實施，高等教育越來越重視檔案資料的整理。高校教學檔案的整理作為高校教學工作運行的基礎，也需要更加現代化的管理方法作支撐。高校教學檔案涉及高校工作的全方面，從教師到學生、從教學到科研、從學校的整體規劃到全體教職工和學生的切身利益。新形勢下，教學檔案的管理應采用科學化、系統化、信息化模式，加大經費投入，完善基礎設施建設。比如標準的安保和庫房系統，高質量的網絡支持，提供計算機、掃描機、打印復印機等基礎設施，還要給予經費預算，甚至有專項撥款。如何使高校教學檔案的功能得到最大發揮，使教學檔案整理工作更加現代化，充分發揮檔案的職能，已經列入越來越多高校的工作日程。

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