新形勢下物資采購管理中存在的問題探析及解決對策

葉寧靜

【摘 要】物資采購工作是保障企事業(yè)單位正常運(yùn)行和發(fā)展的基礎(chǔ)，文章分析了物資采購管理現(xiàn)狀及目前物資采購工作中存在的問題，并從物資采購計劃、物資采購管理規(guī)定及內(nèi)控管理等方面提出物資管理工作的改進(jìn)方向及措施。

【關(guān)鍵詞】物資采購;內(nèi)控管理;解決對策

【中圖分類號】F274;F426.21【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）11-0250-03

1 物資采購工作的基本情況

近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展，企事業(yè)單位也得以不斷發(fā)展，導(dǎo)致物資采購量逐年上漲。采購工作并不是簡單的買與賣，更多的是涉及企事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)營的一種商務(wù)決策行為。例如，計算機(jī)的采購不單單是采購計算機(jī)的簡單買賣行為，從設(shè)備的選擇到技術(shù)參數(shù)設(shè)置，更多的是一種單位的決策行為。隨著物資采購范圍的不斷拓寬、數(shù)量的不斷增加，以及大數(shù)據(jù)時代背景下相關(guān)技術(shù)的發(fā)展、市場價格浮動范圍變大、采購渠道增加，都給物資采購工作的開展帶來難度和挑戰(zhàn)，同時給物資采購工作帶來了效率和管理水平進(jìn)一步提升的契機(jī)。如何結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況及利用好現(xiàn)代信息技術(shù)，合理合規(guī)地開展物資采購工作，確保采購工作和資產(chǎn)管理工作相輔相成、有效融合，改善現(xiàn)有采購工作中存在的不足和短板，最大限度地提高物資采購效率，減少采購人員的工作量，保質(zhì)保量、節(jié)約資金、避免浪費(fèi)是物資采購工作亟待解決的問題。

2 物資采購管理中存在的問題

2.1 采購隊伍專業(yè)性不足

采購工作體量大，采購物資涉及品類多、價格范圍大，特別是政府采購工作具有非常強(qiáng)的政策性，從項目立項、參數(shù)設(shè)定、項目論證、招標(biāo)文件制定、項目中標(biāo)及最終的項目驗(yàn)收，涉及的環(huán)節(jié)、流程都極為復(fù)雜，只有具備極強(qiáng)的專業(yè)技能，才能確保采購工作中的每一道程序符合相關(guān)規(guī)章制度。但目前大部分采購工作人員對于政府采購相關(guān)制度及采購工作內(nèi)部控制、監(jiān)督機(jī)制的認(rèn)識存在不足，專業(yè)知識的缺乏勢必影響采購工作的推進(jìn)，甚至?xí)`規(guī)開展采購工作。一旦采購工作出現(xiàn)延誤，其他工作的開展也會受到影響。此外，大部分企業(yè)事單位還未單獨(dú)成立采購招標(biāo)中心，采購工作通常是交給后勤或者資產(chǎn)等部門管理，未能做到“管辦分離”，這與構(gòu)建內(nèi)部控制體系的要求是相違背的。機(jī)構(gòu)及人員的獨(dú)立性無法保證，在一定程度上也會影響采購隊伍的專業(yè)性和工作效率。根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際需求，設(shè)立專門的采購招標(biāo)中心，以此建立一支專業(yè)知識掌握扎實(shí)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的隊伍，是提高物資采購工作效率的基礎(chǔ)。

2.2 物資采購制度不健全

目前，大部分企事業(yè)單位都制定了相關(guān)的物資采購管理規(guī)定，并成立了專門的部門負(fù)責(zé)采購工作。但隨著物資采購涉及的種類大幅增加，以及市場的不斷變化和持續(xù)擴(kuò)充的采購渠道，大部分物資采購制度已不符合當(dāng)下的采購需求和市場現(xiàn)狀，市場的不確定性及采購物資的多樣性對采購制度的建立健全提出了更高的要求，而大部分單位現(xiàn)有的制度沒有根據(jù)實(shí)際情況及時進(jìn)行修改更新，沒有針對不同采購目標(biāo)、采購金額設(shè)置相應(yīng)的采購方式。此外，對于采購預(yù)算的編制也沒有相應(yīng)的制度進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致制度約束力不夠明顯，可行性較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，制度的不完善甚至是漏洞，勢必給采購工作的開展帶來隱患和風(fēng)險。

2.3 物資采購預(yù)算不合理

采購預(yù)算的制定是單位開展物資采購工作的前提和基礎(chǔ)，只有制訂符合實(shí)際情況的采購計劃，才能推動企事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。但在很多企事業(yè)單位的采購工作中一直存在只重視采購評標(biāo)等環(huán)節(jié)卻忽略采購前期預(yù)算的制定的現(xiàn)象。大部分年度預(yù)算計劃缺乏科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和前瞻性，因此采購行為與實(shí)際需求之間出現(xiàn)矛盾。例如，前期沒有經(jīng)過可行性研究，盲目報送預(yù)算，后期因產(chǎn)品參數(shù)不符等原因?qū)е聼o法采購，預(yù)算執(zhí)行率較低;或是沒有對預(yù)算進(jìn)行統(tǒng)一的整合與梳理，導(dǎo)致重復(fù)采購造成巨大的資源浪費(fèi);或是缺乏前瞻性，沒有對需要采購的項目進(jìn)行合理規(guī)劃，未列入年度預(yù)算計劃，導(dǎo)致采購工作無法開展。此外，部分企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)常出現(xiàn)已經(jīng)采購的物資沒有進(jìn)行合理規(guī)劃使用的情況，一邊不停地報送新的物資采購預(yù)算，而另一邊則是已采購到位的物資大量閑置。采購物資體量大、品目多，資產(chǎn)管理工作與采購工作脫節(jié)，盲目報送采購預(yù)算，勢必導(dǎo)致采購資源的浪費(fèi)。

2.4 信息化水平不高

雖然目前企事業(yè)單位應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的水平已經(jīng)相對較高，但主要應(yīng)用于行政工作中，針對采購過程的信息化應(yīng)用水平還是相對較低。采購管理工作涉及采購事前立項、事中采購、事后驗(yàn)收等流程，每道程序都比較復(fù)雜，若只是利用傳統(tǒng)的登記記錄形式，各項采購流程仍舊采用紙質(zhì)審批方式，不僅效率低下，而且管理過程極易出現(xiàn)人為錯誤，也不利于采購項目信息的收集和溯源工作。同時，在傳統(tǒng)的依托人力采購工作流程中，采購工作的每一個環(huán)節(jié)是可以獨(dú)立開展的，這也就給暗箱操作留下了可能性。信息化技術(shù)的引入可以確保采購各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每個流程都可以在信息化平臺的監(jiān)控下開展。只有進(jìn)一步提升信息化水平，在采購工作中進(jìn)一步發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，才能真正提高采購工作的效率、管理及監(jiān)督水平。

2.5 驗(yàn)收工作開展不及時

對于采購工作認(rèn)識的不足導(dǎo)致部分經(jīng)辦人員認(rèn)為采購工作就是事中采購行為。事實(shí)上，采購工作包含事前預(yù)算、參數(shù)設(shè)置、論證及事后的采購物資驗(yàn)收等相關(guān)工作。許多采購項目的經(jīng)辦人員認(rèn)為項目經(jīng)過比價或招標(biāo)投標(biāo)等流程采購到位以后，采購工作就已經(jīng)結(jié)束，因此忽略采購驗(yàn)收工作。事實(shí)上，資產(chǎn)驗(yàn)收是物資采購工作的最后一個環(huán)節(jié)，當(dāng)采購的物資具有較高的專業(yè)性時，各種技術(shù)參數(shù)需要在驗(yàn)收工作中進(jìn)行審核和監(jiān)督，采購的驗(yàn)收工作是對事前參數(shù)設(shè)置、論證及標(biāo)書編制等相關(guān)工作的倒推和溯源，也是單位資產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)，只有做好采購物資驗(yàn)收等相關(guān)工作，嚴(yán)格按照標(biāo)書及合同等標(biāo)準(zhǔn)開展驗(yàn)收工作，才能證明采購工作已經(jīng)合理合規(guī)地開展，并作為后續(xù)納入資產(chǎn)管理的依據(jù)，是采購流程信息貫通的最后環(huán)節(jié)，保證了采購流程的完整性和可追溯性。

2.6 內(nèi)部控制體系不完善

大部分企事業(yè)單位對內(nèi)部控制的意識不夠，未建立健全內(nèi)部控制體系，造成對物資采購管理缺乏有效的監(jiān)督。物資采購管理工作不僅涉及采購過程，還包含前期市場調(diào)研、預(yù)算計劃編制、采購方式審批、招標(biāo)文件審批、合同簽訂、后期物資驗(yàn)收、報銷及資產(chǎn)管理等環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制體系的不完善會導(dǎo)致采購流程不規(guī)范，例如采購各環(huán)節(jié)脫節(jié)或者銜接不順暢等，最常見的情況就是“重中間、輕兩頭”，只關(guān)注采購招標(biāo)的中間環(huán)節(jié)，忽略了前期立項及后期驗(yàn)收、報銷等環(huán)節(jié)，采購流程信息無法共享，相應(yīng)的采購全生命流程的監(jiān)督也就無法實(shí)現(xiàn)，采購工作各環(huán)節(jié)都會暴露在風(fēng)險之中，為違規(guī)行為的發(fā)生埋下隱患。同時，內(nèi)控體系的不完善還有可能造成內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間職責(zé)模糊、授權(quán)不明等，導(dǎo)致采購工作效率低下，影響采購工作的開展進(jìn)度。

3 提升物資采購管理工作水平的對策

3.1 提高物資采購人員的意識，加大培訓(xùn)力度

企事業(yè)單位采購工作涉及面較廣，但大部分經(jīng)辦人員只有在需要開展采購工作時才會被動地學(xué)習(xí)相關(guān)采購工作的規(guī)章制度及流程，甚至因?yàn)閷Σ少徆ぷ鞯牟涣私鈱?dǎo)致在采購預(yù)算報送環(huán)節(jié)就出現(xiàn)未報送或者預(yù)算不足等相關(guān)問題，后續(xù)采購工作也可能存在一定隱患。因此，采購工作的順利開展要求單位內(nèi)部進(jìn)一步提升對采購人員的專業(yè)知識培訓(xùn)力度，從負(fù)責(zé)采購的專業(yè)人員到普通職工，都需要進(jìn)行采購制度及流程的培訓(xùn)。隨著采購工作信息化水平的提升，采購品目的不斷增加，國家和各省市的相關(guān)采購政策也在不斷變化，企事業(yè)單位必須緊跟社會發(fā)展、政策發(fā)展的腳步，不斷更新采購政策法規(guī)相關(guān)知識，不斷提升信息化水平。只有采購專業(yè)知識在單位內(nèi)大范圍普及，職工從根本上提高對采購工作的認(rèn)識，加強(qiáng)對采購相關(guān)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，才能確保采購活動合理合規(guī)開展。此外，針對采購人員的廉潔意識教育也不可或缺，教育引導(dǎo)采購人員守住底線、不越紅線、不碰高壓線，牢固樹立廉潔意識防線，不但要從制度上管控，還要從思想上武裝，確保采購人員嚴(yán)守各項規(guī)章制度，保障采購工作順利有序開展。

3.2 建立健全物資采購制度，提升規(guī)范管理

建立全面的采購制度不光是對采購標(biāo)準(zhǔn)、采購流程的明確，更是對采購行為的規(guī)范，是合理開展采購工作的根本。制度體系建設(shè)中必須本著全面涵蓋的原則，結(jié)合單位實(shí)際情況，全面覆蓋物資采購的所有體系和采購環(huán)節(jié)。針對采購金額、采購品目等分級制定采購制度，通過政府采購、掛網(wǎng)競價、供應(yīng)商庫詢價等方式進(jìn)行采購。以供應(yīng)商庫詢價采購為例，確保該采購方式可以順利開展，首先必須設(shè)定供應(yīng)商準(zhǔn)入條件，建立供應(yīng)商日常管理、評價、淘汰等相關(guān)制度;其次對供應(yīng)商的抽選、報價程序、監(jiān)督等環(huán)節(jié)也要有相應(yīng)的管理制度。采購工作有小有大，不同品目、不同金額所采用的采購方式各有不同，只有建立全面、細(xì)致且覆蓋采購工作生命流程的制度體系，健全簡易明晰的操作流程和規(guī)范，以制度為依托，將采購工作按環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，引入模塊化管理方式，每個模塊都有標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，各個模塊之間相互貫通、相互制約，才能確保在物資采購工作中的每一步都有據(jù)可依、有據(jù)可循，真正規(guī)范地開展物資采購工作。

3.3 合理合規(guī)編制年度預(yù)算，加強(qiáng)計劃管理

結(jié)合單位發(fā)展情況，合理制定采購項目，精準(zhǔn)編制年度采購預(yù)算。首先，在申報采購預(yù)算前，需求部門應(yīng)對擬申報采購項目開展可行性調(diào)研，做好前期采購品目、參數(shù)調(diào)研，合理申報預(yù)算金額及采購?fù)瓿蓵r限，確保后續(xù)采購工作可以順利開展。其次，應(yīng)先由職能部門對需求部門提出的采購預(yù)算進(jìn)行初步審核，再由財務(wù)部門、采購主管部門、資產(chǎn)管理部門對各職能部門上報的采購計劃進(jìn)行匯總整合，結(jié)合財務(wù)情況和已有資產(chǎn)使用情況，統(tǒng)籌安排年度采購預(yù)算，避免重復(fù)采購，提高資金使用效率及物資利用效率，避免出現(xiàn)“重采購、輕使用”“重采購、輕共享”的情況。最后，年度采購預(yù)算完成后，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算申報情況開展采購工作，不隨意變更采購計劃，按時按量開展采購工作，確保采購工作嚴(yán)格按照預(yù)算及完成時限執(zhí)行。

3.4 加快建設(shè)內(nèi)部控制體系，優(yōu)化監(jiān)督管理

企事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)深刻認(rèn)識到物資采購內(nèi)控管理的必要性和緊迫性。首先，明確相關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)工作職責(zé)，建立健全采購工作組織機(jī)構(gòu)，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的情況，加強(qiáng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間的相互牽制和監(jiān)督。其次，加快推進(jìn)內(nèi)部控制體系信息化進(jìn)程。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的推廣及大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，內(nèi)部控制體系信息化已是大勢所趨。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)將采購工作預(yù)算制定、事前計劃審批、事中采購監(jiān)督、事后跟蹤評價等工作納入內(nèi)部控制體系監(jiān)控之下，各環(huán)節(jié)工作根據(jù)職責(zé)分工歸口各職能部門，確保采購流程按制度執(zhí)行，進(jìn)一步提升物資采購的規(guī)范性，同時實(shí)現(xiàn)物資采購各環(huán)節(jié)的可追溯、可共享、可檢驗(yàn)。再次，依托信息化內(nèi)部控制體系，引入市場化、專業(yè)化的采購資源。例如，政府網(wǎng)上超市采購平臺或企事業(yè)單位自行建立供應(yīng)商庫采購平臺，通過增加合理合規(guī)、優(yōu)質(zhì)的采購渠道，并建立供應(yīng)商評價機(jī)制，實(shí)現(xiàn)采購信息的透明化和公開化，確保采購留痕跡、可跟蹤。將信息化技術(shù)的優(yōu)勢最大化地應(yīng)用到采購工作生命流程中，一是可以節(jié)省人工記錄的時間和精力，二是可以確保采購工作中相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的準(zhǔn)確性，三是可以溯源所有采購項目的相關(guān)材料，四是可以進(jìn)一步利用大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)對企事業(yè)單位開展的采購項目數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，可以與資產(chǎn)管理相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)合，進(jìn)一步為采購工作提供基礎(chǔ)信息。最后，依托信息化的內(nèi)部控制體系，不僅保障了采購工作的合理合規(guī)開展，還可以與資產(chǎn)管理工作相結(jié)合，確保采購的物資物盡其用，避免“重采購、輕使用”“重采購、輕共享”等資源浪費(fèi)的情況發(fā)生。從預(yù)算報送階段開始就進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，確保每筆采購預(yù)算是基于單位實(shí)際發(fā)展的需要，而不是盲目報送，大大提升預(yù)算執(zhí)行率，進(jìn)一步提升采購工作和資產(chǎn)管理工作效率。

4 結(jié)語

物資采購工作為企事業(yè)單位的發(fā)展提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，是單位正常運(yùn)行和發(fā)展的必要條件，也是廉政風(fēng)險防控工作的重中之重。在開展物資采購工作時，應(yīng)加強(qiáng)對政府采購制度和規(guī)定的學(xué)習(xí)，并結(jié)合上級相關(guān)規(guī)定制定符合單位發(fā)展實(shí)際的規(guī)章制度，加強(qiáng)廉潔意識，加快培養(yǎng)專業(yè)的采購人員隊伍。依托制度的建立健全，合理編制年度預(yù)算，并不斷推進(jìn)內(nèi)部控制體系的信息化建設(shè)，物資采購管理和資產(chǎn)管理雙管齊下，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)采購工作事前預(yù)算審批、項目立項審批、事中監(jiān)督、事后評價等全生命流程的管控。在保證采購工作開展的規(guī)范性的同時進(jìn)一步提升采購效率，為企事業(yè)單位的發(fā)展夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。

參 考 文 獻(xiàn)

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