檔案管理存在的問題與優化途徑探究

王瓊

[摘要] 2009年4月份我國頒布并下發了《中共中央國務院關于深化醫藥衛生體制改革的意見》，簡稱“新醫改”。在此背景下，醫院在運行和飛速發展進步的過程當中，檔案方面的管理發揮著極其關鍵的作用。因此，醫院應該注重檔案管理工作，創新多樣化的檔案管理模式、優化檔案管理理念，完善醫院檔案管理的相關制度，提升醫院檔案管理質量。隨著互聯網+的不斷推進，醫院在檔案管理方面不斷開展和優化，使得醫院的檔案管理不斷完善化以及更加的科學標準化，從根本意義上提高醫院對于檔案管理方面的重視，使得檔案管理更具有實效性，能夠更好地推動醫院的發展，使其能夠更好地服務于公共醫療事業，詳細分析醫院檔案管理存在的問題，并提出現代化醫院檔案管理的優化途徑。

[關鍵詞] 檔案管理;醫院檔案;問題;優化途徑

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）09（c）-0032-03

[Abstract] In April 2009， my country promulgated and issued the "Opinions of the CPC Central Committee and the State Council on Deepening the Reform of the Medical and Health System"， referred to as "New Medical Reform". In this context， the management of archives plays an extremely critical role in the operation and rapid development of the hospital. Therefore， hospitals should pay attention to the management of hospital archives， innovate and diversify archive management models， optimize archive management concepts， improve the relevant systems of hospital archive management， and improve the quality of hospital archive management. With the continuous advancement of Internet+， hospitals continue to develop and optimize file management， which makes the hospitals file management continuous improvement and more scientific standardization， which fundamentally increases the hospitals attention to file management and makes file management more effective， can better promote the development of the hospital， enable it to better serve the public medical cause， analyze in detail the problems existing in the hospital file management， take scientific measures to solve the problem， and put forward the optimization way of modern hospital file management.

[Key words] File management; Hospital file; Problem; Optimization approach

隨著我國大數據技術以及云計算的不斷推廣和廣泛應用，各醫院在檔案管理工作對其的應用，促進了醫院檔案管理工作的信息化、智能化發展。尤其是在新醫改政策的背景下，對醫院檔案管理工作提出更高的要求，需要結合醫院的發展需求全面分析。對信息化技術的應用，構建完善的管理平臺，明確管理工作流程與制度，加大對其的實施力度，使醫院檔案管理工作順利地開展與實施。在醫院檔案管理工作實施的過程中，能夠及時地發現其所存在的問題，通過對各種問題的詳細分析，找到影響因素與原因，采取科學合理的解決措施，從而提升醫院檔案管理能力與水平，推動醫院的長遠發展。

1? 醫院檔案管理工作的重要意義

目前，我國各醫院在檔案方面，都提高了重視度，創新檔案管理模式、優化檔案管理理念，促進醫院檔案管理向豐富性、多元化的形式發展。在醫院檔案管理的過程中，對現代化云計算技術的應用，建立相應的管理平臺和機制，實現了醫院各科室檔案的統籌管理，同時還將醫院內所有的檔案信息，集結到電子系統之中，實現了信息數據共享的發展目標，使醫護人員的工作更加方便、快捷，可在系統內對患者檔案信息的查詢，詳細掌握患者的就醫情況，對患者進行科學治療，提升醫院的醫療水平。使用互聯網相關技術，對醫院內部的檔案進行實時的收集和整理，這樣的資料收集方式，具有一定的實效性和便捷性[1]。通過使用電子信息方面的技術，不但能夠豐富醫院檔案管理信息內容，還能夠使檔案得以有效運用，為醫院檔案工作管理質量的提升奠定良好基礎。在網絡技術推動下，數據信息不斷增長，各醫院的檔案管理工作，需要對醫院發展及時代發展的綜合分析，建立多樣化的管理機制，這樣才能更好地服務于現代醫療服務事業。

在現代化社會的發展中，醫院檔案管理工作對信息化技術的應用，創新檔案管理策略，不僅能夠深化與完善醫院檔案管理機制，而且還能建立健全的管理體系，從而方便醫護人員為患者提供更加科學合理的就醫指導與建議。除此之外，為確保醫院檔案管理的規范性與合理性，還需結合醫院實際發展情況的詳細分析，優化檔案管理理念，推動醫院在現今社會環境下的發展與進步。與此同時，在“新醫改”政策的要求下，對醫院的檔案管理模式的優化與創新，使其發揮更大的使用價值[2]。同時還能夠幫助更多的醫學科研人士提供相應的數據來完成科研工作，進而推動我國醫療事業能夠順利且平穩的發展。

2? 醫院檔案管理存在的問題

2.1? 檔案管理體系不完善

現如今，隨著醫療事業的不斷發展和進步，醫院方面想要能夠不斷提升檔案管理方面的相關水平，需要建立完善健全的相關檔案管理制度[3]。但是，從目前醫院檔案管理工作的實際情況分析，依然存在著檔案管理體系不完善的問題。醫院在經營與發展的過程中，過于重視自身的經濟利益，忽視對醫院檔案的管理，依然采用傳統的管理模式與管理理念，無法確保醫院檔案管理的準確性與科學性。所建立的醫院檔案管理機制不完善，無法滿足醫院檔案管理工作的發展需求。一旦沒有完善的管理體系，就會對檔案管理工作的開展造成一定的阻礙，相關工作人員在實際管理的過程中，沒有嚴謹、科學的依據，會影響到醫院檔案管理工作的發展。除此之外，還未對具體的工作內容與工作職責明確地劃分，使工作人員在管理的過程中，逃避責任，一旦發生了管理問題，就會推卸責任，無法確保醫院檔案管理能發揮出自身的價值與作用，影響到醫院的整體發展[4]。

2.2? 忽視檔案管理工作

隨著我國科技水平的不斷發展和進步，信息化技術也被廣泛地應用。在檔案管理方面，其內容相對比較復雜，涉及到醫院的各個方面。因此，在管理的過程當中，不能出現任何細微的問題。但是，醫院檔案管理工作經常被忽視，無論是對其的發展還是實施，都沒有一定的基礎保障，在管理的過程中就會遇到更多的問題，加大了醫院檔案管理的難度。再加上相關工作人員的專業素養與責任意識都比較低，在上崗前，沒有對相關工作人員進行全面的培訓，對管理能力與綜合素質沒有嚴格的要求，甚至為了降低成本費用，選擇一些兼職、剛畢業的學生進行管理，嚴重地影響到醫院檔案管理的質量[5]。醫院忽視檔案管理工作，未制定明確的管理制度，相關工作人員在日常管理工作中，只能對一些簡單的信息數據進行搜集、整理，無法確保檔案管理信息數據的準確性與完整性，無法確保醫院檔案管理能夠有序進行。

2.3? 傳統化的檔案管理模式

目前，在部分醫院檔案管理工作中，還依然采用傳統的管理模式，采用人工管理方案，對檔案信息數據的紙質儲存，不僅會占用大量的儲存空間，而且一旦保存不當，就會使紙質檔案發生毀壞、丟失等情況。傳統的檔案管理模式，檔案信息數據的借閱流程不完善，經常是口頭上說明，就可以把檔案信息數據拿走，沒有明確的歸還日期，極易造成檔案資料丟失。再加上相關工作人員忽視對其的管理，對借閱出去的檔案資料不及時地收回，使檔案資料的丟失情況越來越嚴重。與此同時，對歸還的檔案資料所產生的損壞、信息數據丟失等情況，沒有明確的處理制度，使醫院各部門、各工作人員都對檔案資料不重視，嚴重影響到醫院檔案管理質量。

3? 現代化醫院檔案管理工作的優化途徑

3.1? 加大檔案管理力度，提高整體的管理水平

醫院檔案相關的資料是醫院在不斷發展以及進步，并且具有一定指導意義的資料的統稱。因此，醫院方面應該對檔案開發以及使用的過程予以高度的重視，對現有檔案資料不斷開發以及使用，讓其能夠展現出真正的意義和價值，為社會帶來一定的效益。醫院在進行檔案管理時，首先應該對這些檔案按照類別進行劃分，同時還應該通過不同的途徑以及渠道對檔案信息資源再次開發使用。使得醫院的這些檔案資料能夠為我國在臨床方面的研究以及醫學科研工作帶來一定的基礎保障，為其更好地進行服務[6]。與此同時，醫院在進行檔案管理方面應該不斷地進行研究和探討，并且能夠開展一系列多樣化的編研方案和活動，制定科學合理的檔案管理專題活動，為大眾及醫務人員帶來更多、更高層次的檔案信息，充分體現醫院檔案資料的價值，并使其能夠被充分利用。醫院檔案的相關使用人員也應該及時對現有檔案管理模式及方法提供相應的反饋信息，對于在使用過程中檔案管理存在的各項問題予以反饋，并且能夠提供相關的管理以及使用方法和策略，從根本上解決檔案管理中存在的弊端，不斷提高醫院在檔案管理方面上的水平，使其所能發揮的價值最大化，服務于社會以及廣大人們群眾。

3.2? 利用信息化技術的管控，促進檔案管理的智能化發展

醫院方面，首先應該將院內各個部門以及科室的檔案資料按照類別進行劃分，同時在這個分類劃分當中使用網絡相關的技術，將那些已經收集上來的檔案資料建立搜索使用的目錄，最后通過這些檔案資料建立一個醫院檔案資料管理平臺和系統。與此同時，還要將這些檔案信息資料進行雙向儲存，可以采用電子版檔案資料以及打印出來的紙質版檔案資料形式。防止醫院內部的電腦被病毒或者被非法入侵，對現有的檔案資料進行更改等情況。對重要的資料，進行實時備份，以防丟失。醫院相關的管理人員也應該對檔案管理予以高度重視，做好監督管理工作[7]。同時也應該對檔案管理的工作人員開展關于網絡使用安全以及維護的相關培訓課程，加強檔案管理的工作人員保密責任意識。并且對醫院檔案管理工作人員的電腦安裝相應的殺毒系統，提升其電腦使用的安全度，避免由于這方面問題而帶來的各種隱患。醫院方面的管理人員應該提高對檔案管理的安全意識，對網絡檔案管理相關的部門電腦等及時進行安全方面的維護。

3.3? 提高檔案管理重視度，促進醫院穩定發展

目前，在很多醫院對檔案進行管理采用信息化形式的過程當中，還要做好對于舊檔案的承接工作。對于不同的數據資料采用不同的存儲方式，一定要強化數字信息化形式對于檔案的建設[8]。逐步集成數字化的方案資料，全力打造一個全面的信息數據庫，最大限度上提升醫院的整體服務水準和質量。可以采用設計統一數字化信息檔案標準，為檔案資料的收集整合提供一定的支持，搭建統一的管理平臺，對數據進行全面的采集。通過實踐對檔案資料建立相應的共享機制，從真正意義上達到檔案共享的目的，使其能夠更好地服務于大眾，為他們提供高效便捷的服務。同時也能夠讓人們在這些檔案中了解到更多的關于醫療方面知識，增強人們對于健康的認識程度以及重視程度。同時還應該制定檔案管理的相關制度，對檔案進行全面的記錄以及存儲，同時還需要規范工作人員的日常操作，避免因為管理人員工作失職，導致檔案丟失或者損毀情況的發生。在制定醫院檔案管理制度的過程中，還應該對相關的人員實行獎懲措施，對于那些工作積極，并且工作不出現任何差錯的管理人員給予一定的獎勵，而對于那些工作消極，認真程度比較低的檔案管理人員給予一定的懲罰措施，從而來規范檔案的管理，使得檔案能夠安全完善的管理。

4? 結語

綜上所述，可以了解到在“互聯網+”的時代背景下，醫院檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化。運用數字信息化的管理模式，不但能夠大幅度提升醫院在檔案管理方面的力度，還能夠對醫院的管理模式帶來新的變革，同時也起到了一定的推動作用。醫院方面也應該對檔案管理相關的人員進行專業的培養，提升管理人員的綜合素養。檔案工作管理人員也應該根據時代的飛速發展以及當今趨勢;掌握先進的數字信息管理技術，運用創新的管理模式和理念，不斷完善以及優化醫院現有的檔案信息管理制度以及各項流程，并且能夠對于此制度嚴格進行落實。不斷提升醫院的檔案管理方面的專業水平，只有這樣才能夠高效地滿足相關使用人員對于檔案資料的需求，從根本上提升醫院檔案資料管理的效率以及在服務方面的質量，使其更高效化。讓醫院檔案資源更好地服務于廣大人民群眾以及我國的醫療科研事業。

[參考文獻]

[1]? 王升國.現代醫院檔案管理創新途徑探究[J].辦公室業務，2019（19）：138.

[2]? 盛梅，曹昊洋.“互聯網+”下檔案管理工作現存問題及優化途徑[J].無線互聯科技，2019，16（1）：119-120.

[3]? 趙強.“互聯網+”環境下醫院檔案管理工作的優化途徑分析[J].科技經濟導刊，2018，26（28）：227.

[4]? 房建玲.知識經濟時代下醫院管理信息化的途徑分析[J].經濟研究導刊，2018（9）：180-181.

[5]? 顧豪.試論醫院文書檔案管理的辦公自動化應用[J].辦公室業務，2017（21）：112.

[6]? 鄭學鳳.醫院檔案管理人員素質建設的途徑和策略[J].中國衛生產業，2017，14（21）：146-147.

[7]? 王麗敏.民政檔案管理問題以及優化途徑[J].科技資訊，2015， 13（10）：142.

[8]? 陳愛紅.醫院檔案網絡化管理的構建與優化途徑[J].中國醫院，2004（10）：32-33.

（收稿日期：2020-07-24）