新時期人事檔案信息化建設存在的問題及優化策略探析

李榮峰

（臨清市培訓考試中心，山東 臨清 252660）

新時期是網絡時代和信息時代的共同體，是社會發展的必然趨勢，在新時期的背景下，任何工作都應該呈現新的發展態勢。長期以來，人事檔案管理工作依賴于紙質檔案，但此種方式限制頗多，對人事檔案管理工作的效率和效果都產生了較大的不利影響。在新時期，傳統的人事檔案管理工作必須進行革新并改造優化升級，借助網絡技術和信息化技術落實人事檔案信息化管理，為人事檔案管理工作更上一層樓提供方向和指導，促進人事檔案管理工作的高質量開展。然而，從實踐看，目前的人事檔案信息化建設還存在諸多問題，信息化建設甚至在某種程度上還處于停滯狀態，因此，必須深化研究，重點剖析其中存在的問題，以期提出適當的建議和對策。

一、新時期人事檔案信息化建設的重要性

人事檔案信息化建設實際就是將傳統的人事檔案管理工作與現代化的科學技術融合起來，借助互聯網技術、大數據技術等推動人事檔案管理工作的改造升級，促使其走向信息化，實現人事檔案管理的規范化、科學化，以期符合新時期的發展要求。毋庸諱言，人事檔案信息管理工作對于社會發展而言至關重要，關系著一個國家、社會的正常運轉和管理，對完善基礎數據和信息，推動社會建設有著十分重大的意義。人事檔案管理已經成為越來越關鍵和重要的環節，在新時期的背景之下，人事檔案管理工作的革新必須向信息化發展，盡可能、高效地整合社會人力資源，妥善保管公民個人信息?？傮w來看，落實人事檔案信息建設極有必要，主要體現在以下幾個方面。第一，可以大幅提高人事檔案管理工作的效率；第二，可以促使人事檔案利用率進一步提升；第三，可以有效地降低人事檔案管理部門的工作壓力和強度；第四，可以促進檔案的便利運用和遠程服務；第五，可以和紙質人事檔案互補，起到保護紙質檔案的效果；第六，可以進一步地應對人事檔案管理工作的薄弱環節，遏制各種不規范行為；第七，可以融合相關信息數據庫，為有關決策提供更為科學和準確的數據。概言之，人事檔案信息化建設有諸多裨益，應順勢為之，借助發展的信息化技術改革人事檔案管理工作，促進人事檔案管理的信息化、現代化。

二、目前人事檔案信息化建設中的主要問題

1.管理方法過時

目前，從現階段的人事檔案管理而言，許多管理部門仍舊采取傳統的管理方式，完全依賴于人工管理，管理效果非常低下，且管理過程中存在多種管理不規范的問題。例如，在統計人事檔案信息時就純靠手工錄入相關數據，不僅增加了人工成本，而且很容易出現各種問題。尤其是單位規模不斷擴大、員工數量越來越多、人員變動愈加頻繁，這給人事檔案信息化建設造成了一定阻礙，人事信息管理的延續性不足，檔案信息在交接過程中很容易出現遺漏，人事檔案管理較為混亂。

2.硬件條件落后

如前所述，紙質人事檔案一直都是我國人事檔案管理的主要載體，紙質人事檔案存儲所需空間非常大，檔案管理單位需要耗費大量的人力、物力和財力，設置專門的檔案保管場地，配置專門的檔案管理人員，該人事檔案信息管理效率必然不高。并且，就檔案保存而言，U盤和硬盤是人事檔案管理部門常用的儲存人事檔案信息的工具，但此種存儲方式極易發生信息泄露和信息遺失，信息安全保護效果較差。此外，雖然時下部分單位已經逐步開展信息化建設，配備了相應的計算機軟件和網絡信息化設備，但由于不夠重視，一直沒有建立相應的信息化管理系統，依舊沿用簡單的管理軟件。

3.人事檔案的利用率不高

人事檔案信息化建設的主要目的就是通過信息化提升人事檔案利用率，整體而言，目前人事檔案的利用率都不高，這也是人事檔案信息化建設的主要痛點之一。站在人事檔案自身的角度來看，檔案信息不被頻繁使用是正常的，因為檔案大部分都是被動使用，檔案屬于個人隱私范疇，檔案信息的挖掘和利用存在一定的法律風險，必須由專門的檔案管理部門加以保管并按照相關的檔案管理規范予以使用。若僅僅將人事檔案作為被動的物體，只在需要使用時才進行管理勢必會導致人事檔案管理水平不斷下降，這會大大地加大人事檔案信息化建設的難度。

4.人事檔案信息信息化安全風險巨大

毋庸置疑，傳統的紙質檔案需要耗費大量的資源，但其安全性較強，人事檔案信息的真偽容易辨別，因為紙質檔案不易被篡改。而對于電子人事檔案信息而言，由于網絡技術和信息化技術本身就存在一定的風險，在人事檔案信息化建設過程中，在獲得前述技術所帶來的便捷、高效的優勢的同時必然要承擔相應的風險，即信息泄露、篡改。人事檔案電子信息相關數據極為重要，當人事檔案電子信息一旦被篡改，信息更改很難被發現，信息真偽難辨，這無疑會對人事檔案信息的正常利用產生一定的消極影響。

三、新時期推動人事檔案信息化建設的策略

1.樹立信息化管理思維

在我國步入社會主義新時期的背景下，我國人事檔案信息化建設的落實需要強烈的信息化管理思維和理念，要從思想入手，強化工作人員的信息化意識，盡力使每一位工作人員都能夠熟悉掌握人事檔案信息化管理的重要性和優勢，自覺地樹立信息化的管理思維，善用大數據技術和網絡技術，在實踐工作中自覺地將其融合起來，主動利用可運用的各項信息化技術完成人事檔案的收集、儲存、管理以及利用等工作。換言之，必須以認識轉變為先驅，激發人事檔案管理人員的認同感，激勵其自覺地參與、融入人事檔案信息化建設之中，支持相關工作，為人事檔案信息化建設奠定堅實基礎。

2.強化硬件設施建設

針對目前大多數人事檔案管理單位硬件條件落后的問題，相關部門必須要加大資金投入，從改善硬件條件方面推動人事檔案信息化建設。毋庸諱言，信息化建設與計算機設備、數據庫建設等密切相關，如果缺乏相應的資金投入，沒有先進的計算機設備和完善的數據庫，人事檔案信息化建設也就是紙上談兵，缺乏實踐載體，人事檔案信息化建設就會淪為空談。現代社會發展十分迅速，人事檔案管理部門必須具備超強的敏感性，要積極地整合現有資源，大力引進各種先進的信息化設備，為人事檔案信息化建設提供強大支撐。與此同時，還必須建立專門的信息數據庫，為人事檔案管理工作服務。通常而言，信息化建設以網絡服務管理為基石，推動落實人事檔案信息化建設必須要依賴于信息數據庫的建成和運用，需要將龐大的人事基本信息逐一錄入到數據庫之中才能夠藉由軟件加以管理。值得注意的是，在數據庫建立時，一定要確保原始檔案信息和數據化檔案信息一致且準確無誤。軟件必須具備可操作性，一定要直觀且便于查閱。

3.加強人事檔案信息安全防護工作

人事檔案信息化建設必須做好安全防護工作，這也是人事檔案信息化系統能夠始終穩定運行的基礎所在。因此，為了確保人事檔案信息化系統的正常、穩定運行，保障人事檔案信息準確、安全，必須從以下幾個方面入手。首先，要建立健全定期檢查網絡系統安全的制度體系，組建專門的網絡信息部門，在規定期間檢查好信息系統，監管人事檔案信息的數據流轉；其次，要落實好防護墻措施，及時更新相關的防護程序，通過設置密碼或訪問權限達到保護信息安全的目的；最后，要備份好各項數據，防止因突發情況造成數據遺失。

4.聯系實際，不斷提高檔案信息化管理能力

從實踐看，各個單位承擔的職責都有所不同，人員規模、制度建設存在許多差異。對此，人事檔案信息化建設不能生搬硬套，要聯系實際，從單位的實際情況出發，在積極借鑒其他單位的先進經驗和可行的管理思路的同時，根據本單位情況制定具體可行的人事檔案信息化建設方案，以提升單位人事檔案信息化管理能力為目標，充分地整合并發揮各項資源的作用，不斷地推動人事檔案管理質量的提升，將信息化建設的作用最大程度地發揮出來。具體來講，在新時期，人事檔案信息化建設過程中提升檔案信息化管理能力可以從以下幾個方面入手。第一，以建設方案為根據，適度加大資金投入，合理配置資源，完善相關的條件和設施；第二，引入專業人才，構建專業化的檔案信息化管理隊伍，并強化宣傳教育，通過進修和培訓等方式提升已有工作人員的信息化能力，為人事檔案信息化管理提供不竭的人才源泉。

四、結語

當今社會已然是一個信息化和網絡化的新時期，人事檔案管理不應再墨守成規，因而應借助各種現代的科學技術不斷革新，推動實現認識檔案信息化管理。信息化是人事檔案管理工作的必經之路。人事檔案管理單位必須深入推進人事檔案信息化建設，樹立信息化管理思維，強化硬件條件建設，加強人事檔案信息安全防護工作，聯系實際并借助各種方式提高信息化管理能力，促進人事檔案信息化建設的順利完成，進一步提高人事檔案管理工作的效率。