基于ERP環(huán)境的中小房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制研究

李愛華

（山東省大秦實業(yè)集團有限公司，山東 濟南 250100）

隨著政府調(diào)控力度的加大，房地產(chǎn)行業(yè)開始了新一輪洗牌，眾多房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營壓力巨大，中小房企更是度日艱難，在此背景下，其內(nèi)部控制的問題顯露無遺。而ERP（企業(yè)資源計劃）作為管理系統(tǒng)，有其獨特的優(yōu)勢。它集信息和控制于一體，將房企原本各個獨立的系統(tǒng)（材料采購、施工生產(chǎn)、成本控制、財務(wù)、人力、審計等）整合到一個流水線上來，將供應(yīng)商、工程部門、銷售網(wǎng)絡(luò)、客戶納入同一個鏈條上，實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化。但同時，也對中小房企完善內(nèi)部控制提出了更嚴格的要求。為此，本文基于ERP系統(tǒng)環(huán)境，就加強中小房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制問題進行重點研究。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)涵及其與ERP的關(guān)系

內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、經(jīng)理層以及其他員工共同實施的，為企業(yè)遵守相關(guān)的法律法規(guī)，實現(xiàn)經(jīng)營活動的效率和效果、提供可靠的財務(wù)報告等目標提供保證的一系列活動。這些活動包括評估企業(yè)面臨的各種風(fēng)險、為實現(xiàn)經(jīng)營目標制定和實施各種政策、實施效率效果的反饋和修正等。內(nèi)部控制由控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通與內(nèi)部監(jiān)督等五要素組成。

ERP系統(tǒng)是一個高集成性服務(wù)管理系統(tǒng)，其覆蓋了企業(yè)內(nèi)部控制的各個部門和業(yè)務(wù)體系，按照業(yè)務(wù)流程劃分業(yè)務(wù)模塊來重新打造企業(yè)流程模塊，對企業(yè)核心價值鏈上各業(yè)務(wù)節(jié)點進行無縫銜接，要求企業(yè)的工作流程標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，從而實現(xiàn)企業(yè)信息、資源共享，減少相同基礎(chǔ)信息在各個部門之間重復(fù)處理，減輕基礎(chǔ)工作量；企業(yè)管理扁平化、提升決策速度和水平；企業(yè)決策者和執(zhí)行者之間的溝通快速有效，提高工作質(zhì)量和效率等等。

內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)都是為了實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標。首先，ERP可以改善企業(yè)內(nèi)部控制。ERP系統(tǒng)具有高集成性、標準性、完整性的特征，要求按標準制度執(zhí)行每個設(shè)置好的節(jié)點，能夠促進企業(yè)改善內(nèi)控。其次，ERP能夠提高財務(wù)核算水平。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制中各個部門數(shù)據(jù)統(tǒng)計會各行其是，業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門統(tǒng)計的數(shù)據(jù)往往不一致，而ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了分析數(shù)據(jù)的統(tǒng)一口徑，材料、成本、財務(wù)等部門收集同樣的原始數(shù)據(jù)可以相互驗證，提高了會計核算的準確性。最后，ERP與內(nèi)部控制可以產(chǎn)生協(xié)同性。企業(yè)內(nèi)部控制體系是一個動態(tài)的發(fā)揮作用的體系，ERP又是開放性的系統(tǒng)，它使得決策者和執(zhí)行者快速溝通，彼此及時反饋，能夠隨著需求變化及時調(diào)控調(diào)整，兩者相互促進、共同進步，產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下中小房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

根據(jù)工信部等四部委頒布的《關(guān)于印發(fā)中小企業(yè)劃型標準規(guī)定的通知》，中小房企是指年營業(yè)收入在20億元以下或者資產(chǎn)總值在1億元以下的房地產(chǎn)企業(yè)。ERP給中小房企帶來高效率的同時也會使其內(nèi)控面臨新的問題。

（一）中小房企內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

1.創(chuàng)始人對內(nèi)部控制認識不夠

中國絕大部分中小房企為家族民企，借助房地產(chǎn)業(yè)雄起的東風(fēng)快速發(fā)展，但其創(chuàng)始人往往缺乏內(nèi)控意識和長遠眼光，在資金管理、物資管理、財務(wù)核算等方面任人唯親，沒有職業(yè)化管理意識，也沒有設(shè)置不相容崗位相互牽制的制衡措施，整個企業(yè)運轉(zhuǎn)的流程和制度很不完善，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)普遍認為內(nèi)部控制的實施與企業(yè)經(jīng)營及效益關(guān)系不大，對于推進內(nèi)部控制建設(shè)的態(tài)度比較消極。

2.管理層職業(yè)素質(zhì)不高

中小房企一般是由小到大，很多管理者是追隨老板成長起來的，對內(nèi)控認識不到位，專業(yè)水準較低，片面追求經(jīng)濟效益，忽略企業(yè)內(nèi)控建設(shè)、也意識不到內(nèi)控建設(shè)的必要性和重要性。

目前，中小房企一般是利用市場上普適的ERP系統(tǒng)，根據(jù)自身需要進行改造，但企業(yè)鮮有了解企業(yè)全業(yè)務(wù)流程同時又熟悉ERP系統(tǒng)的員工，導(dǎo)致重組業(yè)務(wù)流程時提出的需求不明確或僅限于現(xiàn)狀提出需求，不具備發(fā)展思維，業(yè)務(wù)流程不合時宜甚至是錯誤。而創(chuàng)始人和管理層又不重視內(nèi)部控制，最終使得業(yè)務(wù)流程在實際上線運行時與內(nèi)部控制要求產(chǎn)生較大差距，失去系統(tǒng)構(gòu)建意義。

（二）風(fēng)險評估不全面、制度設(shè)置不科學(xué)

1.風(fēng)險點把控不全面

我國的中小房企創(chuàng)始人的風(fēng)險意識多是停留在政府關(guān)系、營銷上面，對于工程質(zhì)量、資金流、財務(wù)稅務(wù)等方面存在的風(fēng)險不甚在意，也沒有相應(yīng)的制度和專業(yè)人才評估和量化各方面的風(fēng)險，危機來臨方意識到問題。以某中小房企為例，多年來其所建設(shè)的項目中車庫質(zhì)量一直堪憂，某次大雨使最新交房小區(qū)車庫幾十輛車被淹，業(yè)主通過媒體將此事公之于眾，給企業(yè)帶來了巨大的聲譽損失和經(jīng)濟損失。

2.業(yè)務(wù)、財務(wù)制度、流程混亂

房企業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多且繁雜，很多中小房企內(nèi)部控制設(shè)計不清晰，組織架構(gòu)混亂，流程設(shè)置隨意，人人都有管轄權(quán)，但是人人又不明確管轄范圍。比如，財務(wù)部不掌握總包合同，如果付款金額不符合合同約定、結(jié)算單內(nèi)容，財務(wù)解釋是因為老板已經(jīng)簽字所以必須放款，而老板認為財務(wù)簽字是已經(jīng)核對了相關(guān)內(nèi)容；財務(wù)部也從不與成本部和采購部進行甲供對賬，如果甲供金額三部門對不上，雖然付款申請單上都已簽字但是誰也不認為自己部門負有責任。由誰簽字、負責哪塊內(nèi)容，流程上的人都不清楚，導(dǎo)致賬務(wù)越來越混亂，經(jīng)營數(shù)據(jù)不準確，企業(yè)利潤到底是多少，沒有人知道。

（三）信息溝通不暢、 內(nèi)部控制活動不到位

1.管理層和員工之間缺乏有效的交流渠道

中小房企因制度和流程設(shè)計不明晰，職責不明晰，信息的傳遞和使用效果大打折扣，無論是管理層向下傳達計劃或布置工作任務(wù)，還是員工向上反饋工作結(jié)果或問題，渠道都不流暢，影響了企業(yè)的有效運行并可能導(dǎo)致決策失誤或工作未達預(yù)期。

2.內(nèi)部控制活動多是財務(wù)部門參與，其他部門缺位

內(nèi)部控制活動涉及公司的所有部門，但很多中小房企幾乎都是財務(wù)部門在發(fā)揮作用，財務(wù)部門催著其他部門修訂制度、完善流程。一是財務(wù)部門掌握的資源、信息有限、專業(yè)能力有限，無法深入、有效地開展內(nèi)控活動，導(dǎo)致很多工作滯后甚至擱置。而ERP需要每個員工、每個部門都參與進來，互相協(xié)作、相互促進。二是ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)處理依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題，瞬間使企業(yè)陷入業(yè)務(wù)停滯、經(jīng)營癱瘓的狀態(tài)，而且工作人員長期依賴電子化信息，紙質(zhì)資料被忽略整理歸檔保存，將給企業(yè)帶來不可估量的損失。

（四）內(nèi)部監(jiān)督功能有待加強

首先，老板文化導(dǎo)致內(nèi)控監(jiān)督機制缺乏。內(nèi)部控制監(jiān)督主要是評估制度建設(shè)和實施兩個方面的有效性。很多中小房企組織架構(gòu)中也設(shè)置了相應(yīng)的監(jiān)督層次，但是沒有賦予實權(quán)，反饋機制和治理機制失效。其次，內(nèi)部審計部門監(jiān)管不力。不少中小房企也設(shè)置了內(nèi)部審計部門，但是卻設(shè)在財務(wù)部門之下，有些雖隸屬于監(jiān)事會，但是監(jiān)事會本身沒有監(jiān)督權(quán)限，相當于內(nèi)審直接對管理層負責，這大大影響了內(nèi)審部門的獨立性，并影響了其作用的發(fā)揮和功效的施展，難以對各項制度、執(zhí)行以及決策進行有限的監(jiān)督和評價。

三、ERP 環(huán)境下完善中小房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制的對策

（一）強化管理層對內(nèi)部控制認知，培養(yǎng)復(fù)合型人才

中小房企創(chuàng)始人要重視內(nèi)控建設(shè)，并將其作為戰(zhàn)略目標來實現(xiàn)；管理層作為內(nèi)控執(zhí)行人，需通過各種方式提升自身的綜合素質(zhì)。與此同時，企業(yè)還應(yīng)當組織全員培訓(xùn)ERP系統(tǒng)，從業(yè)務(wù)的發(fā)起到報表的輸出，各個關(guān)鍵節(jié)點都要有控制，正式操作前對相關(guān)崗位進行大量的演示培訓(xùn)和測試練習(xí)，同時制定相應(yīng)的獎懲措施，激勵員工積極參與。另外，企業(yè)要組織外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)，引入其他公司先進的管理理念，引入優(yōu)秀的復(fù)合型人才，淘汰在其位不謀其政的人員。

（二）重視風(fēng)險評估，完善內(nèi)控制度

中小房企還應(yīng)重視風(fēng)險評估，設(shè)立風(fēng)險管理委員會或具有同等職能的部門，招聘或任用有經(jīng)驗的專業(yè)人才，建設(shè)風(fēng)險管理制度，查找公司各業(yè)務(wù)板塊、各項經(jīng)濟活動中的風(fēng)險點、風(fēng)險等級、發(fā)生概率并出具針對性處置方案，盡量將風(fēng)險控制在不影響公司目標的范圍之內(nèi)。將風(fēng)險評估、控制納入ERP系統(tǒng)中，常規(guī)風(fēng)險（比如財務(wù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險）、異常風(fēng)險（平時不常見風(fēng)險，如員工突然死亡等）等不同情況設(shè)置不同的預(yù)警信號、等級、對應(yīng)審批人員等，幫助企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。

（三）部門相互協(xié)作，加強控制活動

中小房企對ERP運行要指派具備相應(yīng)能力的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護人員，安裝成熟的網(wǎng)絡(luò)安全軟件、多重防火墻，定期對系統(tǒng)進行檢測、漏洞掃描，保持機房的標準要求，每日對數(shù)據(jù)進行備份，操作留痕。重視人員權(quán)限管理，一方面ERP系統(tǒng)實行授權(quán)管理，對于數(shù)據(jù)的編輯、查詢、審核等權(quán)責進行有效控制；另一方面，每個部門的員工要重視本人賬號密碼的管理，定期修改密碼等，為企業(yè)的信息安全保駕護航。

（四）加強內(nèi)部監(jiān)督，內(nèi)外審計雙管齊下

在ERP環(huán)境下，中小房企的治理層應(yīng)積極發(fā)揮作用，制定可量化的、合理的指標，定期監(jiān)督和評價內(nèi)部控制的有效性，重視員工的意見和反饋，對問題和缺陷及時糾偏。另外，還要發(fā)揮內(nèi)審和外審的作用，及時發(fā)現(xiàn)存在的風(fēng)險，擬定專業(yè)有效的建議，以供管理層和治理層進行正確科學(xué)的決策。