如何做好國企辦公室秘書工作

文｜秦海旭

站在新的歷史起點，國有企業需要結合自身特征自覺踐行社會主義，為推動社會進步助力。在這樣的背景下，國企秘書同樣面對新挑戰，為了提升工作質量，將秘書紐帶作用積極發揮，秘書人員應與時俱進，不斷強化服務意識，結合企業現實需求，將自身職業能力提升，在本職崗位上大放光彩，保證有所作為。基于此，本文探討如何優質、高效完成秘書工作，以供借鑒和參考。

一、國企秘書工作特點

結合現實可知，國企辦公室秘書極為重要，涉及的工作內容全面，一位秘書負責多項工作比較常見，服務于多位領導，工作內容煩瑣、復雜，工作橫跨辦文、辦會等眾多領域，秘書工作不僅呈現全局性，同時還伴有綜合性、高頻性等特點。綜上可以看出，秘書人員修養要求以及標準較高，在實際工作中，秘書需要應對各類工作，既要具備統籌能力，又要隨機應變，發揮銜接、紐帶作用，成為領導的得力助手。研究發現，高站位寬視野至關重要，是國企秘書必備能力，“在狀態有激情”工作的同時，對自己高標準嚴要求，可以適應快節奏，敢創新有底線，助力各項工作的推進。基于此，針對秘書人員素質不過硬的困境，需要結合實際，綜合施策，促使人員素質提升，做好本職工作。

二、秘書工作中的問題

現實工作中，秘書工作問題主要體現在以下層面：第一，步子跟不緊。具體是跟不緊形勢發展，作為國企辦公室秘書，卻對政策極不敏感，對政策的認知比較片面，對形勢變化不敏感，對事物和政策的感悟，經常停留在表面，向下細分則看不清，經常處于云里霧里狀態。另外，步子跟不緊還體現在達不到領導要求，現實中很多業務工作，還只是依靠OA 系統和電子郵件等，按章辦事的僵硬感突出，沒有融入業務需求和情感，主動思考問題，導致秘書工作不到位。第二，基礎不扎實。這里指的基礎是指認知基礎，對規定、辦法等，理解不夠深入，知行難以合一，只是走馬觀花，不能有效指導秘書工作。

三、做好秘書工作的路徑

（一）認清秘書工作本質，提高秘書工作能力

秘書工作綜合性較強且本身煩瑣細膩，要求從事秘書工作的人員，必須擺正自己的心態，有一個積極樂觀的態度，同時要有良好素養作為保障，除此之外，還要具備過硬技能。一名優秀的秘書人員必須具備以下的專業技能，才能在今后的工作崗位上游刃有余。

較強的文字功底。無論在什么樣的企業中從事秘書工作，對于秘書人員來說，文章撰寫能力是基本能力，文字撰寫和處理在秘書工作中占據比例較大。想要出色完成領導交代任務，扎實的文字功底是可靠保障，現實工作中，不僅要對修辭和邏輯嚴格要求，還要掌握寫作要求以及公文寫作規律。在工作中，為了強化這方面的技能，需要加強寫作訓練，利用時間多熟練各類公文的特點，靈活運用表達技巧，不斷提高寫作水平。同時還要注意與時俱進，多學習黨的政策和留心社會的發展變化，加強培養凝練文字的綜合能力。

較好的組織能力。新時代對秘書人員有了更高的要求，現代的秘書人員，要求和標準不斷升級，涉及工作范圍廣，各項內容都要有涉獵，并不是單純守在辦公室，或者是整天伏案看文件，“文牘”型人才標準已經無法滿足現代秘書的崗位要求，在現代企業中，秘書需要有管理的天賦，懂得如何管理組織和人員，管理能力具備的人才，更加受企業的認可。基于此，秘書人員需要結合企業實際，提高自身的組織能力。擴展辦事的渠道，想方設法提高辦事的效率與水平，多參加實踐活動，不要一味地紙上談兵，尋找機會豐富閱歷和增長經驗。

靈敏的應變能力。要時刻注意事態的變化發展，對人或事都要保持冷靜和敏感，一定要客觀、全面地看待問題。當事態發展變化時，第一時間做出反應，權衡利弊，審時度勢，隨機應變。

廣泛的交際能力。當前社會，一個人的交際能力已經被看得越來越重要，社會交往已成為現如今社會各階層熱門活動。研究發現，這項能力也是秘書人員需要擅長的，對秘書工作高質量開展尤為重要。主要體現在以下層面：首先，交際能力的增強，可以幫助秘書人員開闊視野，增長知識。面對社會上各種復雜的群體，可以做到博采眾長，從而豐富自己。有了良好的知識積累和豐富的生活閱歷，才能夠形成智慧，更好發揮參謀助手作用。其次，面對復雜的社交圈，交際是辦事的手段。秘書人員工作特殊，想要辦理公務，必然要與各類人打交道，如果想要公事公辦，那必須經過層層環節，花費一定的時間才能達成。但通過交際可以改善困境，幫助選取捷徑，從源頭將辦事的阻力減小，克服障礙，從而提高辦事效率。

（二）強化六種意識，發揮秘書主觀能動性

新時期，作為國企秘書，意識的強化至關重要，需要積極應對新形勢，在工作中，帶頭學習好黨的會議精神，為了體現秘書工作價值，應該牢固樹立“六種意識”，不斷提高工作水平。

一是學習意識。在當今社會，事物更新較快，始終處于變化發展中，新問題新事物應接不暇。作為秘書工作人員，危機感應該時刻保留，防范自己本領不夠，堅持一種時不我待的精神，想方設法增強本領，在實際工作中，廣泛涉獵地學，力求成為綜合型人才。

二是服務意識。現實工作中，秘書職責主要集中在服務上，實踐表明，只有服務意識強化，才能做出優異成績，不僅貼合領導需求，也能讓群眾滿意。具體措施是：首先，主動適應各種變化，做好全方位服務保障，不斷拓寬服務領域，結合現實需求，增加技能，提高服務質量。其次，正確處理好關系，強化服務效果，避免矛盾的發生，做好服務領導、服務基層、服務群眾的統籌工作。需要注意的是，三者相互聯系，實際工作上不可偏廢。

三是責任意識。作為國企秘書，需要發揮平衡左右作用，在組織中承上啟下，扮演好溝通內外的角色，明確自身責任，在各種組織活動中輔助領導發揮作用。這里需要強調的是，參謀輔助是秘書工作的一項基本內容，秘書在參展過程中，作為決策輔助人員，應做到以下三點，以確保輔助作用的正常發揮和決策程序的合理運行。第一，擺正“輔助”的位置。第二，遵循科學的決策程序。第三，在輔助決策的過程中注意做好機要保密工作。無論哪項工作，在執行之前，都要先向領導審批，切勿擅自決定。基于這樣的前提，秘書人員要提醒自己，增強責任意識，從嚴要求、從優服務，只有這樣，才能確保工作順暢，發揮秘書輔助職能。

四是奉獻意識。秘書工作比較繁重，屬于“重、苦、雜、難”，尤其是國企秘書，加班加點早已成為常態。面對這樣的情況，一種平靜的心態比任何技能都更重要，與此同時，牢固樹立奉獻精神，正確認識苦與樂，對工作抱有陽光的心態，科學看待得與失的關系，將無私奉獻、愛崗敬業作為基本點，在此基礎上開展工作，在奉獻中實現自我價值。

五是紀律意識。秘書不僅代表的是自己，更是企業以及領導的形象，在任何的組織中，作為秘書人員，都應端正個人作風，這是秘書基本素養，不容忽視。在工作中，應該自覺嚴格地遵守條例和各項制度，強化自身紀律意識。在現實工作中，秘書人員要認識到將紀律作為準繩的可靠性，始終做到知敬畏，習慣在受監督的工作環境中，出色完成各項任務。

六是保密意識。保密意識同樣是秘書要具備的，秘書人員熟悉并且了解領導的思想，作為相對信任的人，平時會接手一些重要文件，也有很多機會參與重要會議。所以做好保密工作，對秘書人員來說非常關鍵，要做到守口如瓶，無論別人如何誘導，也要做到滴水不漏。無論對待何人、何事，都要按程序辦事，不該聽的絕對不聽，自覺養成守信習慣，只有這樣，才能獲得領導信任。

通過研究發現，秘書還是領導決策的參與者與具體執行者，在企業管理中秘書的作用巨大，是指揮員和協調員。各項工作的開展，都需要秘書從中周旋，為了保證工作質量，讓工作少走彎路，秘書正確的定位十分關鍵。在具體工作中，想要帶動工作效率，秘書要率先行動，在領略領導意圖的同時，做方針政策的踐行者。但需要強調的是，秘書工作不可一意孤行，在面對事務時，秘書又要靜下心來，做一名觀察者和思考者。秘書是特殊的職業，對能力、素養要求嚴格，技能上不僅要求完整并熟練地運用各式文體、辦公軟件，還要有敢于應對挑戰的勇氣。作為秘書，想要當好新時期國有企業領導的助手，需要不斷自我激勵，為未來有可能面對的各種難題和困境做好準備。所以，作為一名秘書人員需要具備智慧的頭腦，敏捷的思維，要敢于表達自己的想法，不要一味唯唯諾諾地躲在領導的背后，對領導的命令言聽計從，當自己的思想與領導的想法發生撞擊的時候，才是秘書的價值所在。

現代秘書在國有企業科學決策階段的輔助作用是十分重要的，絕對不能輕視。在秘書職業逐步規范化、社會化的今天，作為國企辦公室秘書，應提升綜合素質修養，在此基礎上，提高秘書服務水平，確保秘書工作高規格完成，發揮秘書強大輔助作用，為企業發展和領導決策助力，將秘書工作推向全新的高度。