信息化視角下創(chuàng)新檔案管理工作的路徑

江歆

摘要：現(xiàn)階段，時(shí)代的發(fā)展提高了科學(xué)技術(shù)的水平，為我國各行各業(yè)注入了發(fā)展活力，也為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，能夠有效提高管理效率，保障管理工作的質(zhì)量。就目前情況而言，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化建設(shè)的需要，因此必須在信息化視角之下進(jìn)行創(chuàng)新，注入新的理念，使檔案管理工作能夠順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;工作創(chuàng)新

前言：

在現(xiàn)代化視角下，信息化建設(shè)是檔案管理工作未來的主要發(fā)展方向，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢的一種途徑。檔案管理工作的信息化建設(shè)能夠提高對于檔案資料的內(nèi)部管理年限，還能夠更好地融合共享檔案資源。可見，在時(shí)代的快速發(fā)展之下，檔案管理工作的信息化建設(shè)對于系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和檔案的管理非常重要，對管理工作的效率和水平起著重要影響。但是，在目前信息化建設(shè)的過程中仍然存在一些問題，形成了阻礙，必須采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）提升管理效率

在傳統(tǒng)管理檔案的方式選擇上，通常會(huì)采用人工管理的方式。如果相關(guān)的檔案人員需要查詢自身的檔案信息時(shí)，只能通過檔案室進(jìn)行申請和查詢。對于一些需要經(jīng)常出差的人員來說，這種管理方式就會(huì)造成一定的麻煩，甚至還會(huì)因此而延誤工作。而將檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)之后，就能夠很好地突破當(dāng)前的困境，檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問，不受空間限制。需要查詢檔案信息的工作人員可以在線申請讀取檔案信息，經(jīng)主管批準(zhǔn)后，信息庫就可以將批準(zhǔn)信息直接傳遞給相關(guān)檔案管理部門。管理部門的工作人員確認(rèn)收到批準(zhǔn)之后，就可以將對方所需要的信息發(fā)送至指定的郵箱，對方就可以根據(jù)自身需要進(jìn)行使用。通過這種方式能夠有效提高檔案管理的效率和，減少了不必要的環(huán)節(jié)和麻煩，提高了相應(yīng)的服務(wù)水平。

（二）避免資料丟失

在使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式時(shí)，如果檔案管理部門需要搬遷，那么檔案資料的安全就會(huì)受到影響。在搬遷之后，假如檔案資料的放置沒有遵循原有的位置順序的話，就會(huì)增加后續(xù)查詢管理工作的難度，甚至?xí)?dǎo)致資料信息丟失的情況，造成非常嚴(yán)重的后果。而在實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)之后，除了可以有效確保錄入檔案信息的真實(shí)可靠，還能夠在最大程度上避免由于管理不善導(dǎo)致資料丟失的情況。但是在此過程中需要注意，檔案的信息化建設(shè)過程中需要有效確保網(wǎng)絡(luò)安全，設(shè)置安全系數(shù)較高的防火墻來避免黑客的惡意攻擊確保檔案信息資源的安全穩(wěn)定，推動(dòng)檔案管理工作的順利展開。如果系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，利用信息化技術(shù)也能夠及時(shí)修復(fù)，減少不必要的損失。

二、檔案管理信息化建設(shè)的問題

（一）工作機(jī)制不健全

檔案管理工作并不能僅僅依靠一個(gè)部門來完成，而是需要部門之間的協(xié)作，構(gòu)建出完整的管理體系，有效促進(jìn)檔案信息的資源共享。但就傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作機(jī)制來說，作為長期以來的穩(wěn)定管理方式，紙質(zhì)管理工作的影響較大，且難以在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，各部門合作不善的問題依然存在。例如，在管理重要的檔案信息時(shí)，紙質(zhì)管理仍然是首要的方式，而沒有充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。部分檔案管理工作人員的信息化能力不強(qiáng)，沒有掌握相應(yīng)的工作方法，無法利用互聯(lián)網(wǎng)來將檔案數(shù)據(jù)信息化，檔案數(shù)據(jù)的收集、提取、傳遞和管理速度都受到了影響，無法在最大程度上發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用。就目前情況而言，地方檔案館、各級單位沒有提高主動(dòng)參與檔案信息化建設(shè)工作的意識，在檔案管理方面沒有健全相應(yīng)的工作機(jī)制，檔案信息難以實(shí)現(xiàn)多方位的資源共享，這就導(dǎo)致了基層單位無法及時(shí)接收到最新的數(shù)據(jù)信息，對檔案管理工作造成了一定影響。

（二）軟硬件設(shè)施不夠完善

檔案管理工作本身具備一定的特殊性，在開展相關(guān)工作時(shí)需要有強(qiáng)大的硬件和軟件設(shè)施作為支撐，做好相應(yīng)的基礎(chǔ)性工作才能夠提高管理效率。但就目前情況來看，檔案管理信息化建設(shè)過程中，軟硬件設(shè)施仍不完善。第一，現(xiàn)有的硬件設(shè)施條件無法支撐信息化管理的需要[1]。部分檔案管理部門的技術(shù)水平不高，資金不充足，在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的影響下，各種設(shè)備都不完善，例如掃描設(shè)備、專業(yè)的處理計(jì)算機(jī)等。紙質(zhì)檔案在長期的保存之下會(huì)出現(xiàn)破損情況，有些年代久遠(yuǎn)的檔案會(huì)出現(xiàn)文字模糊失真的情況，由于缺少必要的設(shè)備，就難以將其轉(zhuǎn)為信息化檔案，不利于檔案信息的保護(hù)和管理。第二，基層部門與上級部門使用的檔案管理軟件之間存在差異，導(dǎo)致兼容性差。基層檔案管理相對來說并不嚴(yán)格，沒有形成相應(yīng)的完善的管理制度，在管理方法和標(biāo)準(zhǔn)上也沒有進(jìn)行嚴(yán)格要求，因此就導(dǎo)致了管理軟件的使用隨意，對管理工作造成了阻礙。

（三）缺乏專業(yè)人才

除了缺乏健全的工作機(jī)制和軟硬件設(shè)施不完善以外，人才的缺乏和流失也是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的重要原因。就目前情況而言，在檔案管理工作方面，專業(yè)的人才十分有限，能夠直接投入到管理工作中的人員非常少，具備豐富管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才更是難以挖掘。一方面，各單位和檔案管理機(jī)構(gòu)沒有意識到人員培訓(xùn)的重要性，在日常工作中缺乏對教育培訓(xùn)活動(dòng)的組織，導(dǎo)致工作人員只能夠掌握紙質(zhì)檔案的管理方法，信息化水平低，難以利用信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理。另一方面，上級單位也沒有為基層單位配備人才資源，專業(yè)人才的支持不到位，檔案的收集、處理、整理和共享都缺乏人才資源。在這樣的情況下，基層單位只能依靠其他崗位人員或兼職人員來完成檔案管理的工作，因這些人員并不具備專業(yè)性，所以會(huì)對檔案管理工作的效率和水平造成一定的影響。

三、檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）樹立全新的管理理念

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來的技術(shù)支持，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。在這樣的背景之下，檔案管理的信息化建設(shè)是必然的趨勢，必須有效提高管理意識，樹立全新的管理理念，利用創(chuàng)新思維解決問題。首先，要樹立信息化管理理念。在檔案管理工作的不斷改革之下，對于社會(huì)產(chǎn)生的作用越來越大，影響也越來越廣闊[2]。檔案數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)日益增加的趨勢，迫切需要高效率的管理方式。因此，必須樹立先進(jìn)的信息化管理理念，利用先進(jìn)的信息技術(shù)全面提升檔案管理的效率和水平。在紙質(zhì)管理方法的基礎(chǔ)之上，努力實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，促進(jìn)管理方式的轉(zhuǎn)型[3]。其次，要重視先進(jìn)管理技術(shù)的作用。在時(shí)代的快速發(fā)展之下，各種先進(jìn)技術(shù)層出不窮。檔案管理工作必須重視先進(jìn)技術(shù)的作用，利用技術(shù)的功能和優(yōu)勢來實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化、信息化、數(shù)字化，有效提升檔案管理工作的效率。最后，要樹立安全管理的理念。管理人員必須樹立安全管理的理念，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化對檔案的保護(hù)力度，在信息化建設(shè)的框架內(nèi)制定安全風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)案，并針對信息化建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的安全問題進(jìn)行分析，制定相應(yīng)的解決措施。除此之外，相關(guān)單位還要結(jié)合國家指導(dǎo)方針的發(fā)展變化，合理完善管理制度和政策，大力加強(qiáng)管理安全工作的宣傳，在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上推動(dòng)信息化建設(shè)。

（二）健全管理體系

檔案管理的信息化建設(shè)過程中，最主要的內(nèi)容就是促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享和流動(dòng)，在最大程度上發(fā)揮出共享資源的價(jià)值。在這樣的要求之下，紙質(zhì)管理方式無法再繼續(xù)滿足管理需要，必須進(jìn)行改變。因此，在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，必須要健全管理體系[4]。各部門之間要形成跨部門合作機(jī)制，形成相互交流溝通的有效途徑，確保檔案數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)共享。完善檔案管理服務(wù)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，加強(qiáng)各級檔案管理部門之間的聯(lián)系，針對在信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行協(xié)商，采取合理的措施進(jìn)行解決，減少對管理工作的影響。在檔案的歸檔工作上，要設(shè)立專門的崗位，由專職檔案員進(jìn)行負(fù)責(zé)，確保檔案的收集、封存和管理都能夠落實(shí)到位，且能夠找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，并且要嚴(yán)格對待檔案移交環(huán)節(jié)，及時(shí)移交檔案，減少在此過程中發(fā)生問題的概率。上級檔案部門要提高對檔案管理工作的監(jiān)督力度，針對管理工作的推進(jìn)情況進(jìn)行定期抽查，確保管理質(zhì)量符合要求。除此之外，相關(guān)單位和檔案管理部門還要定期展開對管理人員的培訓(xùn)，從檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有針對性地培訓(xùn)，提高管理人員的能力，促進(jìn)管理工作質(zhì)量的提升，為信息化建設(shè)做好鋪墊。

（三）建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍

檔案管理工作的周期較長，且專業(yè)性強(qiáng)，必須由專業(yè)人員來完成[5]。因此，想要推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)就必須專業(yè)的人才隊(duì)伍，保障管理工作的信息化進(jìn)程。首先，要針對工作人員展開相應(yīng)的培訓(xùn)，提高專業(yè)化能力。檔案管理的信息化建設(shè)過程除了需要硬件設(shè)施以外，還需要有專業(yè)的人才隊(duì)伍來作為支撐。為了確保工作人員能夠具備高水平的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識，就需要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)力度，通過定期展開培訓(xùn)會(huì)等方式來提高管理人員對信息化建設(shè)的重視程度，使其充分掌握信息化管理方法，提高技術(shù)水平，熟悉紙質(zhì)檔案的電子化過程，以及相應(yīng)的提取、校對等內(nèi)容。另外，還要將責(zé)任落實(shí)到具體的人員身上，充分發(fā)揮管理制度的作用，進(jìn)一步提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平。其次，需要針對檔案管理工作引入高素質(zhì)的專業(yè)人才。為了提高檔案管理信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量，就需要將專業(yè)人才引進(jìn)檔案管理領(lǐng)域，著眼于檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展需要，為各個(gè)環(huán)節(jié)配備相應(yīng)的專業(yè)人員，重視檔案管理機(jī)構(gòu)的高層次專業(yè)技術(shù)人才，深入基層宣傳推廣檔案管理信息技術(shù)，幫助基層解決管理問題。最后，相關(guān)單位要提高對管理人員綜合素質(zhì)的重視程度。檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平在一定程度上影響著信息化建設(shè)的過程，提高管理人員思想意識能夠促進(jìn)他們更好地學(xué)習(xí)管理知識和技術(shù)，提高專業(yè)化水平，在國家有關(guān)制度的規(guī)范下推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

結(jié)論：通過文章的分析和研究可以得知，檔案管理的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，因此必須注入新的理念，使檔案管理工作能夠順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。基于此，本文分析了檔案管理信息化建設(shè)和意義以及在此過程中遇到的問題，并提出了幾點(diǎn)建議：樹立全新的管理理念、健全管理體系以及建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍。通過實(shí)施以上措施能夠有效推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的腳步，對于我國檔案管理工作具有重要意義。

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