淺談普通高校招生工作信息化

熊佳俊

（湖南大學 湖南·長沙 410082）

早在20世紀70年代麻省理工學院就首先提出E-campus的計劃[1]，在我國2019年教育部關于印發《教育信息化2.0行動計劃》的通知中也明確提出，“到2022年基本實現‘三全兩高一大’的發展目標，即教學應用覆蓋全體教師、學習應用覆蓋全體適齡學生、數字校園建設覆蓋全體學校，信息化應用水平和師生信息素養普遍提高，建成‘互聯網+教育’大平臺，推動從教育專用資源向教育大資源轉變、從提升師生信息技術應用能力向全面提升其信息素養轉變、從融合應用向創新發展轉變，努力構建‘互聯網+’條件下的人才培養新模式、發展基于互聯網的教育服務新模式、探索信息時代教育治理新模式。”[2]21世紀以來我國高等教育事業改革不斷深入，各高校招生規模及類型也隨之擴大，大量的數據采集、統計、處理、分析及研判等實際需求也反逼各高校加快招生工作信息化。加上突發的公共衛生事件、各省陸續開展的高考改革等因素影響，如何合理有效地利用計算機大數據技術及新媒體手段加強日常招生考試管理及招生宣傳工作已成為各高校必須進行研究的課題。

1 招生工作信息化面臨的問題

1.1 數據利用不夠充分，數據交互屏障重重

2000年起，教育部在全國高校招生工作中推行網上錄取工作。至2003年，全國普通高校招生全部實現網上錄取。網上錄取工作雖已實行近20年，但各高校從“院校子系統”所獲取的數據少說也有幾十項數據文件，通過各高校自主處理才能勉強獲取考生的一些基本信息，同時還存在不同省份字段不統一、數據文件不完整、數據量龐大等各種問題。高校費了九牛二虎之力也僅能通過公式算出一些“第一志愿報考率”“第一志愿錄取率”“調劑率”等基本數據，而由于字段的不統一還極容易出現偏差。想要將這些數據與招生專業設置、招生計劃動態調整、各專業就業率等進行交叉分析更是難上加難。

高校的招生人數、專業設置、生源人數、學生成績等招生數據構成數據子集，這些數據子集來源不同，數據口徑不一，模態千差萬別，形成了海量異構數據。[3]招生工作涉及的數據并不是扁平的，而是立體多維的，錄取的每一位考生都帶著身份、家庭、行為等多維度信息，每一個維度又包含了不計其數的具體信息。招生部門是高校學生信息采集的源頭，學校各部門、工作各環節的信息資源溝通成為又一大難題，各部門需要的數據往往需要通過若干個表格進行轉換，才能進行傳遞和流轉。招生信息化無意中形成“信息孤島”，同時加重了工作人員的負擔，如何破除各類屏障實現信息順暢的流動，是做好招生工作信息化的關鍵一環。

1.2 個性化處理較煩瑣，精準信息服務困難

招生工作涉及的信息化處理大多為招生考試、錄取、宣傳等其他日常工作產生的各類數據，主要以數字、文字和圖像為主。原始數據采集的工作量極大，例如招生考試中涉及報名信息、初審信息、考場信息、各類名單等，動輒成百上千，同時須保證數據的準確性和規范性。原始數據的采集仍然以人工錄入核對為主，除紙質材料外多以EXCEL文件為載體，要想從中選取某個地區或者某個高中的數據僅能通過較低級的表格排序及篩選進行，而往往在實際工作中，單個EXCEL表格并不能提供一項工作內容所需的全部信息，跨表格進行排序、篩選、粘貼、核對為招生工作帶來不小的麻煩。

在招生宣傳工作中，無論是對于高校精準把控優質生源信息的還是社會對于深入了解高校和專業的需求，都需要大量的數據支持。雖然在突發公共衛生事件的推動下，各高校已非常重視此類數據的挖掘、整理及分析，但此類數據在利用的過程中暴露出各種問題。例如，高校如需統計匯總全國各省優質生源高中相關信息就必須整理出考生信息、考生分數、生源省份、生源高中、高中信息等若干關鍵字段，而這些字段往往不存在于一個EXCEL文件當中，反復的篩選、匯總和比對讓招生人員苦不堪言。切換到考生及家長的角度亦是如此，高校統計的對于各省份各專業的歷年錄取分數、各專業的學科實力、歷年的升學及就業情況等重要數據都沒有可以方便快捷且直觀地傳遞到考生及家長的信息途徑。

1.3 招生隊伍專業化難，人力物力難以保障

教育部曾發文對高校輔導員職業化、專業化、專家化作出明確要求，這也同樣適用于招生部門。招生部門雖為學校行政教輔崗位，但其與高校就業部門同守兩扇門，即“人才入口”與“人才出口”，對于高校采光剖璞和學生擇良而棲發揮著不可替代的作用。招生工作有著社會性、穩定性、專業性、長期性等特征，一位行政人員從接觸到熟悉招生全流程工作往往需要一到兩年時間，要做到心中有譜且“承上啟下”更是需要大量的實踐和積累。如果這一崗位的流動性和臨時性過高則高校的招生工作難免出現紕漏，而需長期推動的工作也難以往前。

除了人以外，招生工作需用到的物也是底層地基，就拿招生工作信息化這一項來說，一個完善的信息管理系統不可或缺。在大數據時代背景下，招生信息化在公共衛生事件的催化下迅猛發展，各類科技公司及自媒體如雨后春筍，令各高校有喜有憂。一方面各類乙方為高校提供了五花八門的解決方案，招生系統、錄取系統、考試系統層出不窮，另一方面難以有一個完備的方案能一站式滿足高校的所有需求，而各高校原有的系統在新形勢下已難以適應招生工作的開展。因此，建立一套符合高校自身實際同時可以與各類全國高校招生錄取、考試系統、網站無縫銜接；能夠實現招生考試各項功能又能與校內一網通辦進行數據流轉并進行各類數據統計、匯總及分析的高校招生信息管理系統是高校的迫切需要。

2 招生工作信息化工作的建議

2.1 加強數據挖掘，構建“招生記憶”

對于招生相關數據的深入挖掘，為的是建立一種“招生記憶”，相信從事招生工作的同仁在自己的電腦里或者外接設備中都有一個巨大的數據庫，里面存儲了歷年的招生工作相關數據。較其他崗位工作數據不同的是，不論這些數據的年份有多么久遠，這些數據往往在日常工作中都會被重新翻出來進行參考，這也體現了招生工作的延續性。然而面對這么龐大的數據庫，我們應該做的就是“挖掘”。

首先，從目前的數據采集工作看來，高校招生工作數據大多是橫向的信息收集，縱向上的數據挖掘還有所欠缺。高校從全國統一的平臺上獲取數據后基本只做片面的數據分析，而沒有本著“以生為本”的原則就考生本身的特征進行挖掘。例如，不同地域、不同招生類別的考生所具備的不同家庭背景、志愿構成、考生特征、就業觀念、升學期望等，這些對于高校招生專業設置、在不同省份投放不同專業的招生計劃及提升生源質量都有不可忽視的作用。

其次，想要達到預設的招生目標，鑒于多種招生類別和考核形勢，招生工作人員務必做好大量的準備工作，提前做好規劃，而規劃的依據就是招生部門在工作中搜集的各類數據。例如，每一年高校在編制分省分專業計劃的時候勢必會將往年的計劃編制情況拿出來進行參考，“記憶”便在此重現。一般來說，高校在編制招生計劃時，除了要考慮國家政策及文件要求，更要考慮前一年的招生情況，不斷將去年的招生結果進行分析，除了各個省份不同的經濟發展水平還有考生專業偏好，錄取考生就業前景等各類因素進行綜合考慮。而高校的人才培養包括招生—培養—就業三個環節，就業市場數據的變化往往預示著社會對人才需求的變化，高校招生專業及計劃的具體設置則需要通過研究就業數據進行優化，通過數據挖掘，高校可以更高效、更科學、更精準地進行計劃投放，從而獲得更優質的目標生源。

2.2 優化信息管理，服務精準招生

很多高校在數據的存儲和管理上過于人工化、本地化，缺少智能化、信息化，相關數據及信息都存儲于本地文件而不在云端，無法做到隨用隨取。特別對于招生宣傳工作來說，能夠隨時隨地獲取特定地域、高中、年份、類別的考生信息等招生數據無疑為加強宣傳效果進行賦能。

首先，原始數據采集后需進行核對、分類、關聯并匯總，原本扁平的數據表應根據預設的具體工作需要進行劃分和切割，將大而全的數據進行模塊化。例如，根據日常工作較頻繁涉及到的生源地、計劃類別、錄取專業、考生特征等字段，進行預處理，將龐大的數據庫分割成含有若干字段的小型數據表。而建有招生管理系統的高校則應將數據所含字段與本校系統內字段一一對應，方便隨時從數據庫中調取。

其次，著眼于考生個性化報考需求，高校可利用數據挖掘的結果對目標人群及目標內容進行精準管理。通過高校招生宣傳信息化及大數據的廣泛應用，高校可以更加精準地通過官方網站、微信公眾號、報考指南、新媒體等途徑進行數據傳輸。對于考生及家長關注度高的內容進行重點優化及完善，對于關注度相對較低的內容進行創新和提升，而對于受眾迫于了解而高校缺少的內容進行及時補充和更新。

2.3 提升隊伍水平，建全招生系統

招生工作的延續性、科學性、嚴謹性決定了從事招生工作需要具備較高的專業素養和業務能力，隊伍建設從一定程度上決定了招生工作是否能夠安置按量完成。而硬件建設和人才建設一樣是做好招生工作信息化的決定性因素，高校能否按照自身實際需求建設一個全覆蓋的招生管理系統是決定招生工作信息化的成敗之關鍵。

首先，隊伍建設是重中之重，一個勇于挑戰，善于學習的招生工作隊伍是做好招生工作信息化的基本條件，如果畏于新設備、新技術，信息化的進程將無法推進。高校要建立和招生工作信息化相關的培訓、考核和管理制度，堅持用專業的人做專業的事，保證招生工作隊伍的職業化、專業化和專家化。

其次，做好本校招生管理系統建設和開發。猶如世界上沒有兩片一模一樣的葉子，各高校招生工作的實際也不盡相同，盡管市面上同類型的管理系統層出不窮，唯有貼合高校招生實際才能最大程度實現招生工作信息化。一是要貼合高校實際招生工作需求，分析數據結構，設計萬能導入模板，目標是為了簡化繁雜的人工數據處理。將不同平臺、系統的數據簡單化、一致化才能破除數據流轉之屏障，做到數據模塊化、條目化才能服務于精準招生之目標。二是要符合國家及高校的招生政策及文件要求，全流程、全方位服務于高校招生工作。將系統劃分為業務板塊和數據板塊，既能實現新形勢下高校招生考試需求又具備高效的數據分析能力，通過各類招生模型為招生專業設置、招生計劃調整乃至于招生政策制定服務。

3 總結

在當前，高校的招生工作信息化還存在許多方面的問題，如何破除數據壁壘，開展精準信息服務以及建立健全招生信息化工作體系值得我們繼續研究，高校應繼續探索招生工作信息化模式，積極推進招生信息管理系統建設，提高信息化水平，進而實現高校招生工作信息化全覆蓋。