交通工程檔案管理的優化策略探析

金錚

摘 要：檔案管理近年來受到社會越來越多的關注。特別是隨著信息技術水平的不斷提升，檔案管理的手段和方式更加便捷、更加高效。交通工程檔案是記錄交通工程全過程的信息資源，對交通工程的建設管理和事業發展具有重要意義。目前在交通工程檔案在管理意識、管理制度、管理流程和管理隊伍方面仍存在一些問題，本文就這些問題有針對性地提出了優化策略，以期為交通工程檔案管理水平的提升提供參考路徑。

關鍵詞：交通工程；檔案管理；優化策略

檔案是人們在各項社會活動中直接行程的各種形式的具有保存價值的原始記錄。各行各業在長期的歷史發展中都會留有各種形式的檔案作為原始資料留存，方便日后進行查閱。交通工程信息資源是我國社會資源極其重要的組成部分，交通工程檔案的妥善保存對我國經濟社會的可持續健康穩定發展起著重要作用。[1]隨著我國國力不斷發展壯大，交通工程建設的體量也在不斷增大，檔案產生速度快、數量大，但管理水平卻跟不上，影響了交通工程建設的長遠發展和交通管理狀況的改造提升。因此，對交通工程檔案管理存在的問題進行深入研究，并針對問題探索解決路徑，是具有現實意義的。

1 交通工程檔案管理的重要性認識

1.1 有利于交通工程檔案事業的長遠發展

交通工程檔案可以幫助工作人員了解交通工程從計劃、建設，到最后竣工的全部情況，可以對交通工程在項目進行的過程中出現的問題給予及時的材料支撐。優化交通工程的檔案管理流程，提升檔案管理效率和利用率，對交通工程檔案事業的長遠發展能夠起到重要作用。

1.2 有利于促進交通工程的建設管理

交通工程是我國綜合國力水平的標志之一。在2015年，國家發改委就提出了“中國交通2050”戰略；在2018年，根據《交通基礎設施重大工程建設三年行動計劃》全國交通重大工程項目總投資達到了1.3萬億元[2]，由此可見國家對交通工程的重視程度。交通工程檔案是交通工程建設的組成部分之一，也是重點要維護的環節。做好交通工程檔案的整理和保存為加強交通工程建設管理提供了重要依據。[1]

2 交通工程檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理意識薄弱

檔案一直是各單位的薄弱項目。很多交通單位組織的負責人都沒有把檔案工作作為一項重點工作來抓。領導者對檔案管理意識的薄弱，就容易影響到整個單位組織，使得大部分人都認為檔案就是簡單的存檔，長期保存就可以了，所以對檔案工作投入的人力物力財力都不充足，導致檔案工作在管理上出現混亂，檔案管理水平與檔案工作目標相距甚遠。然而，事實上，檔案管理是一門科學，并不是如此簡單。

2.2 檔案管理制度不健全

對檔案管理的重視程度不夠也在一定程度上影響了檔案制度的建設。交通工程檔案應該包括從項目建設開始到結束，整個過程中形成的檔案文件，并對這些檔案文件進行分類、整理、歸檔，為以后的工程建設提供參考。檔案的類別包括管理文件、施工文件、竣工文件等等。[3]這些檔案的整理應該有一整套制度規范來支撐，但就目前的情況看，很多交通工程的檔案由于制度建設的不完善，導致各個部門的歸檔要求不統一，管理辦法不統一，歸檔方法不統一，使得整個工程項目的檔案管理出現混亂。

2.3 檔案管理流程不規范

交通工程檔案應在每個建設環節都要進行相應檔案的整理歸檔，由于制度的不健全導致操作人員歸檔流程的不規范。比如，有的人員在操作施工時不能及時將原始記錄填入檔案表格中，而是先記載個人的記事本上，然后再謄抄在檔案表格中，這就造成工程檔案與工程建設不同步的問題，很容易會有漏填漏報的情況發生，同時也降低了歸檔效率。

2.4 檔案管理人員不專業

交通工程的檔案管理人員大部分有從事工程項目的專業背景，但鮮少有系統學習過檔案管理專業知識的人員。這樣就導致工程項目的檔案管理水平不高，檔案信息化建設水平不高，再加上缺少相應的培訓和學習，導致檔案管理長期處于低效率階段，不利于交通工程檔案的長遠發展。

3 交通工程檔案管理的優化策略探析

3.1 加強檔案管理宣傳力度，樹立檔案意識

要加強對交通工程檔案管理的宣傳力度，使人們改變對檔案管理重要性的認識，樹立檔案意識。交通工程檔案是眾多檔案類別中的一種，許多人都不了解其包含的具體內容，不知道到底有哪些內容是需要歸檔的。這就要求檔案宣傳員通過網絡、新媒體、社交平臺等途徑對交通工程檔案的相關內容進行宣講，讓更多的人了解交通工程檔案，建立隨時、及時歸檔的習慣。

3.2 健全檔案管理制度體系，明確管理責任

加強對交通工程檔案管理制度的改進、更新、完善，保證檔案管理制度的嚴格和明確，讓工作人員在施工中有效歸檔、高效歸檔。首先，要制定需要歸檔檔案的類別、內容，并制定好規范和歸檔操作流程，使檔案管理能夠做到科學化、制度化、規范化，使工作人員在歸檔中能夠有政策制度作為依據。其次，要明確管理責任，建立管理責任制度。工程的管理、施工等各個環節都由專人負責整理檔案文件，并按照統一規定規范化管理，比如，文字、格式都要統一，歸檔類別也要統一等。對特殊的交通工程檔案要進行特殊處理，保持檔案的原始記錄性。最后，要統一各部門的歸檔要求，將制度建設體系化，從而促進交通工程各項工作的有序開展。

3.3 搭建電子信息管理平臺，規范流程控制

在信息技術愈加成熟發到的今天，將其運用到交通工程檔案管理之中，能夠進一步提升檔案管理的水平和效率。首先，要加強對于數字化檔案的建設，按照《紙質檔案數字化規范》的要求，加快紙質檔案轉化為數字檔案的速度。其次，要建立交通工程檔案的電子信息管理平臺，將所有與交通工程有關的檔案信息進行分類處理，并與同一地域下或同類別下的其他交通工程項目的電子信息管理平臺相關聯，組成交通工程檔案聯盟，從而加快交通工程檔案的流動，加強檔案的利用效率。

3.4 提升檔案管理人員素質，加強隊伍建設

首先，可以聘請既有交通工程專業背景又有檔案管理專業背景的人員作為檔案的負責人，使的檔案管理思路清晰，歸檔明確。其次，可以加強對現有檔案管理人員的培訓，從政治上、制度上、技術上對他們進行教學，使他們能夠更快上手檔案管理事務，做好該項工作。最后，要通過一些考核制度和激勵制度，對檔案管理人員進行評價，激發他們努力學習，勇于作為，并在工作中摸索交通工程檔案的特性，總結工作方法，創新工作形式，提升工作效率。

4 結束語

綜上所述，交通工程檔案記錄的完整性、真實性、準確性對交通工程檔案事業發展和交通工程的建設管理水平都有重要的促進作用。交通工程檔案能夠真實反映出工程項目開展的狀態和結果，有助于工程項目的備查，也有助于后續工作人員查閱、參考和借鑒。因此，在交通工程檔案管理過程中要堅持檔案管理的制度規范和流程控制，要在檔案管理人員和工程項目人員中樹立檔案意識，確保檔案齊全、有效。此外，還要進一步加強交通工程檔案的信息化建設，提升檔案的利用效率，更好地發揮交通工程檔案在建設管理中的重要作用。

參考文獻

[1]陳彤霞.淺議提高交通工程檔案管理水平的策略研究[J].福建建材，2018（01）：113-114+108.

[2]2018年全國交通重大工程項目（80項）清單，總投資約1.3萬億元！[EB/OL].（2018-01-09）.

https：//news.lmjx.net/2018/201801/2018010916501175.shtml.

[3]陳錦清.交通工程檔案管理中存在的問題與解決辦法[J].福建交通科技，2016（05）：118-119.