信息化背景下高校檔案工作轉型發展的路徑

李桂虹

（天津中德應用技術大學，天津300350）

高校檔案是高校師資建設、教育教學、科學研究、黨政管理及其他基礎建設等活動所積累的、具有保存價值的文檔、圖片、影像等資料的匯集，是各高校發展的歷史記錄和憑證，是高校管理的重要信息資源，高校教學、科研、社會服務等活動有賴于檔案工作為基礎和后盾。“就工作性質來說，高校檔案管理是獨立、專門的業務工作?！盵1]因此，檔案管理是高校管理的重要組成部分。當今，信息技術高速發展，其對社會的沖擊和改造是全方位的，引發了社會整體性變革。在社會各行各業信息化水平都在推進和提升的背景下，信息化也成為高校檔案工作的趨勢和重要發展方向。信息化意味著新技術、新思維、新方法的引入和運用，也意味著傳統的高校檔案工作在功能定位、作用發揮方面會發生很大改變。如何適應信息化帶來的變化，迎接信息化的挑戰，滿足高校發展的要求，是高校檔案工作轉型所面臨并亟需解決的問題。

一、高校檔案工作信息化的必然性

1.高校檔案工作信息化的緊迫性

隨著網絡的普及，社會信息化程度與日俱增，網絡應用已全球普及，無紙化辦公日漸常態化，電子文檔成為信息流通的主要形式。具體到各個高校日常的管理運行，已主要依靠網絡化的辦公系統。然而，即使身處這樣的社會大環境，很多高校的檔案管理卻仍停留在傳統狀態，存在管理缺乏創新、信息化程度低、檔案資源利用率不高等問題，具體包括：一是檔案管理方式落后，沿用幾十年一貫的老方法收集、儲存、調取檔案，檔案材料以紙質為主，立卷、歸檔、提取等程序繁瑣，費時費力，雖然配備了計算機等硬件，但軟件等配套設施不完善，檔案工作還是以人工為主，信息化水平不高，工作效率較低。二是檔案管理相對封閉，使檔案信息處于孤島狀態。高校檔案管理信息化的目的是實現檔案資源的網絡化和信息資源服務的社會化，檔案資源不僅要為本校師生利用，而且要面向社會，為各類各階層用戶服務。然而，現今很多高校的檔案資源只能在本校范圍內查閱，未能實現校際之間、高校與社會之間信息的相互交流，信息化所要求的開放、共享管理系統遠未形成。三是檔案工作人員缺乏創新意識，將檔案管理視為傳統的“收集、存放、保管、借閱”，對于如何發揮檔案信息的效用、提高管理效率、積極引入信息技術改變現狀缺乏前瞻性思考和行動。以上這些問題說明，高校檔案工作利用信息技術的動力和自覺性嚴重不足，一方面不能適應和應對因高校發展帶來的檔案數量急劇增加、且多為新型載體資料的局面；另一方面，在網絡作為用戶首選使用信息方式的當下，不能滿足用戶的需求，而高校檔案的用戶主要是廣大教師和管理人員，他們查閱使用檔案存在較大困難，勢必影響教學科研工作，進而影響高校的整體工作，這對于高校的發展是很不利的。此外，高校檔案工作信息化的滯后還會影響高校服務社會的成效。高校檔案的信息化是社會范圍內信息化的重要組成部分，若檔案信息無法暢通，在推動高校為社會文化傳播、信息交流方面就無法發揮應有的價值。上述情況都說明，高校檔案工作信息化已勢在必行，刻不容緩。

2.檔案管理信息化是網絡環境的客觀要求

檔案管理的信息化就是通過技術手段將以紙張為主的材料進行數字化加工，例如掃描、改變電子文件存儲格式等，將其轉化為一定形式的網絡傳輸存儲數據，再運用專業檔案管理軟件進行收存。但這種收存的方式還只是信息化的初級階段，信息化也催生了檔案管理的新的職能，即服務的職能。傳統的檔案管理重于對檔案資料的收集、整理、保管。在使用方面，由于主要由人工操作，程序繁雜，也相對封閉，對外借閱手續關卡較多，加上紙質材料查找復印等耗費時間精力較多，用戶使用很不方便，使得檔案的使用頻率次數非常有限，加上其他原因，有些檔案甚至被束之高閣、無人問津，這使得檔案的利用價值大打折扣。這種狀況已完全不能適應信息化時代對檔案管理職能的要求，這是因為：一是網絡技術的普及，用戶尋找和使用信息的方式已經發生了改變，其已經習慣于自助式從網絡中檢索和搜尋，而傳統的依賴檔案部門人員手工來查找資料的方式會使用戶失去耐性，除非不得已，他們多會放棄采用這種方式，而寧愿從網絡上尋找替代的資料。二是網絡環境下，高校對外交往活動更加頻繁，“高校檔案工作不僅僅局限于本校，其面臨的對象可能是整個互聯網用戶”。[2]二是信息化的檔案管理創造了服務用戶的條件。這是由于在信息化條件下，一方面各種檔案資料都被數字化，存儲容量大大增加，大量的檔案資料匯集，圖片、影像等類型的資料也極為豐富，收集的渠道、形式也多樣化；另一方面由于檔案管理軟件的開發和利用，各類檔案信息能夠被快速整合，使信息資源能夠形成智能化的搜集、查詢、檢索功能。由此看出，高校檔案的信息化是網絡大環境驅動下促成的，也創造了改變檔案管理傳統職能的條件，使檔案信息能夠作為資源真正有效地為用戶所用，發揮出應有的效能。

二、高校檔案工作轉型發展的路徑

1.樹立信息化檔案管理理念

自網絡技術普及以來，檔案管理信息化工作從起步到發展已歷經若干年，但很多高校的檔案管理信息化工作仍停留在起步階段，僅僅將紙質檔案掃描、建電子文檔目錄，并歸類、建檔和保存。從高校檔案管理部門領導到一線的檔案工作者，大多對信息化背景下檔案管理的特點、要求和發展趨勢不了解，或理解不深。原因是多方面的：一是檔案工作非教學一線，長期不受高校領導層的重視，檔案部門缺少專業人才，尤其是掌握網絡技術的復合型人才；二是檔案工作缺少硬件和軟件投入。檔案管理的信息化需要先進的硬件設備，也需要開發運作一套檔案資料收集、儲存、查詢、使用的軟件系統，并能與各網絡平臺兼容，但學校在這方面的資金使用較少。三是是檔案管理信息化是一個系統工程，需要長時期人力、物力的不懈投入，一方面應對舊有的紙質檔案資料進行電子化處理，需要耗費大量的人工;另一方面，高校檔案信息涵蓋高校的各項工作，其信息化工程的建構和運行需要各部門全力配合，這會增加很多工作量，這些基礎工作在實踐中推行起來會遇到較大的阻力和困難?？傊?，檔案管理信息化之所以受阻，與高校缺乏檔案管理信息化理念有很大關系。因此，在高校檔案工作的變革過程中，有關部門人員要更新檔案管理理念，樹立先進的現代化管理理念，充分認識檔案信息化建設的重要作用，增強動力和決心，改變現有陳舊的管理方式，自覺適應信息化檔案管理的要求。

2.強化檔案信息化基礎設施建設

首先，高校應加大對檔案管理的經費投入，購買各類硬件，如功能齊全的計算機、掃描機等硬件設備，專業的檔案資源開發等軟件系統，為高校檔案的信息化管理和檔案資源的開發利用提供物質保障。其次，加快對舊有檔案資源進行數字化處理的速度。利用掃描等技術，把以紙質等為介質的文字、圖片、影像等信息盡可能轉化為數字化資料，這既是對傳統檔案資源的搶救式保護，也能夠充分發揮其效用。此外，對于直接轉化的電子文檔，檔案部門應加強資源的多渠道收集和整理，整合各類信息資源，并科學分類歸檔。第三，建立檔案數據庫。為保證檔案管理的系統性和完整性，檔案部門應科學分類各種電子檔案資源，逐步完善基礎數據庫建設，并能夠與網絡兼容，滿足用戶的需求。只有建立通用型、標準化的數據庫，才能借助網絡，對數據庫資源進行采集，實現資源共享。在建立數據庫的基礎上，開發檔案信息檢索系統，使多種檢索方式并存，特別是增強人機交互功能，為用戶提供多種檢索工具，能夠使用戶自主選擇關鍵詞、檢索方式。而實現這些功能的前提是，應采用國家統一標準，保證各項功能具有兼容性，為與外界保持暢通無阻的交流和升級換代打下基礎。此外，檔案信息資源具有不同級別的保密性，應利用防火墻、殺毒軟件、數據加密等技術，做好安全防護。

3.加強檔案信息化管理制度建設

除了加強硬件、軟件的投入和建設外，檔案日常的信息化管理還需要一套科學配套的制度和運行機制。一是應將檔案管理納入高校信息化發展規劃中，成為高校信息化發展的重要內容。為此，檔案部門應與其他各部門密切合作，對檔案管理系統中電子檔案目錄與紙質檔案原文統一化管理。二是檔案部門要按照信息化管理的特點和規律，對傳統的檔案管理流程、制度等給予徹底改造，“對檔案的收集、分類、整理、管理和利用等所有工作流程建立統一的管理條例和操作流程”[3]，使不同類型的檔案文件從掃描、分類、整理、入庫等環節都能做到可查可控。三是建立檔案管理的目標責任制。檔案部門應根據本校的實際，吸收其他院校建檔經驗，建立一套符合本校實際的檔案管理目標責任制度，層層落實到每個人，使檔案管理信息化建設能夠按步驟、有計劃有條不紊地向前推進。四是建立檔案信息共享平臺。為了增強檔案管理的服務功能，更好地服務高校各項工作，檔案部門在做好檔案資料數字化的同時，應與高校黨政管理、教務、科研、圖書館等辦公系統建立關聯，“構建起一站到位的檔案信息服務，加強檔案信息資源的互操作，改善各部門嚴重分離的現象”[4]，使檔案信息能夠讓全校各部門人員查閱使用，并不斷優化，使用戶獲得更好的體驗。五是制定檔案安全管理制度，做好安全防護建設，構建系統完整嚴密的安全保護體系，對檔案的提取利用有一個規范可靠的流程，例如，對電子文檔定期備份制度、保密制度，檔案信息使用登記制度，并建立風險預警和檔案泄露違規使用等的處理機制，最大程度確保檔案的安全。

4.提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理信息化建設是較為復雜的系統工程，需要具有扎實豐富的檔案專業知識以及現代網絡信息技術的人才。當前高校檔案管理人員除了總體數量不足外，還存在專業性不強、缺乏檔案工作創新意識、管理理念陳舊等問題。這是由于高校中從事檔案管理工作的人員年齡偏大，專業知識不足，特別是不能熟練運用計算機網絡技術操作檔案管理軟件，而只能進行簡單的操作，例如將檔案目錄錄入管理系統，在服務用戶過程中，可進行簡單的目錄檢索，但對較為復雜的技能掌握起來較為困難。雖然許多高校已經開始檔案信息的數字化管理，但遇到很多技術難題，現有工作人員無法解決，因此而陷入停滯?？梢妼I化的檔案管理人才匱乏，成為高校檔案管理信息化發展的最大障礙。為此，應從提高檔案管理人員專業素質入手，盡快培養一支適應檔案信息化管理的人才隊伍。一是現有的檔案管理者要注重檔案學專業知識的學習和更新，積極了解檔案管理專業領域知識創新動態，掌握檔案學科的新理論新知識，不斷提升工作質量，并以開放的心態學用計算機網絡技術，完善自身的知識結構。二是在高校成立專門的信息化管理部門，由計算機網絡技術人才組成，負責全校包括檔案管理在內的信息化工作，隨時為檔案信息化管理的技術提供支持。另外要有針對性地引進檔案管理復合型人才，構建現代化的檔案管理團隊，開展檔案管理數字化方面的技術科研攻關，解決檔案資源網絡系統的實際問題，創新使用管理新模式。三是強化檔案管理人員的服務意識，全面提升服務水平。檔案管理的信息化逐漸把檔案管理人員從繁瑣枯燥的手工建檔、歸檔操作中解放出來，大大提高了工作效率，與此同時，網絡環境下用戶對檔案索取使用的方式趨于多元和個性化，這又給工作人員提出了新挑戰，即如何滿足用戶的需求，不斷創新新模式、新方法，同時要保證檔案使用過程中的安全，成為檔案管理工作的新課題。因而，高校檔案管理工作者應轉變固有檔案管理保管員的角色和思維，將工作重心轉到服務師生、服務用戶上來，“探索基于網絡環境的信息工作的新路子，針對高校檔案利用者的需求提供全程性、全方位的信息服務”，[5]特別是提供更多更優的方式方法，使其能夠獲取更加豐富多樣的檔案信息內容。