計算機技術在現代電子檔案管理中的應用

摘 要：檔案不單是數據資料的載體，還是人類知識、技術和文化進步的見證。在信息技術不發達的年代，數據資料大多以人工記錄在紙質文件上，對紙質檔案進行收集和管理。隨著計算機信息技術的蓬勃發展，收集、記錄檔案信息的方式逐漸走向數據化，紙質檔案逐漸淡出歷史舞臺。基于此，以計算機技術在現代檔案管理應用中的實際意義為文章開篇，文章結合計算機技術在檔案管理應用中存在的不足，繼而對現代檔案管理中如何更好地運用計算機技術進行深入探討研究。

關鍵詞：計算機技術;電子檔案;管理應用

0 ? 引言

檔案之于企業或者任何機關單位來說，都是歷史變化的記錄者，亦是對一路走來發展經驗的總結者，因而對企業有著舉足輕重的意義。企業可以以檔案信息為基礎，規劃更加適合自身發展的藍圖，進而帶來更好的效益。傳統紙質檔案占用空間較大，且容易出現丟失、不易查閱等問題。在現代社會，其在功能上已經無法匹配現代經濟模式。在信息技術的帶動下，新興的電子檔案逐漸替代了紙質檔案，并且憑借其智能化優勢彌補了紙質檔案的短板。電子檔案有利于企業管理，并且大大提升了準確性和質量，減緩了檔案管理人員的工作壓力，提升了工作效率。

1 計算機技術在現代檔案管理應用中的實際意義

1.1 檔案管理運用計算機技術可保障自身科學化發展

首先，在檔案信息管理過程中，運用計算機技術可以使檔案管理工作更加規范且在解放勞動力的基礎上實現自動化配置，并大大提升管理效率。其次，計算機能夠對大量繁雜的檔案數據進行快速統籌和整合，并按照類別進行劃分，避免了因人工歸類失誤造成工作效率低下的問題。計算機在整合分類的過程中，按照固定分類標準進行歸置，能極大地減少人工操作失誤，有效提升工作質量和速度，杜絕基本錯誤的發生[1]。檔案管理作為社會生活中不可或缺的材料，對各行各業都會產生影響，利用計算機技術可以將檔案工作化繁為簡，并且能夠最大程度優化各類型檔案，使其變得條理清晰，一目了然，大大強化檔案管理工作的安全性和高效性。

1.2 計算機技術可強化檔案管理信息利用率

傳統檔案內容多以紙張為載體，無論是查詢還是整理都比較困難，尤其是紙質類型檔案，只能通過手動查閱才能獲取信息，而現代社會講究信息共享和辦事效率，這種類型的檔案無法良好地適應現代社會高效率工作的需求，綜合利用率逐漸降低。計算機技術能夠在網絡覆蓋要求下實時獲取檔案資源，沒有時間和空間的具體限制，可有效提升檔案信息的利用率。這樣的方式不但能保障檔案內容的真實性，還能有效提升檔案管理的整體水平。在信息技術廣泛應用的大環境下，計算機技術還能將檔案信息上傳至云空間，強化資源合理配置，節約管理成本。

2 計算機技術在檔案管理應用中存在的不足

2.1 計算機技術應用扇面有待擴展

經過多年發展，計算機技術的應用日益廣泛，但是在檔案管理領域還存在部分問題亟待解決。目前，大部分檔案管理工作人員對于計算機技術掌握得還不夠熟練，只是將其看作為一種輔助工具，主要的功能是為自身減輕工作壓力和負擔，所以計算機技術專業能力存在局限。計算機諸多功能沒有得到充分應用，其最大的優勢還沒有完全展現出來[2]。另外，部分人認為檔案只是一種形式化的數據信息，只被用于記錄以往發生的事件，實際作用不大，所以針對檔案管理方面的計算機應用開發不夠深入，導致在檔案管理中計算機技術發展速度對比其他行業較慢。

2.2 檔案管理人員素養有待提升

在針對信息化電子檔案建設的過程中，檔案管理人員不僅需要能夠熟練掌握專業的管理知識和技能，還必須對計算機技術有一定的了解和把握。在信息時代，電子檔案管理需要配備高素質復合型人才，縱觀我國檔案管理行業，這種人才數量較少，而現狀為專職檔案管理人員的學歷偏低，而非該專業下就職的工作人員又缺乏一定的計算機素養，以此造成了檔案管理行業整體人員素質參差不齊的問題出現，而在搭建電子信息化數字檔案過程中，需要對以往檔案數據資源進行全部整合，因為檔案管理人員數量的限制，造成檔案管理工作流程不規范的現象，使得檔案管理在計算機技術的加持下依然無法發揮絕大的能力優勢。

2.3 經費短缺

在利用計算機技術進行電子數字檔案建設過程中，必須具備充分的資金支持，因為無論是前期的設備采買還是中期的系統開發，均需要大量的資金做后備，為了能夠最大化地提升數字檔案建設的整體質量，將其儲備配置調節至最高，免去后期儲存不足的后顧之憂[3]。但是在實際工作中，受到地方政府或者企業財務上經費的限制，領導層面側重認知等諸多方面因素的限制，使得各檔案部門因經費不足導致計算機信息技術無法完成全新配置的尷尬。

3 現代檔案管理中應用計算機技術的探索

3.1 建立明確的硬性檔案管理制度

為了強化計算機技術在現代電子檔案中的應用水平，必須要建立完善且合理的管理制度。在開展檔案管理工作的過程中，對管理人員的要求必須全面升級，杜絕以往散漫隨意的工作態度。不僅要提升檔案管理人員對管理知識的掌握程度，還要加強其對計算機檔案管理系統的運用，掌握信息化檔案管理軟件的處理方式，保障檔案管理不斷創新升級，帶動電子檔案計算機技術獲得跨越式發展。另外，還要強化組織協調和管理水平，各部門之間要在工作上實現資源聯合共享，但是于個人工作職責上要分工明確，以此幫助檔案工作開展得更加順利。

3.2 強化計算機技術軟硬件的設備建設

計算機技術下的軟件和硬件是實現現代電子檔案管理模式的主要媒介，是應用實踐過程中，有關單位必須在該項技術下才能提升電子檔案的使用效率，實現電子檔案的現代化技術管理[4]。首先，在硬件方面，檔案部門需要將計算機技術看作實現檔案信息化管理的平臺和途徑，以此完成全新網絡生態環境下基礎設施的配備，網絡化的信息傳輸功能和數字化的數據處理整合基礎是現代電子檔案管理建設的核心，而日后的檔案管理工作，從數據的采集到錄入歸納，均是通過這兩項技術配合完成實施。在軟件建設方面，通過搭建檔案部門的局域網絡來聯合其他所有網絡的端口，可實現檔案信息資源共享的要求，必要時還可應用新技術進行檔案管理。

3.3 提升檔案管理工作人員素質

當前，計算機作用于檔案管理之上給人印象最為深刻的便是對數據運算方面超強的處理能力，其為檔案管理工作搭建了一條科學又先進的檢索通道，而如何將著這種應用技術能力再度作用到管理之上，其中支配計算機技術工作人員的職業素養決定了其能夠真正為檔案管理帶來革命性的改變。提升工作人員的職業素養是實現現代化檔案管理的第一步，扎實的管理理念和計算機應用知識以及嫻熟的操作技巧成為檔案管理工作人員的基本考核指標。無論在管理上還是技術應用上，都應該針對員工專業知識的薄弱環節進行強化培訓，秉持以人為本的理念，結合實踐應用，在定期培訓中提升檔案管理工作人員的整體素養和服務意識，配合計算機技術將檔案管理工作做到最好。

3.4 增加資金和人力的投入

各級領導應該充分認識到檔案管理的重要性，并將優化檔案管理現代化建設提上日程，并將其列為重點規劃項目中。而各級檔案部門要積極開發相關技術資源，使得檔案管理可以發揮出最大優勢，實現經濟和效益上的增收，用成績可以取得各上級領導對于檔案管理現代化建設資金上的投入和支持。對于檔案管理部門人力資源不足的問題，可以采用如下解決辦法：第一，著重培養已有的工作人員，改變知識基礎較弱的現狀，打造檔案管理工作專業隊伍[5]。第二，在福利待遇和政策待遇雙重的引導下，積極招聘計算機專業人才，增大檔案數據管理的專業優勢。

4 結語

總而言之，目前檔案管理工作已經在計算機技術的應用引領下走向現代化道路，盡管還存在些許問題，和預想的標準還相差甚遠，但是相信檔案管理部門從實際出發，加強在理論和實踐方面的探索，便可為檔案管理工作造就一個美好的發展空間。

[參考文獻]

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[2]拾祎春.計算機輔助技術在化工設計中的應用—評《計算機輔助化工設計案例分析》[J].合成樹脂及塑料，2019（5）：116.

[3]余坤，朱澤民.計算機網絡技術在水利工程管理中的應用—評《現代水利水電工程項目管理理論與實務》[J].人民黃河，2019（9）：178.

[4]李芳.電子檔案與紙質檔案的對比研究—評《檔案管理實務》[J].中國造紙，2020（3）：111-112.

[5]秦彩寧.計算機技術在植物保護中的應用—評《現代植物保護信息技術實驗》[J].植物保護，2020（1）：296.

（編輯 王永超）

Practical application of computer technology in modern electronic archives management

Jian Lan

（Jilin Communications Polytechnic， Changchun 130000， China）

Abstract：Archives are not only the carrier of data data， but also the witness of human knowledge， technology and cultural progress. In the era of underdeveloped information technology， data was mostly manually recorded on paper files， and paper files were collected and managed. With the vigorous development of computer information technology， the way of collecting and recording archival information gradually becomes data-oriented， and paper files gradually fade out of the historical stage. Based on this， the article begins with the practical significance of computer technology in the application of modern archives management， combined with the shortcomings of computer technology in the application of archives management， and then discusses how to better use computer technology in modern archives management.

Key words：computer technology; electronic files; management and application

作者簡介：蹇嵐（1972— ），女，吉林集安人，館員，本科;研究方向：檔案系列。