信息化背景下檔案管理創新研究

摘要：信息化逐漸滲透到人們的工作生活中，促進行業發展，提高生活品質。檔案管理工作日益得到行業內重視，做好檔案管理工作，有利于提高各單位檔案管理水平，提高工作效率。傳統檔案管理方式已經無法滿足檔案資源管理需求，在信息化背景下，應該利用計算機信息技術，創新管理方式，提高檔案管理的安全性。本文將就目前存在的問題，提出檔案管理創新思路。

關鍵詞：信息化;檔案管理;創新思路

引言：

在科學信息技術的發展背景下，檔案傳統管理方式既面臨發展機遇，又面臨一定挑戰，需要檔案管理人員突破傳統管理方式，從現代檔案管理角度出發，創新管理方式，提高檔案利用價值，在方便查詢的同時，提高檔案的安全性，做好檔案信息保密工作。這就需要檔案管理人員改變傳統管理方式，不斷更新管理檔案理論知識，并應用在日常檔案管理工作中，優化檔案管理模式，發揮信息技術優勢，提高檔案管理效率[1]。

一、信息化背景下檔案管理新特征

（一）數字檔案成為主要管理對象

在科學信息技術高速發展背景下，信息化逐漸成為檔案資源的發展方向，由于紙質檔案在后期管理保存過程中存在一定缺陷，促使數字檔案代替了部分紙質檔案，將其保存在計算機中，具有傳輸與復制特點。

（二）收集利用逐漸成為管理核心

數字檔案給管理人員節省了大量的收集整理時間，因此，檔案保管顯得更加重要，管理人員的管理對象由紙質檔案轉變為數字檔案，數字檔案管理數量越來越多，因此，管理人員應該著重考慮如何將這些數字檔案進行分類歸檔以及保存等。

（三）檔案利用方式網絡化

在傳統檔案管理中，將檔案以紙質版方式進行歸類整理并保存在檔案室內，相關人員如果查閱檔案資源需要經過同意之后進入檔案室進行查閱，導致紙質檔案利用效率相對較低。通過信息化管理，多數檔案都能夠以電子版形式呈現出來，方便了人們查閱，在很大程度上提高了工作效率。

二、信息化背景下檔案管理存在的問題

（一）檔案數據歸檔問題

在傳統檔案管理過程中，檔案歸檔范圍非常清晰，傳統檔案多數以文書或者實物照片等方式為主，因此，在歸檔過程中根據具體規定，將其存放在合理的類別中即可。但是針對于數字檔案來說，部分檔案在歸檔時存在分類不清現象。除此之外，檔案歸檔方式也存在一定問題，由于數字檔案數量越來越多，各個級別單位針對于同一種類別的檔案歸檔方式不同，導致檔案管理方式存在較大的差別[2]。

（二）網絡安全問題

在信息化背景下，檔案管理發生了巨大變化，這給檔案管理帶來了發展機遇，但同時也給其帶來了一定的問題。數字化檔案管理方式提高了工作水平，為管理人員節省了大量工作時間，促使管理人員將工作核心放在更重要的管理內容上。但與此同時，信息化管理方式也降低了檔案管理的安全性，近年來，有時會出現檔案信息資源泄露現象，尤其是一些重要信息內容，一旦發生泄露，會給單位帶來一定的損失，更嚴重的會影響國家安全，因此，做好網絡安全建設至關重要。

（三）電子檔案的真實性問題

傳統紙質檔案都是以書面形式存在，通常情況下，不會出現虛假現象。但是在信息化背景下，給造價行為提供了便利，電子檔案具有一定的虛擬性，容易導致其出現各種問題，真實性問題一直得到管理人員的重視，主要是由于檔案原件無法確定其真實性，在保存時，也有可能因為操作人員的失誤，導致檔案出現數據不符現象，但是這種問題在后期工作中也難以發現，因此，使得檔案數據不準確，失去原有價值。

三、信息化背景下檔案管理創新

（一）加強對電子檔案的歸檔

在信息化背景下，電子檔案必須加強信息資源的收集整理與歸檔工作，檔案管理人員在允許的情況下，盡可能多的收集各種檔案信息，根據對電子檔案的歸檔要求，創新歸檔方式，不斷提高電子檔案的歸檔水平，促使各個管理工作環節能夠有效銜接。電子公文也應該做好歸檔工作，管理人員需要熟知電子公文相關歸檔要求，從而對電子公文形式進行轉換，需要對其做好歸檔的模塊與接口工作，為相關操作人員提供工作便利，促使操作人員能夠了解將電子公文應該歸檔在何處，如何歸檔等，并保證公文檔案的內容準確性。與此同時，還應該還應該做好多媒體檔案歸檔工作。由于多媒體檔案類別較多，管理人員在歸檔操作過程中處理起來難度較大，因此，必須做好分類管理工作，根據單位檔案管理實際情況，完善相應的規章制度，建立歸檔標準，將多媒體等信息資源劃分好類別，做好歸檔工作。

（二）以法治思維構建檔案信息安全體系

檔案管理是貫穿于單位各項工作始終，檔案管理科室必須樹立法治思維，提高檔案信息資源的安全準確性，從而提高檔案使用價值。首先，檔案管理科室需要建立健全信息安全制度，并加強監督力度，確保檔案管理人員真正落實各項工作標準。其次，應該規范信息使用流程，必須經過上級相關人員同意之后才能進行查閱，提高信息安全性，加強網絡安全與信息化建設[3]。

（三）創新檔案利用機制

發揮信息數據優勢，檔案管理部門應該熟知各個部分的工作性質，為其提供主動推送服務，有利于提高檔案使用價值。另外，加強檔案資源共享，建立信息資源共享平臺，整合相關數據，促使各部門能夠實現資源共享，提供一站式服務，提高各個工作人員對檔案管理認知。

（四）加大經費投入與人才培養力度

在信息化背景下，檔案管理工作離不開相關信息設備的使用，因此，單位應該加大對檔案科室的資金投入，增加信息化基礎設備，便于管理人員開展相關工作;此外，還應該提高檔案管理人員綜合素質，培養管理人才，有利于管理人員提高對信息化工作方式的認知，突破傳統管理方式，創新管理思路，堅守工作崗位，不斷創新管理方式，提高檔案管理效率。

結語：

由此可見，檔案管理工作在現代單位發展中發揮重要作用，有利于促進單位發展，因此應該加強檔案管理力度。在信息化背景下，檔案管理人員也要認識到傳統檔案管理方式已經無法滿足現代管理需要，應該創新管理方式，加強信息化管理，完善檔案管理規章制度，建立各類檔案歸檔標準，建立信息化資源數據共享平臺，實現檔案資源共享，提高檔案使用價值，促使人們認識到檔案管理的重要性，有利于提高檔案管理水平。

參考文獻：

[1]陳彥婷. 信息化背景下檔案管理創新研究[J]. 2020，12：151.

[2]康琴. 信息化背景下高校人事檔案管理創新研究[J]. 辦公室業務， 2020（16）：2.

作者簡介：常瑩，1983.4.11，女，河南，漢，本科，館員，研究方向：檔案管理