“互聯網+”時代檔案管理工作如何與時俱進

張小虎

【摘要】檔案管理是企事業單位中一項極為重要的工作。在“互聯網+”大數據時代，數字化、信息化為檔案管理工作提供了便利，對管理模式創新和方法優化提供了技術支持，可以有效提升工作效率。但“互聯網+”時代在為檔案管理工作帶來便利的同時也帶來了風險和挑戰。本文通過認真分析互聯網時代的特征和檔案管理工作的特征，梳理檔案管理工作面臨的機遇和挑戰，探討檔案管理工作如何適應“互聯網+”時代的路徑。

【關鍵詞】“互聯網+”時代 檔案管理工作 與時俱進

中圖分類號：G4文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.06.185

“互聯網+”時代是一個全新的大數據時代，企事業單位檔案管理工作面臨龐大繁雜數據信息的挑戰。檔案管理主要是收集、保存和記錄單位內的檔案信息，并對這些重要信息進行歸納、整合等。因此，檔案管理工作要適應時代的發展，積極與數據技術相結合，與時俱進，轉變傳統管理模式，從而提升工作效率和工作質量。[1]

一、大數據對檔案管理工作的影響

1.大數據的概念。大數據是在科學技術不斷發展下產生的新的技術形式，得到了信息科學技術的有力支撐。大數據中有著海量的信息資源，信息資源的龐大遠遠超過人們的認知，是以往人們無法想象的。如此豐富的信息數據根本無法運用傳統數據庫工具對其內容進行抓取和處理。大數據被稱之為巨量、海量的信息數據，通過信息技術，可以對類型繁多、存儲量巨大的信息資源進行處理、分析、分類、管理等，從而讓人們對這些信息數據進行有效的使用，滿足人們對信息的多元化需求。

2.大數據與檔案管理工作。檔案管理作為信息資源整合管理工作的一種，呈現出不同的特點，如果能夠對信息技術進行合理利用，會更加方便科學地對信息數據進行抓取和處理。企事業單位需要有效的手段確保信息的真實性和安全性，讓信息為企事業單位經營管理提供有力數據支持，幫助企業決策發展，從而有效推動企事業單位各項工作的開展。首先，檔案管理的信息數據時刻都在增加，豐富了企事業單位檔案管理數據庫，為檔案管理數據的運用提供了堅實的支撐。企事業單位借此拓寬原有的檔案信息數據，并經過分析、歸納、整理，提升檔案信息質量，提供豐富的檔案信息數據支撐。其次，檔案管理工作更加多元化，不僅包含文字類的檔案信息數據，還包含有視頻、音頻、三維數模的檔案信息數據等等，信息類型更加豐富。同時，在大數據的支撐下，需要借助檔案管理工作人員的自身業務能力，在運用大數據技術的基礎上，從海量的信息數據中提取出有價值的數據并加以利用。[2]

二、“互聯網+”時代檔案管理工作面臨的挑戰

1.檔案管理工作的傳統理念面臨挑戰。企事業單位檔案管理工作傳統的模式，通常主要是對紙質檔案進行管理，通過對檔案信息的收集、歸納、整合，完成檔案信息的管理工作。在此過程中，要對以紙質形式存儲的檔案進行標記和分類，以便在需要時能夠迅速查找到相關信息。然而，面對龐大的數據信息，這樣的檔案管理模式已經不適合對信息的多元化需要，如果管理理念陳舊，將會影響相關工作。同時，在這個信息化時代，檔案管理工作實現信息化也是發展的必然趨勢，這就要求檔案管理工作人員要轉變傳統觀念，樹立信息化思維，不斷學習信息化相關知識，懂得運用大數據、云計算等新技術、新知識促進檔案管理向信息化發展，切實跟上時代步伐，與時俱進。[3]

2.檔案管理人員業務素養面臨挑戰。在大數據時代，檔案管理實現信息化已經成為必然趨勢，這對傳統的工作模式、工作體制、工作機制都帶來很大影響，對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求和挑戰。海量數據下的檔案管理工作想要較好得到開展，檔案管理人員需要適應時代發展，不僅需要具備檔案管理專業技能，還需要具備較高的信息化專業素養。但是，因為傳統思維和工作模式的影響，很多檔案管理工作人員已經適應傳統的檔案管理方式，對檔案管理的信息化準備不足，自身能力也存在一定欠缺，因此極大制約了大數據技術融入到檔案管理工作。

三、“互聯網+”時代檔案管理工作與時俱進探析

1.轉變工作思維和觀念。在“互聯網+”時代和大數據時代，檔案管理工作人員必須盡快轉變傳統思維，樹立信息化思維理念，進一步意識到大數據對檔案管理工作的價值，將信息化技術運用到檔案管理工作中，樹立新的檔案管理服務理念，從這些新的管理理念出發，重構管理工作模式，充分發揮數據庫作用，為企業發展提供支持。

2.積極融入大數據時代。檔案管理工作人員在大數據時代下，應進一步讓先進技術為我所用，讓檔案管理在單位發展中貢獻力量。首先，要重視互聯網平臺的作用，借助這些平臺獲取檔案管理信息資源，拓寬有效信息量。其次，要重視對互聯網技術的運用，尤其是對遠程技術的應用，從而打破傳統模式下時間、空間的局限性，為檔案管理帶來更大的便捷，為企業提供良好的信息服務。同時，要重視對云服務的運用，借助云計算實現信息數據分析和精準計算，提升管理工作成效。

3.提升業務素養。檔案管理工作要適應時代的發展，工作人員業務素養至關重要。因此，要切實重視對檔案管理工作人員進行相關培訓，注重提升其信息化能力，增強其信息化意識，以專業化的檔案管理人才助力本單位的長遠發展。企事業單位要及時組織專業性的檔案管理培訓工作，同時出臺相應的管理制度，對工作的開展進行激勵，切實提升檔案管理工作人員的業務能力。[4]

四、結語

在“互聯網+”時代和大數據時代，檔案管理相關工作也要與時俱進，朝著信息化方向發展，這是提升檔案管理工作質量的必然要求。因此，企事業單位一定要對此高度重視，牢固樹立大數據技術、信息化意識，真正實現檔案管理工作模式的變革，從而切實促進本單位的長遠發展。

參考文獻

[1]劉寧.關于新形勢下檔案管理現代化的思考[J].辦公室業務，2018（10）：117.

[2]黃文燕.大數據背景下事業單位檔案工作創新探析[J].檔案天地，2020（08）：59-60

[3]李慧勛.新形勢下檔案管理工作的規范化研究[J].黑龍江科學，2019，10（03）：128-129.

[4]趙亮.新形勢下的事業單位檔案管理工作的創新路徑分析[J].科技風，2020（15）：275.