事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

王炬堡

摘要：檔案管理在事業單位的工作建設中，是一個十分關鍵的基礎工作。隨著當前計算機技術的日益發展，把信息化工程導入檔案管理之中已逐步形成了時代趨勢，從而更有助于推動事業單位檔案管理的工作發展，但同時也將在實施工程中出現相應的技術問題與缺陷。基于此，本文將根據新形勢下事業單位檔案保存及信息化建設所面臨的新問題，給出具體可行的解決舉措，并為其提供了有效的參考依據。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 信息化建設

隨著我國“互聯網+”的到來，事業單位的檔案管理工作也逐漸“信息化”，如何將信息化技術運用到事業單位檔案管理中，提高檔案管理信息化建設的工作效率，是事業單位工作中的重要內容。目前，我國事業單位的檔案管理信息化工作，主要是運用計算機、網絡技術等手段進行，只有不斷優化改進管理中存在的問題，才能真正意義上實現在檔案管理的高效工作。

一.基于信息化建設下開展檔案管理工作的重要意義

1.1促進檔案管理工作效率的提高

事業單位檔案管理本身就是一項較為枯燥的工作，如果一味地面對一堆紙質材料，也會影響到工作人員的情緒，降低工作效率。而信息化建設的加入，將計算機技術、網絡技術等互聯網技術逐步普及到檔案管理的工作中，一定程度上能夠對紙質檔案內容進行整合優化，便于工作人員更好地進行檔案管理，例如，檔案資料儲存在計算機中，能夠更快地進行查詢、編輯、共享，有效促進了檔案管理工作效率的提升。

1.2迎合信息化發展的工作趨勢

隨著社會的發展進步，信息技術已經成為人們工作、生活中不可缺少的一部分，對相關行業的工作開展也起到一定的推進作用。在事業單位中，除了檔案管理工作，也有很多工作業務需要信息化建設的有力支持，在信息化建設的重要推動中，更有利于事業單位檔案管理工作的開展，提高整體工作的質量。在事業單位各項工作中融入信息化建設，已經成為現今社會上一種必然的工作趨勢。

1.3提升檔案管理人員的工作水平

隨著信息化建設的不斷深入，我國事業單位檔案管理工作無論在管理內容還是管理形式上，都面臨著新的工作要求，這也對檔案管理的工作人員提出了新的工作任務，他們需要在信息化建設下開展檔案管理工作，巧妙借助信息化的力量，了解并掌握最新的檔案管理工作業務，并及時更新對最新信息技術的認知，一定程度上能夠提升檔案管理人員的工作水平和綜合素質。

二.目前事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

隨著我國信息技術的普及，事業單位檔案管理信息化建設也越來越常見。然而，目前還是有很多事業單位在其工作建設中缺乏足夠的重視程度，顧而沒有形成合理的工作機制，具體表現如下：

2.1對檔案管理信息化建設不夠重視

在我國部分事業單位中，還是存在“光說不練假把式”的現象，盡管他們在檔案工作信息化建設的關注度有所提升，但并沒有根據檔案管理的具體情況進行深入的工作部署。例如，有些事業單位檔案管理人員對檔案信息化建設缺乏充分的認識，導致工作效率低下，另外，在資金、設備方面比較緊缺，沒有結合實際情況及時進行更新，一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設的工作開展。

2.2檔案管理信息化建設工作制度不夠全面

開展檔案管理的信息化建設，需要建立健全的工作機制作為管理工作的重要保障。目前，我國很多事業單位在檔案管理信息化中的工作制度不夠全面，具體表現在制度內容的單一性。例如，有的事業單位仍然沿用傳統紙質的檔案管理工作，在信息化建設上的強化程度匱乏，也有的事業單位雖然建立了工作機制，但是卻沒有真正落實到實際工作中;另外，有的事業單位在檔案管理上與信息化建設缺乏緊密結合性，檔案管理工作的執行與信息化技術的更新存在一定的滯后性。

2.3檔案管理信息化缺少專業人才

事業單位檔案管理信息化建設中，對于檔案管理人員也有一定的要求。在我國部分事業單位的實際工作中，普遍存在很多檔案管理人員不夠專業的現象，一方面，有些工作人員長期在管理崗位上，對相關的檔案工作幾乎爛熟于心，但關于信息化建設的認識卻知之甚少，缺乏在檔案管理信息化建設中的專業性;另一方面，有些事業單位會通過崗位抽調的模式招聘管理人才，沒有嚴格招聘具有專業知識背景的人員，使得其對檔案管理工作信息化建設開展停留于表面工作的認識，無法達到專業化要求。

三.強化事業單位檔案管理信息化建設的有效措施

3.1加強檔案信息化建設的重視

在當前的新時代背景下，事業單位必須要深切意識到檔案保存與信息化建設的必要性，進一步提高檔案保管機關對信息化建設工作的重視，認真做好科學規劃工作，對檔案保管新形勢和工作上的新精神加以更加透徹的認識，并主動地根據本單位在檔案保管工作中的實際狀況，作出更加科學的工作部署，以保證各類檔案管理工作的正常有序開展。首先，要把國家信息化建設的實際建設經驗貫徹到工作之中，以防止"紙上談兵";其次，各級事業單位在檔案管理工作中都要設置自己的安全屏障，避免因檔案信息泄露造成重要事故;最后，加強資金、設備上的投入，從設施上重點做好建設管理工作，推動檔案管理和信息化建設的有機融合，進一步推進檔案管理與信息化建設管理的工作。

3.2建立健全完善的管理工作機制

基于信息化建設下的檔案管理工作，要不斷完善并建立健全的工作機制，約束檔案管理工作中可能出現的失誤。第一，事業單位要明確對檔案管理工作機制內容的制定，設立具體的制度條款，并征求相關部門對制度內容的意見，可通過匿名留言的方式收集各部門對工作條款的建議，進一步完善檔案管理制度;第二，事業單位要認真貫徹落實工作制度，針對檔案管理部門的工作內容，進行具體的分工細化，對檔案的錄入、歸納與保密工作人員實行嚴格的整合，共同推進信息化建設的科學開展;第三，事業單位要及時跟蹤檔案信息化建設的相關制度落實工作，并進行監督檢查，如存在落實不到位的地方要及時整改處理，確保各項制度執行工作的到位與完善。

3.3加強檔案管理人員的培訓工作

檔案管理的人才專業化，能夠更好地推進工作的進行。因此，要重視對檔案管理人才的建設，關注人才引進的質量，及時配備熟悉檔案管理業務和信息化建設的優秀人才，推進檔案管理工作的進一步開展;另一方面，對于在崗的檔案管理人才，要定期開展專業培訓工作，重視工作人員在檔案管理知識的理論性和信息化操作技術的實踐性，促進其綜合能力的培養。

四.結語

目前，我國事業單位在檔案管理工作上，和信息化建設結合的體現越來越常見，這就足以見得其對信息化建設的重視。當然，事業單位也要對目前存在的問題進行深刻的反思，要想得到更加全面的發展，還需要事業單位在管理方式、工作機制內容上進行更進一步的創新與學習，正確認識檔案管理與信息化建設的關系，重視對檔案管理人才、資金、設備的投入，加強檔案管理信息化建設的深化發展。

參考文獻：

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