行政事業單位大數據時代信息化檔案管理

王志華

摘要：大數據的發展是時代進步的必然結果，在當前的時代發展進程中，社會中的各個行業都在大數據應用的促進作用下逐漸實現現代化、智能化、信息化的變革是行業發展的大趨勢，在這樣的時代背景之下，即使是行政事業單位也需要在大數據的輔助作用下進行信息化變革。從行政事業單位的本質特征來看，其日常運營過程中的檔案資料數量比較多，在這方面進行的管理工作也比較繁瑣，而就當前的信息技術水平來看，將檔案管理工作進行信息化的轉變無疑能夠很好地提高管理水平并降低相關人員工作負擔。

關鍵詞：行政事業單位;信息化檔案管理;大數據時代

引言：在大數據時代的特質加持下，人們對于數據信息處理的工作需求正不斷提高，同時，通過各種信息技術進行的數據信息處理速度和質量也在不斷升級，在此基礎上，很多行業中的數據信息及檔案保管工作都實現了從線下到線上的轉變，對于信息檔案的管理工作也逐漸從人工操作轉向技術分析，在這樣的大環境下，如何通過加強行政事業單位的檔案管理信息化程度從而提高檔案管理工作效率是一項值得探討的工作，相關人員也需要對當前檔案管理工作存在的問題進行探究并在此基礎上提出相應解決對策。

一、行政事業單位信息化檔案管理的意義

在行政事業單位的發展過程中，檔案是記錄其歷史發展的物質載體，因此，做好檔案管理工作對行政機關、事業單位的長遠發展有著至關重要的作用，而在大數據時代背景下，行政事業單位檔案管理工作可以借助科技先進發展的便利條件，通過充分利用信息技術來進一步實現信息化管理，檔案管理的這種轉變能夠為決策提供便利條件，而且檔案管理的效率也將大幅度提升，除此之外，健全的信息化檔案管理工作還能夠促進行政事業單位的進一步發展變革，幫助行政單位緊隨時代發展方向實現自身的優化改進。

二、行政事業單位信息化檔案管理現狀

（一）檔案管理體系不健全

有足夠完善的管理體系支持引導才能使檔案管理工作穩定順利地進行，而當前的一些行政事業單位并不具備能夠有效支撐檔案管理工作的對應制度規范和系統體系，從管理部門的工作上來看，造成上述問題的原因是管理人員對該工作不夠重視，在相關檔案管理工作進行過程中沒有投注足夠的精力;而在制度建設宏觀角度上，檔案管理工作在行政事業單位的透明化使得其執行情況不佳并且工作深度不夠，由此又會使管理人員的更加不注重檔案管理，這樣一來就形成了惡性循環，檔案管理體系持續性的得不到完善。

（二）檔案管理技術不先進

隨著信息技術的深入發展，在檔案管理工作中能夠運用到的設備和技術也就越來越多，但是，在行政事業單位的實際工作中檔案管理部門沒有足夠的資金來支持先進信息技術的引入使用，甚至有相當一部分行政事業單位并沒有引進新設備、新技術，而依然在工作中使用早已落伍本該淘汰的設備儀器，在這樣比較落后的技術基礎上，不但檔案管理工作的信息化得不到有效推進，而且檔案管理工作的日常運行都會受到影響，這樣一來，就會使得檔案管理更加難以發展，行政事業單位的運行也會受到一定影響。

（三）檔案管理人員水平低

無論是檔案管理的信息化推進，還是檔案管理的日常運維，都需要管理人員的高效工作來實現，因此，保障管理人員的工作水平和專業能力是十分重要的，然而，在實際的單位運行過程中，很多行政事業單位的檔案管理人員專業水平達不到從業標準，部分單位甚至部設置專門的檔案管理崗位，而僅有其他人員兼職進行，這種比較匱乏的檔案管理人員安排使得檔案管理工作的實際水平很難提升，與此同時，在崗人員對于檔案管理的重視程度也會隨著這種情況逐漸降低。

三、行政事業單位大數據時代信息化檔案管理優化措施

（一）建立規范管理制度體系

良好的制度規范能夠為檔案管理工作的高效進行和信息化轉變保駕護航，因此，要想實現大數據時代下的信息化檔案管理優化，首先要做的就是盡力健全管理制度體系，在進行這項工作的過程中，相關人員需要在提高員工重視程度、加強制度約束能力、豐富制度規劃內容這幾個方面進行全面的優化工作，不但要使檔案管理人員的充分重視其工作，還應該在制度建設過程中將各項工作職責和標準要求規劃清晰，從而對管理人員工作進行合理約束。

（二）積極引用新型信息技術

在大數據時代背景下，信息技術的應用是一項能夠在各個行業中發光發熱的工作內容，在行政事業單位的檔案管理中，先進的信息技術能夠在有效提升管理效率的同時大幅減輕管理人員的工作壓力，而針對當前的技術落后問題，管理人員應該采取措施進行處理。具體而言，當前技術不先進的原因主要是資金投入不夠和人員操作不熟練，對于這兩方面的問題，行政事業單位可以通過投入一定的的人力物力財力來進行檔案管理的信息化建設，而對于技術操作的問題還可以借助人才培養工作來解決。

（三）加強檔案管理人員培訓

檔案管理的信息化建設離不開管理人員的努力工作，因此，要想徹底解決檔案管理中的問題，還需要對相關工作人員的能力水平進行提升，在信息化背景下，檔案管理信息化的核心內容在于計算機水平，從某種程度上來講，工作人員的計算機水平會對信息化轉型造成較大的影響，所以在進行管理人員的呢定期培訓時應該對其管理能力和計算機操作能力加以重視，與此同時，也要培養管理人員的職業素養，并通過講座及其他宣傳活動來更新員工的管理理念。

結語

綜上所述，由于檔案管理工作在維持行政事業單位高效運行的方面有一定的作用，因此，相關部門應該針對如何在大數據時代下有效提升檔案管理工作信息化水平加以研究探索，從當前的行政事業單位檔案管理工作現狀來看，整體的檔案管理信息化水平還有待提升，并且，在管理工作中還存在著一些阻礙信息化發展的問題亟待解決，在這樣的情況下，相關工作人員應該積極探索、加強實踐，立足于問題產生根源，采取科學合理的改進措施來對檔案管理工作在大數據時代下的信息化轉型找尋出路。

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