提升企業辦公室行政管理實效性的方法探討(1)

戴麗瓊

摘要：近年來，隨著社會經濟快速發展，市場競爭日趨激烈，各大企業要想更好地順應新時代發展潮流，就要加強對辦公室行政規劃管理的重視程度，并采用各種先進技術手段，不斷提高其管理工作的實效性，促使企業經濟效益持續提升，從而更好地推動企業健康發展?；诖耍疚闹胤治龊吞接懫髽I辦公室提升行政管理工作實效性的具體方法，以供相關工作人員參考借鑒。

關鍵詞：企業辦公室;行政管理;實效性;方法

行政管理是企業辦公室正常開展工作的關鍵因素，其可以通過協調和銜接工作、傳達信息、執行決策等多個方面，促使企業生產運營水平和效率不斷提升?，F階段，我國各大企業要注重增強行政管理工作的實效性，進一步提升管理人員及其他工作者專業能力與綜合素養，在固定工作量的基礎上，最大程度提升工作效果，通過積極轉變辦公室各部門工作形式和工作態度，促使企業整體市場競爭力全面提升，從而更好地滿足社會實際發展要求。

一、提升企業辦公室行政管理實效性的重要意義

企業行政管理工作者不僅要負責企業諸多事務管理工作，還要保證企業各項生產計劃和活動順利進行，同時，要定期與各部門員工進行有效溝通，便于了解其日常工作情況。由此可見，辦公室行政管理對企業創新發展具有十分重要的促進作用，而提高行政管理工作實效性，能夠促使企業總體效益有效提升。企業通過合理利用先進行政管理技術手段，科學有效地配置人力、物力等資源[1]，為企業實現相關戰略發展目標提供重要保障。另外，提高行政管理實效性，能夠確保企業辦公室各項工作開展的規范性。一般情況下，企業管理機構分為管理決策層以及執行層兩個部分，前者主要根據企業實際發展情況和要求，制定一些方針政策和發展目標，后者對其進行有效執行。而行政管理部門在二者之間主要發揮其連接作用。

二、企業辦公室行政管理主要工作職能

（一）協調職能

行政管理部門是企業辦公室內的信息中轉站，其需要及時傳遞企業內部信息，切實做好內外協調、上下協調、橫向協調工作。其中，內外協調是辦公室行政管理人員既要深入了解企業外部實際發展需求，又要凸顯企業真正實力與形象。上下協調是指行政管理人員準確掌握企業領導決策方向及工作重點內容[2]，并與各部門及時進行溝通、對接，全面了解基層員工日常工作狀況，并將信息反饋給上級領導。橫向協調主要面向各個部門，由辦公室牽頭，加強與各個部門協調合作力度。

（二）服務職能

行政管理工作的主要特點在于事件細碎繁雜，服務是企業辦公室行政管理的重要工作職能，在服務期間，不僅要保證其服務工作質量，還要確保其他各項工作正常穩定運行。因此，企業辦公室相關人員要積極做好領導顧問、部門后勤等工作。一方面，在全面了解基層部門實際情況的同時，做好記錄工作，并將其進行總結整理，通過語言文字方式為領導制定相關決策提供重要參考。另一方面，要與企業內部部門進行協調合作，為上下級有效溝通搭建橋梁。

三、提升企業辦公室行政管理實效性的具體方法

（一）優化工作流程，提高辦事效率

行政管理部門工作目標是通過人為努力以及合理運用各種規章制度，加強企業各部門之間的聯系。在新時代背景下，企業辦公室行政管理部門要注重優化工作流程，并采用各種先進技術手段，進一步提升行政辦事效率。對于傳統行政管理工作而言，只有快速、高效地傳遞相關信息，才能保證管理工作順利運行?，F階段，企業要想進一步提升行政管理工作的實效性，就要簡化辦公室各部門工作內容和路程，并提升行政管理人員工作效率[3]，讓其明確自身具體工作能力，切實做到對各類職能工作全面知悉、認真負責，這樣不僅能夠保證企業信息傳遞更加方便、快捷、迅速，還能更好地推動企業長遠發展。

（二）明確管理目標，規劃工作流程

首先，企業要根據各個辦公室具體工作職責，合理設置工作崗位，而后根據工作內容和性質明確各崗位工作職責，這種實現崗位個性化、固定性有效設置，確保崗位之間密切合作與獨立。其次，不斷優化和完善企業工作流程。行政管理人員在在實際管理工作中，要將各項工作任務劃分為若干部分，并采用有效措施對其進行優化和更新，增強工作任務的直觀性，讓實際操作更加簡單、便捷，以此來減輕管理人員日常工作壓力。最后，企業辦公室行政管理部門要充分發揮互聯網技術具體優勢，真正實現自動化辦公目的，通過適當調節企業內外管理工作機制，避免各個管理環節出現問題。同時，企業辦公室可以借助信息技術構建電子信息數據管理庫，通過收集、整理、上傳相關信息資料，為后期查找工作提供便利。這樣不僅能夠提升數據信息安全管理工作效率，還能有效緩解工作人員管理壓力，為提升辦公室行政管理實效性奠定堅實的基礎。

（三）建立健全行政管理制度

企業要想進一步提升辦公室行政管理實效性，就要根據企業實際發展情況，圍繞企業未來發展方向，突破傳統思想發展觀念束縛，采用先進科技手段，建立健全行政管理制度，有效解放企業各部門生產活力，充分發揮企業制度實際應用價值，規范企業辦公室各個工作流程，真正實現企業長期、高效規劃發展目標。同時，企業要精準把握市場變化狀況，結合新時代市場環境對行政管理制度進行優化和創新[4]，以此確保制度與市場需求密切融合。另外，企業辦公室行政管理部門要根據企業及市場后期發展情況，對該制度進行創新和完善，促使企業經濟效益不斷提升，從而更好地推動企業健康穩定發展。

（四）加強理論學習力度，增強服務意識

現階段，企業領導者要注重培養行政管理人員專業能力與綜合素養，通過理論、實際有效連接，不斷優化和完善行政管理人員學習和培訓計劃，切實增強其專業服務意識，提高其業務管理水平，讓其在積極做好自身本職工作的同時，不斷提高自身綜合能力。因此，企業辦公室行政管理部門要根據工作人員實際情況，制定科學、有效的學習計劃，并鼓勵其積極參與各種培訓活動，進一步提高自身業務能力與工作水平，為企業創新發展貢獻自身實際價值效用。

結語：綜上所述，辦公室是企業生產運營的重要組成部分，行政管理部門是保障辦公室各項工作順利進行的關鍵因素。在新時代推動下，我國各大企業要想進一步提高自身市場競爭力及社會影響力，就要加強對辦公室行政管理部門工作的重視程度，并根據自身實際情況，制定科學、合理的管理制度，通過有效提升行政管理工作實效性，促使企業創新發展進程不斷加快。

參考文獻：

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[2]曲霖，武欣，杜丹晨，等. 提升企業辦公室行政綜合管理有效性的方法研究[J]. 魅力中國，2019（41）：36.

[3]王玉霞. 辦公室行政管理精細化促企業效益提升的探討[J]. 消費導刊，2020（27）：242，245.

[4]魯中萍. 做好國有企業辦公室行政事務管理研究[J]. 辦公室業務，2020（1）：191-192.