淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新(1)

謝英姿

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，它已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于生活的各個(gè)領(lǐng)域，當(dāng)今社會(huì)的許多行業(yè)都將繼續(xù)借助信息技術(shù)來提高生產(chǎn)效率。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理，必須有效把握社會(huì)發(fā)展和技術(shù)變革帶來的優(yōu)勢(shì)。通過對(duì)檔案管理內(nèi)涵的深入分析，確保檔案管理在新時(shí)期的傳承與發(fā)展。要有效利用新思想、新機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的創(chuàng)新，使檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;工作創(chuàng)新

在信息時(shí)代，國內(nèi)外的形式日新月異，檔案管理也步入了信息化、數(shù)字化的軌道，檔案管理的創(chuàng)新勢(shì)在必行。企業(yè)需要從制度、理念、人員結(jié)構(gòu)等方面進(jìn)行創(chuàng)新升級(jí)，加強(qiáng)檔案管理制度保障，加快工作理念轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)水平，為企業(yè)發(fā)展提供科學(xué)決策，發(fā)揮更大價(jià)值。

一、檔案管理的內(nèi)涵

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是接收、收集和保存相關(guān)信息資源，并通過相應(yīng)的檔案管理工作提供額外的資源服務(wù)。在新時(shí)代，我們倡導(dǎo)的是檔案管理的信息化，即通過信息技術(shù)的有效利用，不斷提高檔案管理的有效性。通過加強(qiáng)信息資源的共享過程，提高相關(guān)流程的工作效率。在新時(shí)期，檔案管理工作主要由傳統(tǒng)的存儲(chǔ)向現(xiàn)代的共享和數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。因此，要更好地做好互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理工作，不僅要有更新的觀念，更要深刻理解檔案管理的內(nèi)涵。

檔案管理的主要工作是實(shí)時(shí)查閱、檢索和檢索相關(guān)數(shù)據(jù)，因此涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜，因此有必要加強(qiáng)現(xiàn)行檔案管理。有效利用檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，可以提高相關(guān)工作的質(zhì)量。此外，檔案管理者還需要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和遠(yuǎn)見，對(duì)新時(shí)期的信息有一定的預(yù)測(cè)和決策能力。

二、信息時(shí)代檔案管理存在的問題

對(duì)于信息時(shí)代的檔案管理，還存在一些需要注意的問題。正是由于在信息化管理方面沒有進(jìn)行有效的建設(shè)，使得相關(guān)管理水平的發(fā)展參差不齊。對(duì)于更多的工作人員來說，他們認(rèn)為檔案管理的信息化建設(shè)就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，而不是實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的有效收集整理、共享、這樣低水平的信息管理也會(huì)使相關(guān)工作的有效性差。其次，對(duì)于檔案管理者自身而言，在業(yè)務(wù)水平上跟不上社會(huì)發(fā)展的需要。 有的員工只掌握了檔案管理的業(yè)務(wù)要求，而沒有對(duì)信息技術(shù)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)，因此在當(dāng)前的工作中無法面對(duì)一些新的問題。當(dāng)管理者僅僅依靠自己原有的知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)來開展工作時(shí)，將無法面對(duì)檔案管理在新時(shí)代面臨的諸多挑戰(zhàn)。特別是當(dāng)今社會(huì)對(duì)素質(zhì)型人才和綜合型人才的要求越來越高。要有效培養(yǎng)專業(yè)人才，更好地為檔案管理信息化建設(shè)和現(xiàn)代化提供內(nèi)生動(dòng)力，不斷提高相關(guān)工作質(zhì)量。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新

3.1創(chuàng)新檔案管理理念

在新的歷史時(shí)期，檔案管理工作要有效創(chuàng)新工作理念。我們應(yīng)該能夠在管理中樹立服務(wù)的理念，而不僅僅是檔案資源的保管。當(dāng)前，我們處在一個(gè)信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會(huì)，信息的生命周期也在縮短。因此，要有效地保存信息，及時(shí)傳遞相應(yīng)的資源，從而實(shí)現(xiàn)資源的有效共享，突出信息的價(jià)值。信息時(shí)代帶來的另一個(gè)特點(diǎn)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的快速到來，有效地轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)觀念，有效地處理和分析信息，實(shí)現(xiàn)有效的共享。借助信息技術(shù)，我們可以更好地與他人共享資源，為有需要的人提供服務(wù)，這也是新時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)轉(zhuǎn)變的有效需求。

3.2拓展服務(wù)領(lǐng)域

在檔案管理創(chuàng)新中，要對(duì)服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)手段進(jìn)行有效創(chuàng)新。檔案管理不僅需要提供有效的檔案資源支持各種器官和單位相應(yīng)的社交活動(dòng)，但是也應(yīng)該為特殊群體進(jìn)行特定的服務(wù)，以便更好地利用信息社會(huì)的發(fā)展帶來的優(yōu)勢(shì)和分享一些有效的資源。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案資源的獲取和分析困難，限制了相關(guān)資源價(jià)值的發(fā)揮。因此，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)理念和服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新是十分必要的。

3.3創(chuàng)新工作方法

檔案管理的創(chuàng)新也應(yīng)體現(xiàn)在工作過程中。首先，對(duì)于文件載體的創(chuàng)新，與傳統(tǒng)的文件管理和存儲(chǔ)方式相比，電子文件管理具有更強(qiáng)的安全性，占用的空間更小，使文件管理、資源處理、分析和獲取更加方便。通過設(shè)計(jì)有效的檢索功能，需要的人可以分享和獲得大量和豐富的資源。這樣，我們也可以安全地獲得更多我們需要的內(nèi)容，從而更好地發(fā)揮檔案管理資源的價(jià)值。

3.4提高檔案管理效率

因?yàn)槟壳埃跈n案管理的信息化建設(shè)中，電子檔案主要由電子文檔轉(zhuǎn)化而來。然而，對(duì)于我國許多單位來說，保存的方便性并沒有有效的物質(zhì)保障。在管理和使用方面，檔案信息化涉及到網(wǎng)絡(luò)相對(duì)開放的特點(diǎn)，這也會(huì)給相關(guān)工作的開展帶來一些困難。要根據(jù)不同資源領(lǐng)域檔案管理的特點(diǎn)，有針對(duì)性地開展工作，有效制定檔案管理信息化建設(shè)體系，為相關(guān)工作的開展提供保障。要制定有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使各部門在實(shí)施的過程中，能夠履行自己的職責(zé)，更好地貢獻(xiàn)自己的價(jià)值。

3.5提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在檔案管理中，相關(guān)工作人員的專業(yè)水平也是制約工作質(zhì)量提高的主要因素。因此，應(yīng)努力提高檔案管理人員的專業(yè)水平。通過提高人員素質(zhì)，包括檔案管理專業(yè)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)使用能力，更好地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案資源的采集、分析和共享。對(duì)于管理工作而言，更需要綜合素質(zhì)人才為工作的發(fā)展提供內(nèi)生動(dòng)力。要加大相關(guān)工作的投入，在資金上給予充分保障，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

3.6完善法律法規(guī)體系

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展過程需要采用國家固定的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)國家保密檔案的管理，必須采用國家標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守相應(yīng)的法律法規(guī)。但對(duì)于普通檔案而言，由于其種類繁多、數(shù)量眾多，沒有各級(jí)固定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，相關(guān)部門需要完善相關(guān)法律法規(guī)來解決這些問題。

3.7研究數(shù)字檔案

數(shù)字檔案建設(shè)在檔案信息資源管理中占有十分重要的地位。同時(shí)，要適應(yīng)地方行政部門相關(guān)制度的改革，在電子文檔產(chǎn)生之前推進(jìn)檔案信息化。檔案信息資源在生成之前，一般通過電子數(shù)據(jù)，推測(cè)和總結(jié)可能存在的問題，并預(yù)設(shè)相應(yīng)的措施。

3.8增強(qiáng)檔案管理安全意識(shí)

對(duì)于檔案管理的安全，值得注意的是，對(duì)于檔案管理人員來說，他們的主要工作內(nèi)容不僅是維護(hù)檔案的完整性，而且還要注意檔案中的信息安全。對(duì)此，地方檔案管理機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)檔案安全保護(hù)意識(shí)，相關(guān)部門要向各級(jí)下發(fā)文件，確保檔案安全的各個(gè)方面。

四、小結(jié)

檔案管理面臨著新的要求和挑戰(zhàn)。建立信息檔案管理模式是時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展所必須滿足的條件。檔案管理需要在先進(jìn)技術(shù)和手段的基礎(chǔ)上完成科學(xué)轉(zhuǎn)型升級(jí)，促進(jìn)檔案管理效率、質(zhì)量和水平的提高，有效整合各種檔案管理資源。也能有效改善管理中成本投資過高的問題。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，是擺在研究人員面前的主要問題。

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