如何高效開(kāi)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作

何俊麗

【摘要】鄉(xiāng)鎮(zhèn)是我國(guó)最為基層的政府組織機(jī)構(gòu)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理涉及內(nèi)容較多，部分?jǐn)?shù)據(jù)在制定財(cái)政政策，調(diào)整宏觀經(jīng)濟(jì)杠桿時(shí)均有一定的參考價(jià)值。一直以來(lái)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作較為薄弱，基層政府對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度有待提升。本文分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的重要性和功能定位，并根據(jù)實(shí)際現(xiàn)狀提出了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的重點(diǎn)和相關(guān)對(duì)策，以供大家參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案;管理工作;重要性;管理方法

1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的重要性

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的主要服務(wù)對(duì)象包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及其他相關(guān)部門(mén)。涵蓋的檔案資料包括：各種音頻、視頻、圖片、文字、紙質(zhì)資料等。所涵蓋的領(lǐng)域又可以劃分為：人事、農(nóng)業(yè)、財(cái)務(wù)、綜治、計(jì)生、社會(huì)事業(yè)等等。可以說(shuō)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理囊括了各部門(mén)日常工作詳細(xì)記錄，以及各種大型活動(dòng)、執(zhí)行各種政策的過(guò)程及結(jié)果。從某種程度上講，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理高度還原了鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常工作信息，具有一定權(quán)威性;同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案還是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)。

2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)構(gòu)的功能

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)構(gòu)是開(kāi)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的“核心”，能夠逐步落實(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作計(jì)劃，并且是收集、匯總、歸納、歸檔鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息的“中樞”。在市場(chǎng)上、工作中還肩負(fù)著法律、法規(guī)宣傳的任務(wù)。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)是檔案管理工作的組織者和實(shí)施者;其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)還在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化宣傳中發(fā)揮著重要的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)保存的各種檔案資料，記錄著社會(huì)的進(jìn)步和鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的歷程。從某種意義來(lái)講，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室是收納基層精神文明發(fā)展與傳承的“保險(xiǎn)箱”。我們必須合理利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室，使其充分發(fā)揮自身的文化價(jià)值;最后，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化來(lái)說(shuō)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)還是文化宣傳的“主陣地”，因?yàn)榛鶎拥貐^(qū)是豐富的民俗形式，甚至是非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的傳承地。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室記載著本地區(qū)重要的文化和歷史事件，為查閱的人們提供了便捷服務(wù)，也屬于文化生活的重要構(gòu)成部分。

3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作現(xiàn)狀

3、1缺乏健全完善的規(guī)章制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理負(fù)責(zé)人缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪庾R(shí)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)章制度，或者制度執(zhí)行力度不夠。日常工作中有很強(qiáng)的隨意性，往往因?yàn)楣ぷ餍枰吧嵊蔡住保⒎歉鶕?jù)規(guī)章制度按部就班地處理各種信息資料。 由此出現(xiàn)如下典型問(wèn)題，如：檔案泄露、丟失、篡改等情況，由此影響到檔案資料的真實(shí)性和有效性。

3、2專(zhuān)業(yè)管理人才缺乏

從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作具有分散性特征，即：各個(gè)部門(mén)都有較為獨(dú)立的資料管理體系，這種“各自為陣”的管理形式缺乏系統(tǒng)性，無(wú)法讓檔案資料之間有效融合。 ? 此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、基本技能方面仍存在欠缺。很多工作人員是由其他部門(mén)抽調(diào)過(guò)來(lái)的，整理檔案也多按照時(shí)間線索進(jìn)行簡(jiǎn)單梳理，按序裝訂。整個(gè)檔案管理缺乏嚴(yán)格的流程約束。由于檔案管理工作規(guī)章制度執(zhí)行不力，或制度流于形式，在檔案歸檔和借還環(huán)節(jié)較為混亂，由此降低了檔案資料的利用價(jià)值。

3、3電子檔案管理工作存在不足

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，受到人員素質(zhì)、技術(shù)水平、財(cái)政支出等多種因素的制約，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作多處于粗放管理狀態(tài)，許多檔案都是簡(jiǎn)單文字資料的匯總，甚至部分檔案資料缺乏對(duì)應(yīng)的目錄。究其根本，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，部分電子文檔（聲像、掃描件等）存在嚴(yán)重缺失。

4、開(kāi)展高效檔案管理工作的策略

4、1創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境

由于檔案管理具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性和政治性，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理工作質(zhì)量。因此，工作人員不僅要具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治觀念，還要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，時(shí)刻學(xué)習(xí)最新檔案管理知識(shí)，不斷提升整體的業(yè)務(wù)水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該盡力為檔案管理人員創(chuàng)造舒適的工作環(huán)境，并制定合理的績(jī)效考核方案，創(chuàng)造積極向上的工作氛圍，激發(fā)管理人員工作的工作熱情，穩(wěn)定檔案管理團(tuán)隊(duì)。

4、2健全完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)工作實(shí)際情況制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，嚴(yán)格約束信息搜集、整理、分類(lèi)、歸檔和保存等環(huán)節(jié)。針對(duì)檔案借閱、使用權(quán)限等進(jìn)行嚴(yán)格約束，各種規(guī)章制度上墻，從而培養(yǎng)大家良好的借閱習(xí)慣。

4、3定期組織檔案管理人員加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。上級(jí)業(yè)務(wù)管理單位應(yīng)從工作人員的工作能力、責(zé)任感、工作態(tài)度、基本理論知識(shí)、現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用等方面入手，通過(guò)循序漸進(jìn)的培養(yǎng)提升工作人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要定期安排檔案管理人員參加各種培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和法律法規(guī)，不斷提升工作人員的道德水準(zhǔn)和現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用能力，為進(jìn)一步開(kāi)展檔案管理工作提供必要的技術(shù)支撐。

4、4加強(qiáng)素質(zhì)培養(yǎng)，建立優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍

構(gòu)建一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，是單位正常開(kāi)展檔案管理工作的基本條件。開(kāi)展建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，首先要具備順暢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和相關(guān)的硬件設(shè)備;其次，要配備綜合能力較強(qiáng)的檔案員。由于部分檔案人員是其他崗位抽調(diào)來(lái)的工作人員，在檔案管理工作上投入的時(shí)間和精力相對(duì)較少，由此影響到檔案管理工作的健康發(fā)展。因此，我們要建設(shè)一支穩(wěn)定的檔案管理團(tuán)隊(duì)，保證工作人員政治覺(jué)悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬。在日常工作中，還要與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識(shí)和技能，熟練掌握整個(gè)流程的管理技巧，并不斷學(xué)習(xí)各種社會(huì)學(xué)科（如：歷史、法律、地理、經(jīng)濟(jì)、外語(yǔ)等），不斷完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)而穩(wěn)步提升工作人員的創(chuàng)新能力。

4、5提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代科技水平的提升，各種紙質(zhì)文檔逐漸被電子文檔所替代。依托計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使檔案信息存儲(chǔ)量呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)趨勢(shì)，便于操作和查閱，并且能夠長(zhǎng)期保存。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理還需從軟件、硬件入手，加大投資力度，為現(xiàn)代化檔案管理提供必要的技術(shù)支撐。同時(shí)，在日常管理工作中還要做好保密工作，避免檔案信息資料泄露。應(yīng)設(shè)置不同管理權(quán)限，并定期更換密碼。 這樣才能更好地為基層建設(shè)提供服務(wù)，提升檔案管理水準(zhǔn)。

結(jié)語(yǔ)

總之，盡管鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作較為瑣碎。但這種基礎(chǔ)性的工作，會(huì)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)總體發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。隨著現(xiàn)代科技水平的快速提升，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理既要做好隊(duì)伍建設(shè)，還要剖析檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，并順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，通過(guò)創(chuàng)新推動(dòng)基層檔案工作向更高水平開(kāi)展。