淺談如何加強建筑企業的采購管理工作

郭立新

一、前言

改革開放以來，我國建筑業保持快速發展，規模明顯擴大，從建筑業大國不斷走向建筑業強國。尤其是黨的十八大以來，在以習近平同志為核心的黨中央堅強領導下，建筑業又步入一個新的發展階段，對高質量發展又發揮了重要的積極作用。建筑業有堅實的發展基礎，更有艱巨的困難挑戰，市場競爭日益激烈，行業整合重組加速進行，建筑企業發展不進則退。工程項目是企業盈利的重要部分，項目的成敗決定著企業的營收和效益，而采購管理又是創造工程項目效益的前沿工作之一，在工程建設過程中起著舉足輕重的作用。結合工作實際，淺談一下如何加強建筑企業的采購管理工作，實現效益最大化。

二、采購管理的重要性

采購是企業與供應商協作而達成各方所需的過程，它作為企業的生命源泉，保障了生產的順暢，同時保障了產品的質量，樹立了企業品牌。無論是從采購的理論角度，還是從實際工作所扮演的角色，它對企業利潤的貢獻度都是不可估量的。如果對采購環節有科學的管控，就能夠為整個采購系統中的各方帶來收益，互利共贏，最終實現企業高質量發展目標。

三、企業采購管理面臨的挑戰

（一）采購管理的制度不完善

采購制度是確保采購工作順利進行的重要依據，但部分企業對采購管理的重視不足，缺乏規范的制度體系，或者沒有制訂合理的采購工作流程。有些企業套用其他單位的制度，但是在實際操作過程中缺少可行性，導致規章制度形同虛設。因為缺乏完善的規章制度作為保障，所以在工作中缺少可供參照的標準，導致采購成本偏高，采購效率降低，采購管理不順暢，直接損害企業的經濟利益。

（二）采購工作的計劃性不強

部分企業對采購計劃重視程度不夠，缺少采購計劃的科學性、準確性和預見性，填報采購計劃時不嚴謹，存在“應付差事”的現象。在實際工作中，計劃與執行“兩張皮”，存在先斬后奏、先做后補等情況，致使采購無法集中統籌安排，采購工作雜亂無章，導致采購較為盲目，資金使用效率不高。

（三）供應商管理缺少創新

目前很多企業的采購工作都存在著一個誤區，認為采購工作就是和供應商搞好關系，然后在這種關系基礎上，與企業需求之間尋求磨合和平衡。其實對企業而言，這種情況是很危險的。在采購行為中，與供應商建立良好的個人關系雖然重要，但如果只保持良好關系，不進行科學管理，就可能會產生企業對某些特定供應商的依賴，不利于企業尋找新的更好的供應商，不利于企業進行技術創新，也會在企業內部滋生腐敗行為，不利于企業的健康發展。

（四）采購工作專業水平有待進一步提高

參與招標采購的相關人員專業性不強，對國家政策、法律法規的學習滯后，工作創新不夠，對新材料、新工藝的了解不足，缺乏深入研究，習慣于沿用老辦法、老產品；在價格談判博弈中缺少專業知識和談判技巧，采購成果存在性價比不高的情況，直接影響企業利潤。

（五）采購管理缺乏有效的溝通

很多企業采用傳統的采購管理方法，其采購部門通常是獨立的履行采購職責，采購部門在采購中往往只重視采購供應商和價格，與企業其他部門之間的聯系和溝通不夠密切，尤其是對采購標的界面劃分、技術質量等把握的不夠精準，在履約過程中存在爭議和責任盲點，容易造成企業在物資上供需失衡，影響現場施工生產。

四、加強企業采購管理的初步設想

（一）重視采購管理方面

采購管理包含著多方面的含義。即，既有傳統意義上的采購過程，采購計劃制定、需求數量質量地點的要求、價格及交期管理、物流體系的建立等。又有對采購行為規范、價格成本的評估、供應商管理的要求，如供應商的評估選擇、供應商關系管理維護、供應商異常問題處理。在戰略層面上，采購管理又涉及到采購戰略的實施、供應商的運營、產品策略的調整、供應鏈體系優化和維護等大的方向，上升到企業戰略管理的一部分。要樹立采購風險的意識，對采購問題盡管都有了防范意識，但是從供應源頭建立內部風險意識仍是一項艱巨的任務。

采購人員在建立內部風險意識時應該考慮幾個一般性指導原則，包括與關鍵部門的專業人員交流信息；用系統的觀點看待業務持續計劃；既要聽取最接近供應基礎的操作人員的意見，又要獲得高級管理層的支持等。在實施供應持續計劃的公司中建立內部風險意識，是構建和管理這些計劃關鍵的第一步。針對不同利益相關性人員進行溝通交流。在非專門針對內部供應的業務功能中，可能將供應中斷看作是不適用于工作要求的一種滋擾。減弱這種阻力的一個方法是參照其他公司在面臨供應中斷時處理危機的例子。在采購管理問題處理系統中，采購內部風險意識的建立是關鍵一步。但是，它只是從一個方面提出了改善供應持續計劃的方向。為了使企業組織對面臨的上游供應鏈的采購異常因素有一個更加清晰的意識，需要在第一級供應商中建立風險意識，作為建立企業外部風險意識的關鍵。盡管供應商能夠對自身發生的問題進行識別和分析。但是供應商總是存在著這樣的擔憂，即如何以合理的理由對下游客戶解釋所發生的自身問題，怎樣才能徹底的解決不存留隱患，并讓客戶對自己繼續保留信心。為了解決這種矛盾，必須先和供應商保持一種伙伴關系，建立暢通的溝通渠道，表明愿意與其一同發展和處理存在的潛在問題。最終，也可許諾一定優惠措施，作為激勵機制來鼓勵供應商積極地思考，并為管理不可消除的風險提出見解和計劃方案。

（二）采購制度方面

要進行有效的采購管理，就必須根據自身性質和特點建立一套完整的、切實可行的采購制度，必須明確采購過程中，各崗位、各環節的責、權關系，明確采購業務操作流程、監督機制等。

采購工作嚴肅而關鍵，在確保價格合理、風險可控、品質優良、職責清晰的同時，更要全面提升決策效率和規范化水平，避免流程形式化。制度要以執行力為保障，適用可行、簡潔高效。首先要滿足法律、法規及政策要求，其次要符合企業發展目標和行業特點，既能嚴格把控招采管理的風險點，又實現最佳經濟效益。

在制度發布的同時，要附一份《思維導圖》，讓采購人員一目了然新制度做主旨和流程。制度發布后要及時宣貫，幫助和監督新制度的貫徹執行。另外，制度要隨著企業的實際發展同步優化和提升。

（三）采購計劃方面

要不斷強化采購計劃的貫徹執行。采購部門要事先編制采購計劃，明確采購需求，為采購工作提供依據，使采購工作有條不紊地進行，是做好采購管理的前提條件，也是項目順利生產的根本保障。

我們編制計劃時不能太籠統，要考慮到可行性。首先以公司年度經營計劃制定年度采購計劃，再將其細分至季度或月度，計劃表中要明確采購類別、采購內容、采購方式、計劃開始時間、計劃完成時間、進場時間、暫估采購額、付款方式、供貨周期等重點信息（年度計劃可以根據年度經營計劃的深度靈活掌握，但在季度或月度計劃中要明確），在實際執行過程中，采購經辦人要隨時跟蹤采購進度，如果采購過程中出現工作界面劃分不清、數量不足、規格型號不準、技術資料不齊等問題，要及時溝通解決，并知會相關部門，及時解決或調整采購計劃，不斷提高生產資源的優化配置。另外，采購部門要認真做好上個季度（或月度）計劃執行情況對比表，不斷積累經驗教訓，為以后編制采購計劃提供借鑒，同時為完成年度經營計劃打好基礎，充分發揮各方監督作用，從而提高企業經濟效益。

（四）供應商管理方面

要不斷創新供應商管理思維，首先需要找準一個定位，那就是以建立供應商長期戰略合作伙伴關系為核心，以現有供應商管理模式為基礎，以企業供應商管理實施細則為抓手，以供應商分級管理、日常管理機制為補充，建立一個系統化、立體化、動態化的供應商管理模型，將原來靜態的、片面的供應商管理提升到動態的、系統化的供應商管理，其次與項目管理、預算管理、采購管理、合同管理實現管理互聯、信息互通，將供應商管理統一納入企業價值鏈管理之中，將原來單純的博弈關系、競爭關系，逐漸轉變為互信、互利、互助的合作伙伴關系。

要不斷完善現有的供應商評價體系，堅持客觀性原則，以質量、成本、交付與服務并重為基本準則，綜合考慮供應商的履約能力、質量控制能力、應急管理能力、客戶滿意度等方面內容，建立全面的供應商綜合評價指標體系，對供應商做出全面、具體、客觀地評價（包括對供應商準入、審核、業績考核等制度建立，甚至是供應商黑名單制度），從而不斷提高服務保障水平，實現適應企業高質量發展的供應商管理新常態。

不斷加強對供應商全方位管理，避免獨家供應，根據企業發展實際情況，讓企業源源不斷地得到優質資源補充。通過對供應商在履約、執行等方面的監督管理，形成內部競爭機制，有效促進供應商管理激發內生動力，不斷提高其自身的服務保障水平，最終實現供、需雙方合作共贏的雙提升。

（五）打造專業團隊方面

最能為公司創造價值的采購團隊是高效率、專業化、具有凝聚力和嚴謹性的團隊。這個團隊一定要很專業，每一名采購人員不但需要具備商務人員必備的溝通、協調、談判、法律、財務、質量觀、風險意識及對策等一般知識，更要具備對本行業采購的專業知識。

任何一支專業團隊的建成，都是通過不斷的培訓、學習和工作實踐打造出來的。首先，學習和培訓必須按照采購管理層級和內容專題開展，既能提高團隊整體水平，又能解決工作面臨的實際問題。在層級方面，可以嘗試按采購領導者、采購經辦人所涉及的管理內容進行對口培訓，不同的時期要匹配不同的學習內容，有短期解決問題、交流新知識的培訓，也有為提高業務技能和采購意識的長期不定時學習，讓團隊不同角色的成員在自己的管理領域發揮最佳潛力。培訓內容可以圍繞公司的采購程序、專業知識、商務技能、法律法規、溝通協調、風險防控、實操案例等內容形式，也可以是定期對公司的實際采購工作進行交流研討，不斷擴大采購成員的知識面，培養更好的采購意識，為每個人提供新的工作思路，解決出現的難題。

采購團隊需要不斷的掌握和使用新技能，接受新的任務，承擔新的責任，迎接新的挑戰。由于市場產品質量的參差不齊，價格瞬息萬變以及新材料新工藝不斷更新，這些無疑是對采購團隊提出了更高的要求。采購團隊如果缺乏對市場及客戶的調研，就不會掌握充足的市場信息，便會在采購活動中處于被動角色，處處受制于人，從而埋下高價、低質的風險。

（六）采購數據庫方面

要提高企業采購管理水平，需要建立企業采購數據庫（包括企業歷史數據和當期市場調研數據），這是企業洞悉市場趨勢、搶占市場先機、發掘商業價值的重要手段。

企業要在采購工作開始前進行專項的市場詢價，采購完成后，按照采購類別對承包范圍、價格、品牌、型號、付款等主要數據進行整理與分析，為企業沉淀經驗數據，同時為下次采購的決策人提供更加有效的決策依據，提高采購效率，降低采購成本；如對于有精裝要求的工程項目，可以嘗試建立“精裝套餐”模板（按照常規戶型精裝的低、中、高配置），對精裝主要部品部件進行品牌檔次、價格水平、技術標準、設計效果等集成分析，著力打造精裝標準化模式，為后期的工程項目打下基礎，助力提升產品的競爭力。

（七）考核獎懲機制方面

加強企業采購管理，需要建立完整的績效考核制度，同時配合賞罰分明的獎懲機制，獎懲需要和公司的薪酬制度互相配合，真正體現出獎罰的力度。比如可以量化各專業組的合同效果，量化各成員的工作，能夠對每一個成員給予客觀性的評定；未能完成工作任務的，需要受到相應的處罰；與此同時，適當的獎勵更可以激勵每一個成員向著更高的目標邁進。

通過建立考核機制，有效促進企業廉潔風險防控、嚴格執行采購管理有關制度、敦促供應商提高服務保障水平等，促使采購經辦人員主動作為、主動擔當、主動順應新時期供應商管理新模式，相互配合，共同提升，這對于建立與供應商長期合作關系具有非常重要的意義和作用。

五、結語

采購管理是建立在采購活動基礎上的，是站在企業整體層面上的管理行為，與企業各個部門之間都會產生聯系，而不僅限于某個部門。對建筑行業而言，工程項目是企業盈利的重要部分，項目的成敗決定著企業的營收和形象，在工程項目中采購費用大約要占項目總支出的50%～60%，采購交貨的進度直接影響項目的進度，同時，采購質量的好壞也制約著項目質量的高低，并決定項目建成后的穩定和安全運轉。由此可見，采購管理不但是工程中的重要組成部分，還是項目執行中的一個關鍵步驟。如果對采購環節有科學的管理和控制，就能夠為整個采購系統中的各方帶來收益，互利共贏。因此，只有不斷加強企業采購管理水平，在保證企業生產和產品質量的基礎上，真正實現優質采購、低價采購、高效采購，才能在日益激烈的市場競爭中脫穎而出，最終實現企業高質量發展目標。

引用

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