新時期人事檔案管理中存在的問題及優化策略探析

韓麗仙

摘要：新時期人事檔案管理工作對服務行業的管理和發展來說愈發重要，要想在新時期保持良好的發展和飛躍，就需要重視人事檔案管理的優化，通過增強工作人員對檔案管理工作的重視度、優化檔案保管環境、提升檔案管理人員的綜合素養、優化檔案管理規章制度等工作的進行，促進并獲得行業的良好發展。此外，檔案管理人員要結合時代的發展，積極提高自身的素質和專業水平，滿足服務行業對于檔案管理工作的需求，為公益類事業單位的健康可持續發展保駕護航。

關鍵詞：人事檔案管理;問題;優化策略

引言

新時期人事檔案管理工作的創新，需要在明確檔案管理對服務行業發展重要意義的基礎上，從管理理念、管理制度、管理方式、管理人員及檔案利用多個方面著手，采取合理的措施，實現檔案管理工作的創新，以促進檔案管理工作水平的提升，從而更好地為促進行業發展服務。

1新時期人事檔案管理對行業發展的意義

人事檔案管理是行業穩定發展的基礎，是提高人事管理的重要保障。行業要想實現長遠健康的發展，僅靠完成生產任務和單一的管理模式是不夠的，還需要內部管理工作的有力支撐，可見行業的良性發展是需要兼顧多個方面的。良好的檔案管理能夠反映人事的管理水平，紀錄了人事的發展歷史，這對人事今后開展的管理工作、建設與發展均有重要的作用。隨著信息時代的到來，行業若要發揮人事檔案管理的作用，就需要在充分把握檔案管理工作特點及規律的基礎上，將檔案管理與現代信息技術有效融合，促使檔案管理方式的轉變，從而滿足當前行業發展的需求。人事檔案紙質版向電子檔案的轉變，更加方便了檔案信息的存儲、查詢及利用。但需要注意的是，無紙化辦公雖然帶來了許多便利，但是以電子形式保存的檔案，在真實性、價值性、系統性方面還不及傳統的紙質檔案，所以也需要行業采取有效措施，不斷完善檔案管理工作，促進檔案管理水的提升。

2人事檔案管理存在的主要問題

2.1檔案管理的意識缺失

過去一直受到傳統發展觀念的影響，服務行業在實際發展中不夠重視檔案管理工作。有些領導對檔案管理的工作存在著錯誤認知，他們往往認為檔案管理工作就是單純的對人事發展資料進行收集和匯總，此外，還有相關資料的借閱和更新等，并不能直接促進行業水平和人員素養的提高。這樣的思想觀念由于長期存在于人事的檔案管理中，檔案的管理方式和管理方法都有著較大的缺陷，無法跟上時代發展的步伐，僅重視檔案的收集和數量，忽略了檔案的應用和創新，因而無法發揮出檔案管理的作用。由于對檔案管理工作的不重視，人事檔案缺失，使得很多數據無法通過檔案來核實，從而造成了人事決策的不科學和不到位，一定程度上阻礙了行業的發展。

2.2檔案管理設施落后

目前來看，大部分人事在檔案管理的硬件設施上做的并不到位。俗話說：巧婦難為無米之炊，在檔案管理缺少相應的硬件設施下，將難以提高檔案管理的工作效率，不利于檔案管理工作的優化和完善。人事的具體檔案硬件情況如下;部分人事檔案多，但是存放檔案的空間有限，無法滿足檔案管理的需求;有些單位“六防”設備不完善，很多檔案遭受到潮濕和蟲害的影響。檔案管理硬件設施的不到位將會影響檔案的安全儲存和檔案的完整美觀，不利于進行相關檔案的查詢。

2.3檔案管理體系落后

隨著社會經濟的不斷發展，各行各業都取得了較好的發展，在此期間行業就需要對人事各個部門進行有效改革，從而不斷適應時代的發展要求，使人事能夠在復雜多變的市場競爭中提高競爭力。人事的檔案管理也不例外，需要進行改革發展，只有做好檔案管理工作的優化和創新，才可以為人事的發展提供前進的動力。不過在現實中，人事的檔案管理部門并沒有及時隨著市場經濟體制的改革而進行相應的改變，這使得檔案管理體系落后，具體表現為檔案的利用形式、利用周期、利用效率等。因為檔案管理體系的落后，致使檔案管理的創新和服務并不能滿足人事的需要。

3人事檔案管理工作改革與創新的實施策略

3.1將檔案創新意識貫徹到底

一些人事缺乏檔案管理創新意識，甚至還存在檔案管理工作可有可無的錯誤認識。因此，首要的問題就是要提升人事全員對檔案管理重要性的認識，當創新意識深入人心的時候，檔案所發揮的價值就不再僅僅局限于檔案室，而會在人事的發展中發揮日益重要的作用，檔案管理模式的創新將會進一步促進人事的健康發展。

3.2全面提升檔案管理人員的綜合素質

要進行檔案管理工作的創新，前提條件是要具備一支高素質的檔案人員隊伍。在人事檔案工作中，檔案管理人員比較缺乏，而且還會出現一人多崗的情況，工作內容繁雜導致檔案人員不能進行高效的檔案管理工作，更沒有空余的時間進行管理方式的創新。人事應為檔案管理部門提供較充實的人力資源，其建立專門的檔案團隊，為人事檔案工作的發展和信息化工作提供有力的條件。除此之外，還要做好員工上崗以及檔案業務培訓，這樣有利于員工更好地拓展思維，也有利于檔案管理的創新。

3.3實施人事檔案管理制度創新

人事檔案是涉密檔案，人事應完善制度流程，嚴格執行人事檔案管理制度規范，在檔案的收集、鑒定、整理、歸檔、保存、利用各環節中推行科學、規范化管理。可以根據行業的實際，采取一些具體的措施，如：可以經過層層“過濾”確定一個專門檔案管理員和資料員。

3.4實施檔案管理技術創新

隨著大數據時代的到來，檔案管理信息化已經成為一種趨勢，電子檔案信息可以全方位地為人事的決策提供更具有參考意義的信息資源。需要注意的是在檔案信息化的過程中要以數字形式為中心，并確保數據的安全，從而在不斷的發展與整改過程中實現檔案管理的創新與人事經濟效益共贏的局面。

數字化時代，檔案信息是一項非常重要的資源，無論是對于國家各項事業的發展，還是對于人事獲取核心競爭力都具有強有力的推動作用。檔案管理人員應不斷努力，推動檔案管理的創新與改革，在不久的將來一定會呈現出檔案管理方式的一種全新局面。

3.5加強檔案管理隊伍建設

新時期人事檔案管理工作的創新，也需要進一步加強檔案管理隊伍的建設。首先，要建立工作職責，明確檔案管理人員的責任與工作目標，用制度對其工作行為進行約束和管理，促使其能夠有效開展檔案管理工作。其次，將檔案管理人員的培訓提上日程，不僅要重視對其進行專業知識及專業素養的培養，也要重視對其進行信息技術的培養，提高檔案管理人員的信息化意識和信息化操作能力，確保檔案管理工作高效開展的同時，保證檔案信息的完整性和安全性。最后，要重視高素質人才的招聘，優先選擇具有專業檔案管理知識及計算機知識掌握能力的人員，打造一支高素質、高水平的綜合性人才隊伍，從而為檔案管理工作創新提供智力支持。

結束語

隨著社會的發展，大數據時代已經到來，信息技術為社會生活提供了極大的便利。國家要求人事檔案信息要盡可能的完善，檔案管理工作也要實現創新。檔案工作者要做好檔案管理工作的創新就需要與時俱進，具備創新思維。只有不斷地提升自身的管理素質和強化創新的理念才能更好地整合檔案信息資源，為行業各項工作服務，行業的才會最大限度地提升，使人事更快地適應新時代發展的需要，實現可持續發展。

參考文獻

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（參考文獻出處請修改）