關于機關管理效率提升的具體策略探析

張媛 江蘇省無錫市宜興市新街街道辦事處

機關單位大多屬于政府行政機構，具有極強的執法效應性，其包括的立法機關負責制定修改和廢除法律，法律對于一個國家的安定來說有著重要的意義。它還包括警察機關，警察機關是具有法律性質的國家治安機關，對于維護社會的穩定也起著重要的作用。還有權力機關，司法機關和行政機關等等，隨著中國經濟的不斷發展以及社會的不斷進步，人民群眾對于自身的需求以及合法權益有了更清楚的認識和更高的要求，因此，機關單位在為人民服務的過程中，就要提高自身工作效率，將人民利益最大化作為自己的發展目標，始終為人民服務，并不斷接受人民的監督。

一、行政機關管理概述

對于我國現階段行政機關的管理情況來說，整體上處于合理分工，正常運轉的狀態，但仍存在較大不足。單位的管理理念沒有與時俱進，管理體制不完善，信息化建設不足等等。無論是哪個部門，要做好該部門的管理工作，首先都要有一套完備的管理體制，以及先進的管理理念。對于行政機關的管理來說，它決定了中國法律從立法到執法的整個過程，對中國社會的發展有著重要作用。為更大程度上提高行政管理效率，建立健全網絡經濟時代的行政管理體系。對于機關單位而言，必須要落實每個員工的個人發展，加強部門之間的聯系，切實做好管理工作[1]。

二、行政機關管理存在的不足

（一）行政機關管理體系不健全

從目前我國行政機關的管理體制來說，它所采用的管理體制仍是以“金字塔”模式為主，即采用上下級管理的方式，一個領導管理一群員工，在這樣的管理模式下，員工的工作斗志很難被激發，而且領導難以做到對每一個員工的工作內容都加以規范，有的員工存在渾水摸魚的心理。在“金字塔”管理模式下，領導的布置工作內容層層向下傳達，層級較多，傳達的工作內容易變形，導致工作內容任務化，員工則認為只要完成所布置的內容就萬事大吉，也沒有其余可發展的余地，總體來說，在這樣的管理模式下，工作效率不高，不利于單位以及員工個人的發展。一個單位的工作效率要提高，就必須要建立緊密的，自上而下的管理體制，并且在整體化的管理過程中實行區域化的分工，部門之間的員工各司其職，將一項工作從小到大，從細節到整體，有序推進。

此外，“金字塔”的管理模式不利于工作崗位上責任到人，單位領導對工作情況只有整體的了解，但無法對單位工作的具體情況進行掌握，比如，領導在向下一級詢問有關圖表或數據來源的具體問題時，相關部門也只能向下一層級的人了解，一方面不利于數據的傳達，另一方面極大程度上降低了整體的工作效率[2]。

（二）信息化建設運用不足

目前，中國已進入互聯網高速發展的階段，在機關的管理過程中，也應該融合信息化建設，利用網絡的便捷性與高效性，提高機關的管理效率。

信息化建設不僅應體現在對個人的管理中更應該體現在加強部門之間互相聯系的過程中。隨著互聯網經濟時代的到來，我國的機關單位管理體制也應有一定的創新性。隨著市場經濟的發展，信息化建設利用網絡的便捷性，通過網絡的培訓學習，增強單位相關人員的綜合素質，豐富他們的業務經驗，讓他們掌握相關的機關管理知識，逐步提高機關單位人員的業務素質和工作能力，促進機關單位人力資源管理體制的不斷完善。而且還可以利用互聯網的便捷性，在網上實現資源共享，給員工進行專業的培訓，在互聯網發展的大背景下，機關單位的員工可以利用互聯網上的資源，利用線上豐富的培訓資源，不斷打破時空的阻隔，獲取知識，提高能力，提高員工的綜合素質，有利于之后機關單位各部門之間的合作運營，培養全面發展的職員。

通過信息化建設，加強機關單位中各個部門之間的聯系，在傳統的機關單位的管理過程中，部門之間的聯系方式往往以口頭交流、面對面表達為主，但在互聯網高速發展的現代社會，部門之間可以建立一個單位微信，將文件的傳輸以及工作內容的布置通過文本的形式進行轉述，采用文本的形式，部門之間可以多次反復閱讀所傳達的內容，加強記憶，提高工作效率。

現階段，信息化對于機關的創新作用也日漸凸顯，例如現階段辦公常用到的“不見面審批”“一窗辦理”等都是利用互聯網的創新工作方式，極大程度上縮小了時間和空間的阻隔，提高了工作效率。

（三）管理理念有待更新

機關的管理理念滯后，其主要體現在對于職工的績效獎勵上有一點片面，無論是什么單位，都需要對業績好的員工進行一定的獎勵，人類是精神動物，只有通過不斷的激勵，才能創造出更高的成績，但是機關單位往往以鐵飯碗著稱，其經濟來源也比較單一，而且對于機關單位的職員來說，由于其上下班時間固定，其工作和生活方式都比較固化，在這種情況下，單位就可以通過加一些額外的精神獎勵，培養員工突破常規生活的思維。因此，對于員工來說，無論一個月的表現如何，所得薪資都一樣，這種薪資制度會消磨員工的積極性，使得人員管理渙散，不利于機關工作效率的提高。

部分機關單位有一定的獎勵機制，但由于其考核標準不完善，考核制度不明確，考核內容不清晰，導致機關單位中出現一定的官僚主義，考核標準不明確，導致員工沒有努力的方向，機關單位的管理階層需要注意到的是，短期性獎勵可以讓職員更加努力。目前我國的機關單位人力資源管理中往往存在激勵機制缺乏以及不科學的問題。這一問題出現的根本原因有三。其一，我國機關領導人的激勵意識淡薄。目前，我國機關單位人力資源的管理工作還僅僅停留在人力資源管理中，大多數工作內容為約束與禁止，側重于循規蹈矩的日常事務的處理，領導忙于布置任務，而員工則忙于完成任務，缺乏創新性，因此，激勵意識十分淡薄，由此導致了激勵機制的單一。其二，激勵機制的物質基礎薄弱。我國機關單位屬于政府單位，經濟靈活性弱，而且一些特定的社會監督也決定了其在物質獎勵上具有極大的局限性。機關單位常常以“死工資”“鐵飯碗”著稱，因此，機關單位的獎勵往往以精神獎勵，口頭表揚為主，例如由政府授予的各類榮譽等。在物質方面很難保證，更難以說形式多樣的物質獎勵，在機關單位的現狀就是工作做得好與壞，工資都不變，因此極大程度上扼殺了員工的工作積極性。其三，激勵機制的不完善，我國機關單位由于種種限制，在人力資源管理制度中難以實現激勵機制的全面性與均等性，很多機關單位的理念仍比較傳統，沒有設置或沒有完善相關的獎勵機制，還有獎勵機制不完善，薪資往往與領導級別相掛鉤，都是影響員工積極性的重要因素。

三、行政機關管理效率提升的具體策略

（一）構建完善科學的管理體系

理論是指導實踐的依據，科學合理的管理體制支撐著一個單位的發展，為提高行政機關的管理效率，就需要構建完善的科學管理體系。科學完善的管理體系，就不能以一個人率領一群人的模式進行，而是應該進行分小組，有區域地進行管理，加強組織結構，提高人力資源管理體制改革，改善機關單位的工作環境。要更好地提高人力資源管理體制的改革，就應該加強組織結構，明確結構劃分，形成自上而下的管理體制，并且相互制約，讓員工不再認為自己是被雇傭的那一方，而是真正成為工作的主人，從而更好地提高工作效率，提高單位活力，從而能夠改善市場環境。

機關單位人力資源管理體制的不科學，不完善，往往會造成單位工作效率的低下，單位應該深刻認識到經濟內循環及其內涵，結合單位的自身發展情況，對于機關單位的人力資源管理體制做出調整，因地制宜，使得單位發展不斷順應時代發展，從認識到循環經濟是社會發展的主要趨勢的基礎上，改革自身人力資源管理體系。

為不斷提高人力資源配置水平，單位組織人員在工作過程中需要對員工的績效加以考評，進一步明確考評內容，細化考評。加強人力資源管理制度，促進單位開發人力資源管理制度還需要以精神激勵為主，需要完善并發展多種激勵機制，其一，在工資激勵機制上，不能以工齡為唯一的標準，更是要以員工本月的業績以及思想水平作為多方面的依據進行精神獎勵。其二，將員工的精神獎勵多樣化，例如，對于本月或本季度表現突出的員工，可以給他進行適當的升職，為員工提供更加廣闊的平臺，從而更好地提高員工的內在動力。

（二）有效運用信息化建設

信息化建設既可以應用到員工個人發展過程中還可以運用到部門與部門相互之間的聯系中。

對于員工個人的發展來說，行政單位管理最主要的主體是人，在管理的過程中，需提高人力資源配置水平，而且行政組織人員在工作過程中需要對職員的績效加以考評，進一步明確考評內容，細化考評，從而進行合理的人力資源配置，從周考評，月考評，季度考評，以工作質量和完成情況為基礎，基于機關單位的特殊情況還可以在職員考核標準中融入關于黨風黨紀的學習考評制度，加上對員工的能力，業務水平以及工作表現，思想素質等多方面進行考評。并結合網絡經濟時代的便捷性，為每一位員工形成自己的績效考核折線圖，讓員工和領導都能直觀地看到員工的努力值的變化，這樣一來，領導能有計劃地對員工的工作進行指導，員工能根據折線圖進行自我反思，并進行機關單位內部的信息公開，也便于人民大眾對于事業單位的監督，提高人力資源管理效果，并且通過提高員工個人的工作效率，再加之互聯網的使用，不斷加強部門之間的合作力度，從而整體上提高行政機關的管理效率。

對于在部門與部門之間的聯系中應用互聯網就可以體現在通過涉及一種特定的程序，將部門之間的管理融合在一起，既可以進行文件的傳輸，也可以進行部門之間人員的溝通與管理，通過加強部門之間的聯系，不斷提高機關單位整體的工作效率。

（三）更新優化管理理念

為不斷優化管理理念，提高機關單位員工的工作活性，單位組織人員就需更新和優化管理理念，在工作過程中明確各個員工的工作任務，完善考核標準，嚴格按照評價體系對員工進行考核，將機關單位的工作內容都依照各項制度進行，不斷規范，對員工個人來說，單位應努力形成公平公正公開的考核機制，涵蓋全面的業績考核標準，讓每一位員工都能找到自己的價值所在，并為之不斷奮斗。因此，為保證業績考核在機關單位人力資源管理中發揮最大的作用，就應該對考核內容進行完善，并且對考核等級進行多層次劃分，在多個時間段進行分階段考核，并將每次考核結果結合起來，從而對員工的工作作出最客觀地評價，從而進行最合理的獎勵機制。對于具體的獎勵機制來說，機關單位應該以精神激勵為主，比如在工作環境以及工作崗位，對于表現較好的職員來說，可以根據其表現情況做出一定的調整，從而為員工不斷創造條件，努力提高工作效率，真正提高機關單位的工作活力。

四、結語

行政機關對于中國的社會起著重要作用，對于現階段的行政機關管理現狀來說，需通過小組工作來改善先前的金字塔管理模式，健全行政機關的管理體制，并通過在管理工作中運用信息化建設，對于員工個人，做出業績考評曲線，便于員工加強自身改進，便于領導作出指導意見。并且通過信息化建設，建立微信，密切部門之間的聯系，達到高效的溝通，及時的信息傳播的效果。對于機關管理來說，應不斷更新管理理念，完善員工的業績獎勵，通過提高員工的工作活性來不斷促進機關單位的工作活力，整體上提高整個機關單位的工作效率。