企業(yè)辦公室檔案管理工作優(yōu)化辦法研究

文/北京公交集團(tuán)檔案中心 王云云

現(xiàn)階段，我國(guó)諸多企業(yè)辦公室存在檔案管理模式粗放化以及信息管理效率不強(qiáng)等問(wèn)題，所以企業(yè)管理者要樹(shù)立信息化管理的意識(shí)，完善檔案管理建設(shè)體系，重視高素質(zhì)人員隊(duì)伍的組建，從根源上調(diào)整優(yōu)化企業(yè)辦公室檔案管理工作。因?yàn)槠髽I(yè)辦公室檔案管理工作中相關(guān)的檔案內(nèi)容會(huì)在一定程度上影響企業(yè)管理效果，所以新形勢(shì)下如何跟隨時(shí)代的發(fā)展優(yōu)化企業(yè)辦公室檔案管理工作，適應(yīng)創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，值得每一個(gè)管理者重點(diǎn)研究。

一、企業(yè)辦公室檔案管理的意義

（一）促進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，正確制定企業(yè)決策。辦公室檔案管理工作和諸多業(yè)務(wù)項(xiàng)目存在關(guān)系，相關(guān)業(yè)務(wù)模式均影響到企業(yè)的長(zhǎng)久建設(shè)。細(xì)致分析檔案內(nèi)容，能為后續(xù)的業(yè)務(wù)開(kāi)展提供方向，還能夠給業(yè)務(wù)重組帶來(lái)借鑒作用。如今經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)時(shí)常出現(xiàn)變化，企業(yè)做出的決策需要參考大量數(shù)據(jù)信息，企業(yè)辦公室檔案管理工作能讓企業(yè)的決策更為正確，辦公室檔案管理工作能給決策者帶來(lái)全方位的數(shù)據(jù)參考，相關(guān)人員研究企業(yè)的管理費(fèi)用和企業(yè)的工程建設(shè)，通過(guò)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)對(duì)企業(yè)管理決策作出調(diào)整。

（二）有效維權(quán)，企業(yè)跟隨時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)步。開(kāi)展企業(yè)辦公室檔案管理工作，對(duì)辦公室的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸納，便于企業(yè)管理者依據(jù)檔案資料，捍衛(wèi)自身利益。比如在企業(yè)進(jìn)行某個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目時(shí)，一旦出現(xiàn)人員傷亡的情況，便可以把業(yè)務(wù)的合同文件交給法院，通過(guò)法院得以維權(quán)。利用辦公室檔案管理工作，讓企業(yè)的發(fā)展能夠與時(shí)俱進(jìn)。相關(guān)人員細(xì)致復(fù)盤(pán)數(shù)據(jù)信息，密切把檔案管理項(xiàng)目和市場(chǎng)環(huán)境相結(jié)合，更好凸顯檔案管理工作的內(nèi)在價(jià)值。

（三）提供發(fā)展條件，讓企業(yè)與市場(chǎng)行業(yè)協(xié)調(diào)運(yùn)作。開(kāi)展企業(yè)辦公室檔案管理工作，相關(guān)人員全方位收集檔案管理的內(nèi)容和資料，使得資料信息足夠完整。社會(huì)中每一個(gè)行業(yè)的創(chuàng)新都需要檔案管理工作的支持，來(lái)推動(dòng)市場(chǎng)范圍內(nèi)多個(gè)行業(yè)的協(xié)調(diào)運(yùn)作，具體記錄工作流程，保存數(shù)據(jù)信息資料，從根源上為企業(yè)的長(zhǎng)久建設(shè)助力。

二、辦公室檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理粗放化，信息管理能力不強(qiáng)。個(gè)別企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中，沒(méi)有意識(shí)到辦公室檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作不夠?qū)I(yè)以及檔案管理?xiàng)l件匱乏等問(wèn)題，或者部分企業(yè)由于檔案管理相對(duì)松散，致使出現(xiàn)關(guān)鍵信息泄露的問(wèn)題。新形勢(shì)下，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，特別是財(cái)務(wù)管理單位和人事管理單位，然而一些辦公室檔案管理工作在信息化建設(shè)上存在力度不足，沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類和歸納，對(duì)關(guān)鍵的檔案缺少備份管理的意識(shí)的問(wèn)題，無(wú)形中讓企業(yè)的發(fā)展面臨一定風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案安全管理不到位，缺乏檔案管理機(jī)制。辦公室檔案管理工作，涉及員工信息、客戶信息與技術(shù)信息等，相關(guān)內(nèi)容的保存和運(yùn)用都需要安排專業(yè)人員進(jìn)行管理。然而，一些企業(yè)可能出現(xiàn)檔案信息保護(hù)不到位的問(wèn)題，造成企業(yè)辦公室檔案管理工作比較被動(dòng)，難以保障企業(yè)檔案管理工作的安全性。在檔案管理制度方面，部分企業(yè)即便設(shè)定管理機(jī)制，也無(wú)法從根源上落實(shí)。沒(méi)有具體制定檔案管理內(nèi)容和檔案管理辦法，阻礙了企業(yè)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新和健康有序發(fā)展。

（三）管理工作者能力有限，管理工作不夠?qū)嵭АＴ谄髽I(yè)辦公室檔案管理工作中，管理工作者存在著責(zé)任心不強(qiáng)和隨意擺放檔案的現(xiàn)象，難以保障檔案管理的實(shí)效，不單單占據(jù)著大量辦公空間，還會(huì)影響檔案的完整保存。企業(yè)檔案管理包含多種多樣的內(nèi)容，一些檔案管理工作者不能確保檔案管理工作具備準(zhǔn)確性與時(shí)效性，約束了檔案管理的價(jià)值凸顯。

三、企業(yè)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化研究

（一）明確辦公室檔案管理的基本要點(diǎn)。要想高效率進(jìn)行企業(yè)辦公室檔案管理工作，管理者應(yīng)具備先進(jìn)思維。開(kāi)展檔案管理工作，最為直接的影響因素是企業(yè)人員對(duì)檔案管理工作的重視度不夠。管理者沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的價(jià)值和意義，覺(jué)得檔案管理并不能給企業(yè)帶來(lái)較多的經(jīng)濟(jì)效益，不愿意花費(fèi)時(shí)間和精力進(jìn)行研究。因此，企業(yè)每位工作人員都要形成檔案管理意識(shí)，合理記錄檔案和查詢檔案，使得企業(yè)能夠飛速發(fā)展。檔案管理工作者的素質(zhì)和能力代表著檔案管理工作是否能夠高效率進(jìn)展。換言之，檔案管理工作者要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，準(zhǔn)確分類檔案信息。針對(duì)模棱兩可不能歸類的檔案，及時(shí)備注或者構(gòu)建新型管理?xiàng)l目，不要隨意擺放檔案。邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，講述行之有效的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，關(guān)聯(lián)具體案例詳細(xì)說(shuō)明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期檢驗(yàn)檔案管理的效率，消除影響檔案管理質(zhì)量的因素，不間斷探索檔案管理的新思路與方法，從根源上強(qiáng)化企業(yè)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。

同時(shí)，要體現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性并對(duì)以往的被動(dòng)工作形式進(jìn)行突破，相關(guān)人員主動(dòng)采集檔案信息，科學(xué)管理檔案內(nèi)容，不要出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題。利用動(dòng)態(tài)性的管理要點(diǎn)，建設(shè)企業(yè)文件檔案一體化的管理機(jī)制。還要體現(xiàn)嚴(yán)格特征，細(xì)致篩選全部檔案，對(duì)檔案文件結(jié)合重要程度進(jìn)行級(jí)別劃分，提高后續(xù)利用檔案資料的效率。嚴(yán)格管理好辦公室檔案內(nèi)容，研究數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與合理性，以免出現(xiàn)虛假信息。最后是系統(tǒng)性，相關(guān)人員要了解檔案內(nèi)容，使得檔案信息保存具有一定系統(tǒng)化的特征，利用數(shù)字化檔案管理模式提高檔案管理工作效率，促使檔案管理處于最佳的狀態(tài)。

（二）體現(xiàn)辦公室檔案管理的精細(xì)化。企業(yè)管理者需要完善檔案管理的基本環(huán)節(jié)，突破以往檔案采集和檔案管理的壁壘，把企業(yè)內(nèi)部的多個(gè)部門(mén)人員調(diào)動(dòng)起來(lái)，有效開(kāi)展辦公室檔案管理工作。合理優(yōu)化業(yè)務(wù)信息、資質(zhì)信息和客戶信息，提高檔案資料查找效率，節(jié)約工作者的時(shí)間和精力。規(guī)范化進(jìn)行檔案分類，囊括和企業(yè)存在關(guān)聯(lián)的所有類型文件，依據(jù)分級(jí)保管的形式，避免檔案出現(xiàn)丟失的問(wèn)題。實(shí)際分類中，組織部門(mén)工作者按照檔案采集規(guī)定，收集檔案信息，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分門(mén)別類地保存與管理檔案內(nèi)容，內(nèi)化企業(yè)中各部門(mén)的工作聯(lián)系。比如企業(yè)中兩個(gè)部門(mén)都涉及相同類型的檔案文件，通過(guò)信息反饋能夠節(jié)約其中一個(gè)部門(mén)采集檔案的時(shí)間，以免重復(fù)整理檔案數(shù)據(jù)。融入多元化檔案管理模式，具體進(jìn)行檔案編號(hào)，把檔案信息保存在檔案袋中，利用系統(tǒng)索引規(guī)定檔案保存的位置，這樣使用者可以在最短時(shí)間內(nèi)找到需求的檔案資料。企業(yè)部門(mén)需要運(yùn)用檔案時(shí)，通過(guò)授權(quán)登錄的操作下載需求資料，如果檔案資料具備機(jī)密屬性，則需設(shè)置權(quán)限才能夠下載。相關(guān)人員申請(qǐng)下載的信息得到批準(zhǔn)后，才能夠運(yùn)用對(duì)應(yīng)的檔案資料。在此階段檔案類別劃分上，結(jié)合企業(yè)的具體情況進(jìn)行精細(xì)化分配，要做到種類清晰，標(biāo)注檔案應(yīng)體現(xiàn)檔案具體的來(lái)源，尤其是檔案形成時(shí)間和檔案管理內(nèi)容，把所有的內(nèi)容進(jìn)行綜合管理，制定檔案目錄；對(duì)檔案利用進(jìn)行規(guī)范化管理，借閱檔案時(shí)要填寫(xiě)真實(shí)信息，管理者應(yīng)提前了解檔案的基本內(nèi)容，最終具體明確借閱者歸還信息保存情況。事先制定借閱表，明確檔案歸還的具體時(shí)間和具體用途，得到審批后允許再次借閱。總之，檔案案管理者要具體掌握檔案資料的保存狀態(tài)，工作者歸還時(shí)要具體核對(duì)，降低重要資料丟失的概率。

（三）增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。企業(yè)在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，要重視ERP系統(tǒng)的構(gòu)建，也就是實(shí)施文檔一體化管理方法。此種管理結(jié)構(gòu)是企業(yè)資源計(jì)劃，綜合信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念而產(chǎn)生，給企業(yè)管理者進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)帶來(lái)了條件支持。辦公室檔案管理中，巧妙地結(jié)合管理主機(jī)綜合整理各個(gè)部門(mén)的工作信息，細(xì)致化篩選和加工，后續(xù)完成資料入檔的操作。依托這一過(guò)程開(kāi)展具體的檔案資料管理工作，明確檔案管理的重要性。比如某種類型的檔案資料，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)可參考性的條件，需要特殊保護(hù)與管理，對(duì)檔案信息及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子文件的形式加以保存，思考到保存設(shè)備的物理空間，可以及時(shí)運(yùn)用云端檔案管理方法，集中化管理檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。科學(xué)地進(jìn)行檔案文件加密，大規(guī)模企業(yè)可通過(guò)檔案分布式管理開(kāi)展工作項(xiàng)目，檔案管理的信息存在一定交互性，多個(gè)部門(mén)之間可以進(jìn)行有效的信息共享，讓企業(yè)管理者制定最為正確的決策。

（四）重視辦公室檔案管理的安全性。企業(yè)工作者進(jìn)行檔案管理時(shí)，要具體明確檔案的類型，完善相關(guān)的安全管理級(jí)別。重點(diǎn)檔案包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)安全級(jí)別高的檔案和客戶檔案以及知識(shí)檔案，應(yīng)配置安全級(jí)別高的管理手段。檔案比較陳舊的，可以對(duì)其進(jìn)行刪除，做好記錄，提供檢驗(yàn)檔案真實(shí)性的參考條件。如果檔案管理單位發(fā)現(xiàn)與申請(qǐng)專利或者知識(shí)產(chǎn)權(quán)存在交叉性的資料，要把數(shù)據(jù)信息反饋給上級(jí)，輔助企業(yè)安全的管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)內(nèi)容。

（五）規(guī)范化進(jìn)行檔案管理整合。依托相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理的實(shí)際內(nèi)容和實(shí)際范圍進(jìn)行統(tǒng)籌，相關(guān)人員做好檔案立卷歸檔的操作和檔案管理辦法的創(chuàng)新，從多個(gè)維度體現(xiàn)辦公室檔案管理的規(guī)范化。對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，涉及行政文書(shū)檔案，比如法規(guī)檔案信息和人事任免信息。管理檔案有生產(chǎn)管理規(guī)劃和用戶檔案。技術(shù)檔案涉及生產(chǎn)流程與生產(chǎn)技術(shù)，業(yè)務(wù)檔案由市場(chǎng)調(diào)研信息和業(yè)務(wù)信息，雙向檔案有錄音以及視頻。規(guī)范化的明確檔案管理范圍，以免互相合作的企業(yè)之間人員出現(xiàn)交接檔案輸入的問(wèn)題；對(duì)檔案管理體系進(jìn)行規(guī)范化管理，設(shè)置辦公室和部門(mén)人員互相配合的管理思路，多個(gè)部門(mén)細(xì)致采集信息和篩選信息并安排辦公室專業(yè)人員進(jìn)行密卷和歸檔。執(zhí)行檔案責(zé)任管理方法，使檔案采集和檔案管理的責(zé)任一一對(duì)應(yīng)，依托有效的考核方案落實(shí)檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于檔案歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理，檔案采集過(guò)程需要組織多個(gè)部門(mén)的人員共同研究，一同進(jìn)行動(dòng)態(tài)采集數(shù)據(jù)，傳遞到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中。辦公室檔案歸檔的具體項(xiàng)目，結(jié)合劃分的檔案范圍，通過(guò)辦公室檔案管理者最終審核，只要是對(duì)單位存在應(yīng)用價(jià)值的數(shù)據(jù)，都應(yīng)當(dāng)被統(tǒng)計(jì)。在歸檔時(shí)間的規(guī)范化設(shè)置上，辦理結(jié)束的文件應(yīng)上傳到網(wǎng)絡(luò)中，以年為單位對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行歸檔處理，隨時(shí)把機(jī)密性文件加以歸檔劃分。歸檔過(guò)程體現(xiàn)檔案內(nèi)容的完整性，檔案盒應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的檔案種類加以顏色區(qū)分，如果是紙質(zhì)檔案，要通過(guò)交接程序落實(shí)簽字生效；對(duì)檔案管理辦法進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置。新形勢(shì)下開(kāi)展企業(yè)檔案資料管理工作，應(yīng)該及時(shí)采集和上傳相關(guān)部門(mén)的信息，安排專業(yè)人員走進(jìn)各個(gè)部門(mén)加入培訓(xùn)活動(dòng)。各個(gè)部門(mén)都安排專業(yè)人員管理檔案內(nèi)容，針對(duì)貿(mào)易檔案和新建檔案，區(qū)分管理兩者，以發(fā)票流水號(hào)的形式管理貿(mào)易檔案文件。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)辦公室檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在很大程度上和其他項(xiàng)目存在聯(lián)系，會(huì)對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)久建設(shè)和發(fā)展帶來(lái)影響。新時(shí)期的企業(yè)辦公室檔案管理工作，相關(guān)人員要融合先進(jìn)的手段和管理理念，創(chuàng)設(shè)高效率的檔案管理方法，讓檔案管理工作具備先進(jìn)化水平，如明確辦公室檔案管理的基本要點(diǎn)、體現(xiàn)辦公室檔案管理的精細(xì)化、增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量、重視辦公室檔案管理的安全性、規(guī)范化進(jìn)行檔案管理整合等途徑，全面挖掘檔案管理工作潛在的問(wèn)題，真正做好企業(yè)檔案管理工作。