新經濟形勢下檔案管理工作的新思考

白如雲

摘 要：近些年，我國經濟發展十分迅速，檔案管理工作發展的越來越完善。檔案管理工作不僅僅是資料的簡單保管，而且是提高工作效率和工作質量的不可或缺的組成部分。報社出版、發行報紙過程中，產生了大量信息和工作檔案、資料，如何保存好、利用好這些信息檔案、資料，服務本單位、服務社會、服務黨和國家以及人民群眾，是當前報社檔案工作的一個新的重要課題。

關鍵詞：新經濟形勢；檔案管理；工作；新思考

由于檔案部門認真履行了職能，各單位認真貫徹推行了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，檔案工作呈現了良好的發展勢頭，機關檔案工作取得了顯著的成績，檔案干部隊伍思想素質與業務素質有了明顯增強，各部門領導對檔案工作更加重視，機關檔案管理中一大批單位達到了省級檔案管理標準，很多單位達到了省一級檔案管理標準，形成了常抓不懈的管理體制，基本達到檔案管理工作制度化、規范化的要求。但縱觀檔案管理工作，成績并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案管理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在各種問題。要搞好機關檔案工作，必須提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作新進展；要加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。

1 全新認識檔案管理工作的重要意義

作為一個有責任心的檔案管理者，首先要面對的問題是為什么要做好檔案管理工作？如何更好的做好檔案管理工作？這對每一個檔案管理工作人員來說都是必須嚴肅面前的問題，要認真思考并加以解決。做好檔案管理工作不僅是本職工作的需要，也是單位發展和進步的需要。檔案管理工作是整個單位和部門工作的一部分，是衡量人員工作質量和工作效率，維護歷史真實面貌，見證歷史足跡不可缺少的，也是評價一個人的基本素質和工作業績必不可少的。科學規范的管理檔案也不僅是檔案工作發展的需要，更重要的是可以為單位的決策者提供工作業績和科學發展提供了第一手資料，進行科學分析制定長遠規劃發展前景的重要依據。同時根據檔案資料，可以充分了解本單位的工作現狀，存在問題，揚長避短，改進工作，對發展規劃適當進行適當調整。特別是對企業里來說，可以為管理者和經營者的決策提供準確資料，為經營決策提供支持性證據，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實基礎。在當前經營形勢十分嚴峻的條件下，充分發現發揮檔案管理工作的功能效應，擴大它的社會價值和效能，更新觀念，創新意識，創新思維，勇敢探索，提高檔案管理手段，全面、真實地反映單位整體發展狀況則顯得尤為重要。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位整體形象、促使企業在市場經濟中發揮更大的競爭力具有重要意義。

2 新經濟形勢下檔案管理工作措施

2.1 依法管理，建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎，也是實現檔案管理工作科學規范化的保證，要做好檔案管理工作，就必須嚴格以依法治檔，實現檔案管理制度化。為了有效地保護和利用檔案，更好的為經濟和現代化建設服務，1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過了《中華人民共和國檔案法》，有力的保障了檔案工作的順利進行，為檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎，在檔案的管理、收集、整理和甄別等工作中發揮了極其重要的作用。但是，隨著社會的發展，檔案工作也在不斷進步，尤其是隨著檔案管理設備的提高，設施的進一步優化，檔案種類載體的多樣化等特點，要求檔案管理方法必須不斷改革，與時俱進，全面創新。每個檔案工作者必須要有高度的憂患意識，樹立緊迫感，在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面要不斷加強學習，不斷提高，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規，建立健全檔案管理規章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現檔案管理工作的制度化，最大限度的發揮其應有的社會作用。

2.2 科學規范，提高效能

合理有效的檔案運用對把握經濟活動的基本規律和發展方向具有很強的借鑒意義，加強檔案管理工作的根本目的在于為社會和國家的經濟建設服務。檔案利用是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用又是檔案管理者自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會發展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理人員既要加強檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點應做好檔案的編目、檢索、編研工作，結合本單位特點和實際需要，編制出切合實際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。并要加強對檔案的保管工作，為利用者提供需要。在檔案利用過程中，對一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監督，以保證檔案資料的安全完整性。對檔案庫房的設施建設，要不斷進行加強，盡量減少外界條件對檔案造成不必要的損害。隨著社會的發展，還要積極尋求檔案管理服務的新途徑，提高檔案利用質量和水平，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。

2.3 求實創新，與時俱進

隨著信息時代的來臨，計算機網絡技術的進一步發展，做好檔案管理工作迎來了新的挑戰。如何實現檔案管理同現代技術的有機結合，使檔案管理工作逐步走上良性發展的軌道？這要求檔案管理人員準確把握檔案管理工作的特點，想方設法，提高檔案管理者的服務意識，掌握豐富的業務知識和現代化管理技能，充分發揮檔案的信息資源優勢，更好的服務于社會。俗話說，前途是美好的，道路是曲折的，落實到檔案管理的具體工作上，還是腳踏實際，從頭做起，從繁瑣枯燥、重復機械的工作做起，把最原始、最基本的資料收集、整理、甄別、歸類，利用計算機、網絡等現代化手段科學分類，整理檔案，提高效率，做到事半功倍。設法降低人為因素，發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。尤其是在檔案的查找檢索中發揮信息化管理的優勢，提高庫藏資源的利用率。凡事有利必有弊，在信息化帶來方便快捷的同時，也伴隨著安全隱患。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄制度，建立有效的操作權限管理體系，對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分，在軟件功能上周密設計，加強電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術，提高身份認定的精度，其中重點應對最常用的口令方式進行嚴格管理。同時，為了以防萬一，還必須設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

3 結語

綜上所述，科學規范的檔案管理不僅可以提升管理部門的自身水平，合理開發利用檔案，還提升檔案管理工作者的自身價值，為社會進步和經濟發展做出新的貢獻。現在，我們必須搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國社會制度特有的管理優勢，實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化，與時俱進，開拓創新，創造檔案管理工作的新局面。

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