談高校檔案管理的現代化建設

伶俐

【摘要】隨著信息化管理手段越來越科技化，檔案管理也發生了變化，在高校當中進行檔案計算機的管理模式，還存在一些問題，大多數還是建立在手工模式的基礎之上去改進的，因此，并沒有取得實質性的發展，本文針對高校檔案管理現代化所存在的問題進行分析，并提出相應的解決措施，從而為高校的檔案現代化管理提供一些借鑒。

【關鍵詞】檔案管理;數字化管理;現代化

引言：

高校檔案管理現代化存在的主要問題是計算機在進行檢索時只能局限于內部的編目，同時管理人員在編目時，也僅僅是針對實體而非檔案的信息，與外界很難發生關系，解決的措施要采用相應的結構模式以及完善的服務體系和數據庫的系統等，這些問題進行詳細分析具有一定的實際意義。

一、高校檔案管理現代化所存在的問題分析

1協調機制不統一

高校隸屬問題對高校的管理以及運行會帶來實質性的影響，不同的高校所屬的行政部門各不相同，導致對高校的管理體制產生分散的領導狀態，這種現象很容易造成許多高校在對檔案管理時獨自為戰，被分割成若干塊之后，各高校也有各自的檔案管理系統，同時在檔案管理的過程中進行自我完善，通過自我發展來進行高校檔案管理。[1]很顯然，這種無法在資源上進行共享的行為很大程度上導致了高校檔案管理改革舉步維艱，無法得到有效的突破性發展，許多高校也意識到資源不共享所帶來的弊端，但僅僅是從意識上有所認同，卻很少展開實質的行動，其中主要的原因可能是當前我國還沒有一個專業的機構來規劃或協調高校檔案現代化資源共享的工作，使得這種協調機制只停留在表面。許多高校的檔案館依然還是采取過去的管理模式，封閉式管理還是主流，對現代化的管理手段不重視，使得檔案管理的軟件和硬件不能夠得到及時地更換，還有數據庫建設，都處在相對來說比較低的水平，使得高校在檔案管理中造成大量人力和財力的損失，卻依然沒有收到很好的管理效果，同樣也會影響高校檔案管理現代化的改革的步伐，使得高校檔案管理的自動化進程放緩。

2標準化水平不高

高校檔案管理各自為政有很深的歷史因素，同時也在各自的發展道路上前進，這就形成了檔案館的建設標準會隨著各高校的實力而有所不同，各高校根據自身的實力以及各自的技術條件，從而選擇不同硬件設備進行建設，在設備的機型上各不相同，所使用的技術水平也會各不相同。[2]另外，各高校在采用的檔案管理系統以及相關的軟件也沒有參照國際標準進行建設或使用，這些系統功能非常的單一，在標準化建設方面水平非常的低，在數據的收集方面也不完整，導致許多高校的檔案館沒有相關主題的標引，談不上共享，發生這樣的原因主要還是我國在檔案管理中沒有一個明確的標準，同時沒有統一進行規劃，各高校在檔案管理時，發展過程中的盲目性很大，這種狀態嚴重影響高校的檔案管理現代化的發展，對資源共享產生極大的不利影響。

3數據庫建設滯后

各高校在檔案管理過程中，通過不斷的發展已經擁有了規模不等的數據庫。各高校在對檔案管理的過程中是各自為戰的方式，使得各高校在建設數據庫時，會有許多急功近利的想法，浮躁心理非常嚴重，這些數據庫滯后的表現主要在以下這些方面，首先是沒有一個整體性，在建設數據庫時，更多的是自給自足，同時數據庫也僅僅局限于本校，規模相對來說較小。其次，標準化程度無法與當前的網絡化相比，類型不多，許多高校還出現在建設方面的重復性，造成資源的浪費。第三，在數據控制上沒有規范，導致無法進行商業發展。這些數據如果只限于本校使用的話，就會對數據的利用率大大下降，影響數據庫的價值利用。還有一個現象是，許多高校在進行數據庫建設時，僅僅是進行條目數據庫進行建設，很難在具體的數據信息上有具體的表現，對用戶的具體要求就無法得到滿足，有些高校雖然進行了聯網，但是僅僅是提供了對主頁的訪問，并不能進行資源共享。

4經費低

在高校檔案管理當中，硬件設施正在不斷地得到提高，但是在軟件的建設上還沒有跟上現代化建設的水平，然而無論是檔案管理的硬件建設還是軟件使用都需要進行資金的投入，然而，經過調研發現，許多高校在對檔案網絡化建設過程中投入的資金相對有限，同時也沒有更多的資金去購置更好的硬件來達到高起點的檔案館的現代化建設，對設備的更新不及時，發生這類現象的主要原因還是因為經費投入低，阻礙了高校檔案管理現代化建設的發展。

5人員素質低下

高校檔案管理的工作，說到底還是人在進行管理，因此，人的主觀因素很大程度上也會影響檔案管理現代化的建設，在檔案管理中，包括技術以及硬件都必須通過人的行為才能最大化地發揮出來。在當前網絡高速發展化的今天，檔案管理現代化對檔案管理員的要求也越來越高了，對檔案管理員來說，不僅需要在傳統的業務領域熟練掌握，同時還要對網絡技術，自動化有所掌握，這些都是現代化檔案管理的導航員。[3]目前，在高校檔案管理隊伍中，人員的素質高低不等，許多檔案管理人員還沒有意識到現代化網絡管理在檔案管理中的意義，沒有加強這方面的學習和培訓，就很難適應當前高速發展的檔案現代化的管理，在高校的檔案管理中，既懂網絡技術又懂檔案業務，還能懂計算機技術的工作人員少之又少，無法適應當前高校檔案網絡化發展。

二、高校檔案管理網絡化構想

高校檔案管理現代化的條件，無論是從當前網絡環境還是高校的實力，都已經具備，隨著211工程的促進，許多高校都在大力建設校園網，許多高校也認識到檔案管理現代化建設的重要性，投入的經費也逐年增多，對檔案館的硬件和軟件都進行了相應的升級。

1客戶端服務器結構模式

客戶加服務器結構的模式簡稱C/S模式，將分散的終端通過網絡連起來，并通過功能進行劃分，分為客戶機器和服務器。這種模式在對系統處理的方式上面與文件共享模式相比時，它突出的地方在于把一種應用能夠分為若干的部分。例如，在用戶的使用界面上，數據庫方面進行分化，并將這些信息交給工作站和許多服務器去執行命令，并且在整體方面共同應用，達到資源共享的目的。這種模式的特點還表現在，用戶在前臺時看到的僅僅是用戶的普遍界面，而當前臺需要獲取一些數據的時候，工作站向后臺提出相關的請求，然后傳給服務器的命令，使服務器作出回應，并將所請求的結果再傳給前臺，使工作站作為服務器的用戶而存在。C/S模式更多的是軟件在進行運行以及在不斷組織的一種方式，這種模式對硬件的依賴較小，同時也沒有更多嚴格的硬性要求，更多的是對網絡系統依賴而存在的，能夠對當前的網絡資源進行最大化的利用并開發。在目前的Windows NT、Netwate都可搭建C/S系統，在選用服務器時，只需要選購市面上正常的微機就可正常使用。

2建立服務體系

在對信息進行集中管理時，高校的檔案管理在當前和未來的發展形式中還是以計算機對檔案進行信息處理為主，在服務的方式上也是以計算機的檢索為主，通過計算機檢索來提供相關的檔案信息，所以，在對需要者提供的信息服務時，是一種網狀的結構，使用者可以根據個人的需要和個人的意志去進行相關鏈的搜索并可以延伸信息的搜索要求去進行瀏覽的一種行為。[4]傳統的搜索僅僅是在固定的途徑去進行查詢或檢索，所獲得的信息既不全面，也很單一，無法滿足用戶深層次的需求，在這當中，手工操作由過去的主要功能轉變成輔助功能。當前利用Web進行獲取信息并瀏覽是最為普遍地訪問的一種方式，這種方式是目前最為先進，也是人們更易接受的一種方式，鑒于此，高校在建設檔案館時，就要搭建高校自己的Web服務器系統，通過Web向校內和校外的用戶提供相應的信息服務。當下計算機的高速發展，導致PC端在搭建Web站點時會更加的簡單，操作時只要選擇Web服務器的軟件就可以完成了。更為方便的是，在有些系統中，如Windows NT系統就已經直接將Web內置于系統之中，使用戶在使用過程中更為方便，因此，高校檔案現代化管理中，做出突出貢獻的其實是Web服務器，而不是計算機硬件。

3數據庫系統

在Intemet/Web的技術之上去搭建數據庫管理的系統，在建設數據庫系統時要同時兼顧分布處理但是也要對C/S體系結構支持，同時還能夠對數據的安全性以及數據的可靠性有所保障，有聯機事務的能力，也就是說有安全控制能力，也能夠對多平臺多系統予以適應，同時還應有數據交換以及連接與處理的能力。當前許多高校中使用的數據庫管理系統大多是用DBase，FoxBASE，FoxPro來編寫的，這些其實算不上先進的現代化的管理系統，它頂多只是普通操作系統的一種延伸而已，對于數據庫管理軟件來說，在單機時完全可以勝任相關的工作，但是，如果要進行信息的全覆蓋并集成MIS系統時，就會在安全性，功能性以及完整性方面產生不足的現象，就無法滿足用戶的需求。在高校的檔案管理現代化運用當中，選擇的系統要符合以下的要求。首先要適合多系統操作，其次是多硬件支持，并且支持更多用戶使用，更多任務的運行，同時還應有C/S服務結構的管理系統，如Sybase、Informix、IBM的DB2，以上這些軟件都有以上所說的功能，同時還有提供ODBC，Web，能夠使用戶很輕松地就建立了站點的數據相關的服務。

結束語：

高校的檔案管理現代化所存在的問題主要集中在有一個協調機構使高校的網絡化進行統一，其次在建設的標準上也很低，造成數據庫在建設過程中嚴重滯后，第三，對檔案管理現代化的認識不到位，使得經費緊張，無法對檔案館的硬件和軟件進行升級和更新，最后就是檔案館的工作人員的技能無法適應當前檔案館網絡現代化的需求。對高校檔案館的構想，首先要搭建C/S模式進行運行，其次要建立Web的服務體系，以及數據庫管理系統。檔案管理數字化以及網絡化是時代發展的需求，同時也是時代發展的必須結果。

參考文獻：

[1]劉寧.數字時代高校檔案管理現代化建設的創新研究[J].檔案與建設，2014（12）：28-30.

[2]朱金花.推進高校檔案管理現代化建設的優化措施[J].現代經濟信息，2015，000（022）：374，376.

[3]韓潔.推進優化措施促進高校檔案管理現代化建設[J].赤子（上中旬），2015，000（008）：210-210.

[4]陳書琴.新時期深圳市高校檔案管理信息化建設研究[D].陜西師范大學，2016.