企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的措施

□ 山東濰坊 李麗娜

（作者單位：龍泉水務(wù)（臨朐）有限公司）

在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中會產(chǎn)生各種的檔案資料，這些檔案資料不僅可以反映出企業(yè)各階段發(fā)展的真實情況，而且也為企業(yè)的發(fā)展及創(chuàng)新提供了重要的信息依據(jù)。同時企業(yè)檔案管理的質(zhì)量高低也會間接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。但是就當下企業(yè)的檔案管理工作而言，還存在著許多不足之處，那么我們該如何采取精細化措施加強企業(yè)檔案管理工作，促使企業(yè)實現(xiàn)更加穩(wěn)健快速的發(fā)展是一項重要研究課題。

一、精細化管理概述

精細化管理是一種現(xiàn)代化的管理理念及方法，在現(xiàn)實應(yīng)用時必須要切實做好精、準、嚴、細四個方面。其中精指的是要做到最好、最佳，精益求精；準指的是要做到準時及準確；嚴指的是對管理流程及相關(guān)制度嚴格執(zhí)行到位；細指的是最大化的細分和細化管理工作及其流程。精細化管理主要特點表現(xiàn)在對質(zhì)量、落實及細節(jié)等方面要求很嚴，要求每個環(huán)節(jié)的工作都要做到最好。另外，精細化管理也是一種先進的管理技術(shù)，利用精細化管理的細化及系統(tǒng)化規(guī)范，在結(jié)合各種管理技術(shù)及方法增強管理工作的效率及質(zhì)量。換句話說就是：把復(fù)雜的事物簡單化，把簡單的事物規(guī)范化。

二、企業(yè)檔案管理中施行精細化管理的意義

1.有利于健全檔案管理體系。積極應(yīng)用精細化管理理念及方法到企業(yè)檔案管理工作中，有助于增強檔案相關(guān)人員之間相互信任及尊重的意識，有效地解決原有企業(yè)檔案管理工作中的各類矛盾問題，從而促使企業(yè)檔案管理體系更加趨于完善和健全，落實企業(yè)檔案管理形成常態(tài)化、規(guī)范化的工作。

2.使得檔案人員的職責更明確。為了確保精細化管理更加有效、高效的推行實施，要做的就是建立完善的規(guī)章制度，并且也要確定好檔案管理職責及其保存周期等內(nèi)容。另外，企業(yè)應(yīng)認真落實好日常檔案資料管理工作，這樣不僅有利于完善檔案管理體系的構(gòu)建，而且也有利于進一步明確檔案管理人員的職責。

3.促使企業(yè)文化管理更好的形成。為了促使精細化管理模式在企業(yè)檔案管理中更好的應(yīng)用，企業(yè)必須積極培養(yǎng)檔案管理人員形成良好的精細化工作習(xí)慣，并在規(guī)范及標準的要求及指導(dǎo)下，嚴格規(guī)范檔案管理人員的工作，提升工作積極性及主動性，從而切實增強企業(yè)檔案管理工作的效率及效果。同時，這樣也能夠最大化提高企業(yè)檔案管理的制度化及規(guī)范化。

三、當下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.缺乏科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理制度。在國內(nèi)，由于檔案管理工作發(fā)展起步比較晚而且也比較滯后，導(dǎo)致了企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層在檔案管理上沒有給予充分的重視，這也造成了企業(yè)檔案管理工作的標準及制度體系不完善，同時也沒有統(tǒng)一、明確的檔案管理細則，從而造成了企業(yè)檔案管理中因沒有統(tǒng)一的標準而出現(xiàn)了管理混亂、檔案資料丟失或無序等諸多問題，給日常檔案使用及查閱等造成了很多不便。此外，隨著電子檔案的出現(xiàn)及發(fā)展，增大了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的復(fù)雜性，檔案被擅自修改及損毀的問題經(jīng)常出現(xiàn)。

2.檔案管理的理念相對落后。由于很多企業(yè)及其管理人員沒有充分認識到檔案管理的重要性，認為只要后勤能確保檔案資料收集、整理、保存等工作完整性就可以了，對提升企業(yè)經(jīng)濟效益沒有認識幫助。正是由于企業(yè)在檔案管理上的認識不足，使得在現(xiàn)實檔案管理中沒有安排專業(yè)的人員負責檔案管理工作，或者是安排其他技術(shù)人員或后勤人員兼職來做，因為這些人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識及方法，所以在企業(yè)檔案管理中不僅不能發(fā)揮應(yīng)有作用，而且還會給企業(yè)發(fā)展帶來不利影響。

3.檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平有待提高。目前企業(yè)檔案管理工作有著明顯的滯后性，現(xiàn)實中大部分企業(yè)檔案管理人員都沒有受過系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識及技能培訓(xùn)，這樣影響了整體檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。同時，現(xiàn)實企業(yè)檔案管理中的工作人員大多都是年齡較大的，其知識結(jié)構(gòu)單一，且缺乏創(chuàng)新意識，這就導(dǎo)致很多新的、先進的檔案管理技術(shù)及方法無法被及時應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，極大地阻礙了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展及創(chuàng)新。

4.檔案管理信息化水平有待提高。當下許多企業(yè)依然是使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要了。即便現(xiàn)在市場上用于檔案管理的軟件各種各樣，但是因為缺乏統(tǒng)一的標準及數(shù)據(jù)繁雜而使得很多檔案管理的共享性很低。同時由于每個企業(yè)結(jié)合自身需要選擇的檔案管理軟件及硬件設(shè)備都無法達到現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的要求，這就既出現(xiàn)了許多重復(fù)性的低水平的檔案管理信息化建設(shè)，也嚴重影響了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化及信息化發(fā)展。因此，為了確保檔案管理的高效性、精確性及信息化，就有必要建立檔案管理的信息化平臺。

四、企業(yè)檔案管理中應(yīng)用精細化管理的措施

1.運用精細化理念做好檔案整理和歸檔工作。作為企業(yè)檔案的管理人員首先必須要保證收集整理的檔案資料的完整性、真實性及精確性，其次依據(jù)檔案的內(nèi)容來實施多樣化的管理措施，清楚劃分好檔案的類別。同時，根據(jù)檔案資料的等級及類別對其歸檔工作進行全過程的記錄，以避免檔案的損壞及丟失，為檔案的日常使用及查閱提供方便。再其次，在檔案歸檔工作中應(yīng)用精細化理念，就必須要提高檔案歸檔工作的條理性，結(jié)合企業(yè)檔案管理需要，切實提高企業(yè)檔案管理的整理及歸檔水平，推動企業(yè)發(fā)展。

2.加強企業(yè)精細化檔案管理機制建設(shè)。為確保企業(yè)檔案管理的精細化及完整性，務(wù)必要加強和完善企業(yè)的精細化檔案管理機制建設(shè)，以提高企業(yè)檔案管理工作的效率及水平。同時，建立完善的檔案管理機制，不僅可以保持企業(yè)檔案管理工作的長效性，而且也有助于增強企業(yè)整體的管理工作水平，更好地推動企業(yè)向前發(fā)展。另外，企業(yè)檔案管理部門也要細分明確檔案管理的每個步驟及環(huán)節(jié)，并制定合理的考核制度，加強檔案管理人員的考核，從而在確保檔案管理人員工作高效性的同時，增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)及實操能力，為企業(yè)檔案管理的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.建立健全檔案管理流程。在社會及科技快速發(fā)展及進步的推動下，企業(yè)檔案管理工作在任務(wù)、管理方式、服務(wù)對象、工作環(huán)境等各方面都面臨著新的要求，而且現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)逐漸在企業(yè)檔案管理中普及。因此，必須要建立健全的企業(yè)檔案管理流程，才能更好適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展要求。同時，建立健全、標準、規(guī)范的企業(yè)檔案管理流程，也有利于提高檔案資料的利用價值、保存的完整性及使用的便利性。嚴格控制檔案的立卷歸檔過程，提高實效性，注意只立卷或歸檔那些做完的檔案資料，沒有做完的檔案資料則不予立卷或歸檔，細化分工立卷工作，并明確歸檔工作的關(guān)鍵點，最終形成健全的檔案管理流程，推動企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)最大化的價值。

4.檔案信息資源精細化。在信息時代發(fā)展背景下，企業(yè)檔案信息表現(xiàn)出了很強的零散性及復(fù)雜性。因此，加強檔案信息資源的精細化整合是非常有必要的，這就要求企業(yè)必須要協(xié)調(diào)好每個部門，團結(jié)在一起，構(gòu)建健全的企業(yè)檔案管理信息化平臺，在企業(yè)內(nèi)部有效推行一體化管理，從而促使企業(yè)的檔案信息資源得到更加科學(xué)及系統(tǒng)的開發(fā)及使用。同時，利用統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺可以深度優(yōu)化整合企業(yè)各部門的有用資源，減少檔案信息資源的重復(fù)及浪費問題，提高企業(yè)檔案信息資源的使用效率及質(zhì)量。

5.增強企業(yè)檔案管理人員的綜合能力。要想實現(xiàn)信息化管理精細化，必須做到如下幾點：第一，要對信息化管理的特征予以確定，也就是網(wǎng)絡(luò)立足于節(jié)點傳播、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的集成化利用、網(wǎng)絡(luò)具有安全風(fēng)險等，對這些特征的產(chǎn)生和發(fā)展原因進行分析，將相關(guān)的管理計劃制定出來。第二，就檔案管理信息化的特征對崗位責任進行劃分，使各個崗位工作人員的職業(yè)技能精細化順利實現(xiàn)。不管是對信息化管理的特征進行分析，還是使專崗專責專人的精細化順利實現(xiàn)，都需要檔案管理工作者的職業(yè)技能和需要相符。所以，將企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能提高成為促進精細化管理順利實現(xiàn)的重要途徑，建議企業(yè)對檔案管理工作者展開專職培訓(xùn)，也就是借助相關(guān)的測試和考核對現(xiàn)有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力進行分析，如硬件監(jiān)督檢查的能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、檔案資料收集分類的能力等。根據(jù)當前工作人員的工作能力展開崗位劃分并做好相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們可以在適合的崗位上充分發(fā)揮工作能力，并對就那些缺乏人才的崗位，如網(wǎng)絡(luò)完全管理等，應(yīng)引入專業(yè)人才。

總之，在一個企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理不僅可以清楚有效地記錄下企業(yè)發(fā)展的每個精彩瞬間，而且也能夠間接地推動企業(yè)實現(xiàn)最大化的經(jīng)濟效益。同時在社會及科技不斷發(fā)展進步的背景下，企業(yè)檔案管理工作的重要性越發(fā)凸顯，而且也對企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求。但是現(xiàn)實中還存在著一些問題制約著企業(yè)檔案管理的發(fā)展。因此，企業(yè)的檔案管理人員必須要認清現(xiàn)在檔案管理工作中的問題，從制度、技術(shù)、人員及觀念等各方面積極創(chuàng)新，引入精細化管理的理念及方法，細化、細分企業(yè)檔案管理工作的每個步驟及環(huán)節(jié)，明確檔案管理人員的具體職責，加大精細化檔案管理人才培養(yǎng)力度，提高企業(yè)檔案管理工作的整體精細化水平，從而推動企業(yè)實現(xiàn)長久、穩(wěn)健、快速發(fā)展。