餐飲企業(yè)采購流程及成本控制管理

郭鋒 柳州五菱新事業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司

當(dāng)前，餐飲企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭壓力越來越大。而加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的成本管控是餐飲企業(yè)擴(kuò)大市場(chǎng)競(jìng)爭優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵舉措。本文將介紹餐飲企業(yè)的采購流程，探究餐飲企業(yè)采購環(huán)節(jié)成本管控中存在的問題，最后提出相應(yīng)的成本管控措施。

一、餐飲企業(yè)物資采購流程中的重點(diǎn)內(nèi)容

（一）市場(chǎng)調(diào)研。餐飲企業(yè)的物資采購涉及多方面內(nèi)容，如物資種類、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格以及售后服務(wù)等。餐飲企業(yè)需設(shè)置獨(dú)立的采購部門，指定專職的市場(chǎng)調(diào)研人員深入市場(chǎng)進(jìn)行全面調(diào)研。市場(chǎng)調(diào)研的重點(diǎn)內(nèi)容有：第一，根據(jù)預(yù)備采購物資的性質(zhì)、庫存情況和計(jì)劃采購數(shù)量予以分類，參照分類標(biāo)準(zhǔn)完成調(diào)研；第二，全面了解以往企業(yè)所采購的各類物資的價(jià)格，深入市場(chǎng)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)不同供應(yīng)商所提供的市場(chǎng)交易價(jià)格展開對(duì)比；第三，整理供應(yīng)商資料，尤其是物資質(zhì)量與價(jià)格，優(yōu)選性價(jià)比最高的物資。

（二）供應(yīng)商管理。在選擇供應(yīng)商時(shí)，需審核供應(yīng)商的運(yùn)營資質(zhì)和行業(yè)信譽(yù)。在物資分類的基礎(chǔ)上對(duì)供應(yīng)商的等級(jí)加以分類，擇優(yōu)選擇。通常情況下，會(huì)優(yōu)先選擇經(jīng)營規(guī)模較大的供應(yīng)商作為長期合作伙伴。由此，既可以省略中間環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間、人力和經(jīng)濟(jì)成本，又可以保證物資質(zhì)量。

（三）制訂采購計(jì)劃。首先，在物料需求方面制訂計(jì)劃。通過與各部門的溝通交流，全面了解餐飲用料情況，結(jié)合實(shí)際用料需求制定物料采購計(jì)劃。其次，指定采購計(jì)劃。根據(jù)物料需求計(jì)劃以及過往的物料采購記錄，選定物料供應(yīng)商，確定物料采購方式，呈遞至財(cái)務(wù)部門完成審批。

（四）采購活動(dòng)的實(shí)施。采購前的所有計(jì)劃都是采購活動(dòng)的重要指導(dǎo)依據(jù)。對(duì)于不同種類的物資來說，應(yīng)制定對(duì)應(yīng)的采購計(jì)劃。對(duì)于鮮蔬食品的采購，必須保證新鮮性。同時(shí)，采購人員要根據(jù)采購計(jì)劃對(duì)費(fèi)用額度進(jìn)行精確預(yù)算，報(bào)由財(cái)務(wù)部門對(duì)物資采購資金展開審批和支領(lǐng)。與供應(yīng)商協(xié)商好交易價(jià)格后，支付貨款，索要發(fā)票，以便財(cái)務(wù)人員下賬。

對(duì)于糧油副食的采購，往往采取批量采購方式。采購人員在確定好物資種類和數(shù)量后，提交訂單。而供應(yīng)商會(huì)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將物資送貨上門。通常，批量采購都是針對(duì)長期合作的供應(yīng)商而言的。

（五）驗(yàn)收入庫。采購人員與庫管員配合接收貨物，清點(diǎn)數(shù)量，檢查質(zhì)量。一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)量不足或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，第一時(shí)間聯(lián)系供應(yīng)商實(shí)施退換貨處理。貨物質(zhì)量檢驗(yàn)合格入庫，核對(duì)各項(xiàng)單據(jù)，確定無誤后進(jìn)行采購結(jié)算。

二、餐飲企業(yè)采購成本管控方面存在的問題

（一）采購計(jì)劃不完整。餐飲行業(yè)涉及的物資是多種多樣的，且采購周期較短。這也使得原材料的選購受到季節(jié)性和顧客點(diǎn)菜隨機(jī)率的影響。另外，采購環(huán)節(jié)還涉及采購何種物資、物資集中采購時(shí)間、選擇哪一家物資供應(yīng)商以及物資采購數(shù)量等多方面問題。物資批量采購?fù)梢栽诤艽蟪潭壬蠅嚎s價(jià)格，降低采購成本。但是如果物資采購數(shù)量超過庫房存儲(chǔ)限度，又會(huì)增加庫房管理成本。針對(duì)物資小批量采購，由于采購數(shù)量較少，庫房管理成本有限。但是這又會(huì)加大采購頻率，增大人工費(fèi)用與運(yùn)輸費(fèi)用。

（二）采購制度不健全。經(jīng)營規(guī)模較小的餐飲企業(yè)，由于各方面因素的影響，普遍存在采購制度不健全、不規(guī)范的問題，這也使得采購中經(jīng)常出現(xiàn)“吃回扣”、“暗箱操作”等不正當(dāng)行為。這些行為不僅增加了企業(yè)的采購成本，降低了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，也對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展造成了阻礙。

（三）采購活動(dòng)監(jiān)督管理不到位。由于小型餐飲企業(yè)未建立完善的采購成本控制機(jī)制，對(duì)采購人員的監(jiān)督管理工作落實(shí)不到位。再加上部分采購人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，自我約束能力薄弱，使得采購工作的執(zhí)行力偏低。

三、加強(qiáng)餐飲企業(yè)物資采購成本管控的策略

（一）制定物資采購計(jì)劃。1.制訂合理的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃內(nèi)容包括采購何種物資、采購物資的數(shù)量、種類以及質(zhì)量等。在實(shí)際采購中，對(duì)支出成本與計(jì)劃成本加以對(duì)比。若實(shí)際支出成本結(jié)余或超支，必須及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃。2.明確供應(yīng)商的定位。餐飲企業(yè)要進(jìn)一步明確采購定位，分析供應(yīng)環(huán)境。供應(yīng)環(huán)境因素一方面是供應(yīng)商因素，如供應(yīng)商的生產(chǎn)力水平、質(zhì)量保障體系以及交貨周期等；另一方面是供應(yīng)商所處行業(yè)環(huán)境因素，如行業(yè)效率、行業(yè)增長率、行業(yè)生產(chǎn)效率和行業(yè)庫存總量。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的客觀需求選擇適宜的供應(yīng)商。

（二）建立健全的物資采購管理制度。餐飲企業(yè)需根據(jù)自身的經(jīng)營特點(diǎn)，創(chuàng)建完善的物資采購管理制度，約束物資采購行為。物資采購管理制度包括：

第一，建立原材料采購計(jì)劃和審批制度。廚房各檔口主管要根據(jù)銷售部門上報(bào)的訂臺(tái)菜單情況確定第二天所需食材數(shù)量。同時(shí)，庫管員應(yīng)根據(jù)庫存結(jié)余情況如實(shí)填寫申購單，報(bào)由主管部門進(jìn)行審批。

第二，建立采購詢價(jià)報(bào)價(jià)制度。①指定專職的市場(chǎng)調(diào)查員深入市場(chǎng)實(shí)行全面調(diào)查，了解當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的價(jià)格情況；②通過互聯(lián)網(wǎng)、新聞廣播以及報(bào)紙雜志等途徑了解當(dāng)?shù)厥巢牡氖袌?chǎng)價(jià)格變動(dòng)情況；③衡量供應(yīng)商的運(yùn)營資質(zhì)、行業(yè)信譽(yù)以及售后服務(wù)品質(zhì)，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。

第三，建立供應(yīng)商管理制度。①明確供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)；②建立供應(yīng)商信息庫；③對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考評(píng)；④擴(kuò)大供應(yīng)商隊(duì)伍；

第四，建立庫房管理制度，督促庫管員積極做好入庫、領(lǐng)用、報(bào)損、庫存盤點(diǎn)等各項(xiàng)工作。

第五，建立財(cái)務(wù)審核、報(bào)賬制度。

第六，建立采購人員管理制度。面向社會(huì)聘用責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、職業(yè)道德素養(yǎng)過硬且實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)豐富的物資采購專員；加大對(duì)采購專員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。

（三）構(gòu)建完善的物資采購監(jiān)督體系

第一，設(shè)置獨(dú)立的物資采購監(jiān)管部門，全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)物資采購活動(dòng)的監(jiān)督管理工作；第二，對(duì)不同采購方式實(shí)施不同的監(jiān)督方法；第三，推行全過程監(jiān)督模式，約束物資采購行為。

結(jié)束語：綜上所述，對(duì)于餐飲企業(yè)來說，只有優(yōu)化物資采購流程，加強(qiáng)物資采購方面的成本管控，才能不斷擴(kuò)大市場(chǎng)競(jìng)爭優(yōu)勢(shì)，增大企業(yè)綜合效益，進(jìn)而滿足市場(chǎng)各項(xiàng)需求。