企業(yè)檔案管理安全風險防控對策分析

苗青青 中交海洋投資控股有限公司

前言：眾所周知，檔案管理是確保檔案信息完整性的關(guān)鍵，對于各行各業(yè)發(fā)展非常重要。而檔案安全工作是檔案工作的底線，關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案工作的有效發(fā)揮。為了規(guī)避檔案被盜竊或者是被惡意破壞等問題的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)針對當前檔案管理現(xiàn)狀，堅持“安全第一、預防為主”的檔案安全工作方針，制定可行安全風險防控對策，這樣才能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，且實現(xiàn)延長檔案壽命的目的，進而在激烈的市場競爭中長久生存。

一、提高安全風險管理意識

以往檔案管理工作水平之所以不高，部分原因是由于企業(yè)管理人員安全風險管理意識不高所致，所以，企業(yè)要想實現(xiàn)提高檔案管理水平的目的，必須要提高各級人員安全風險管理意識，讓每一個員工認識到檔案管理工作的重要性，這就需要結(jié)合實際狀況制定可行對策，進一步將安全風險防控工作貫徹和落實下去。而領(lǐng)導人員也要發(fā)揮自身職能作用，提高自身的安全風險管理思想認識水平，加強檔案安全監(jiān)督檢查力度，嚴肅責任追究，真正意義上實現(xiàn)提高檔案管理工作水平的目的。此外，檔案管理人員也要具備嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，增強責任感和使命感，對于各類文件檔案資料必須要妥善管理，更要靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來提高檔案管理工作質(zhì)量。

二、健全檔案管理規(guī)章制度

完整的檔案制度管理體系，是推動企業(yè)檔案管理安全風險防控工作有序展開的關(guān)鍵，也可以確保重要檔案信息的安全性。所以，為了促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，我們應(yīng)健全檔案管理規(guī)章制度。首先，應(yīng)結(jié)合檔案管理工作實際狀況來健全規(guī)章制度，比如，建立檔案庫房管理規(guī)定，或者是借閱管理規(guī)定，也要確保規(guī)章制度的可行性與科學性，這樣才能夠發(fā)揮規(guī)章制度最大化價值，且將規(guī)章制度全面貫穿于安全風險防控工作中來，切合實際的確保檔案的安全性。同時也要對進入檔案室內(nèi)的人員進行登記和審查，以此來規(guī)避檔案丟失或者是被非法竊取問題的出現(xiàn)。其次，對于外借超過規(guī)定時間的應(yīng)及時辦理續(xù)借手續(xù)。切合實際的提高檔案管理安全風險防控工作質(zhì)量，也要制定相應(yīng)的檔案安全、保密、突發(fā)事件應(yīng)急預案、對標考核等規(guī)章制度，配備足夠的專兼職檔案管理人員，建立檔案安全管控體系，減少不必要問題的發(fā)生。此外，還需明確各級工作人員崗位職能，讓他們能夠按照規(guī)章制度工作流程來展開檔案管理，進而全方位提升企業(yè)整體檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

三、完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理是一個工作量較大的作業(yè)，單純依靠人工管理所獲得的效果并不理想，這就需要加大檔案安全工作投入，借助先進的儀器設(shè)備來輔助作業(yè)。首先，應(yīng)完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，這是確保檔案安全風險防控工作順利展開的重要環(huán)節(jié)，需要管理人員予以高度重視，倘若檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施不完備，勢必會造成一些重要數(shù)據(jù)信息的丟失或者是損害。同時我們也要確保檔案室建筑建造的規(guī)范性，更要做好日常防水、防火、防蟲、防潮等處理，必要的前提下，可以根據(jù)檔案資料材質(zhì)的不同采取有針對性的管理對策。比如，可以對檔案資料進行溫度、濕度等方面的監(jiān)控，切合實際的延長檔案資料的使用壽命，以及確保檔案安全。其次，為了防止檔案資料被盜取，企業(yè)人員也要在內(nèi)部安裝相應(yīng)的防盜監(jiān)控系統(tǒng)，更要確保庫房內(nèi)應(yīng)配備相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，比如，滅火器、煙霧報警系統(tǒng)、保險鎖等設(shè)施，提升檔案管理安全風險防控工作水平。

四、加強電子檔案安全管理

近幾年來，隨著數(shù)字經(jīng)濟時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段也得到大幅度提升，對各行各業(yè)經(jīng)濟活動也帶來了促進作用，同時對我國企業(yè)檔案管理工作也提供了便捷。但是網(wǎng)絡(luò)本身就是一把雙刃劍，它有利也有弊，為了進一步推動檔案管理工作順利有序展開，更應(yīng)當加強電子檔案安全管理，來降低檔案資料被惡意盜取、黑客攻擊等問題的出現(xiàn)頻率。其次，企業(yè)也要提高計算機網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)，并在電腦內(nèi)部安裝相應(yīng)的殺毒軟件，進而規(guī)避木馬等程序的惡意攻擊，在最大限度上避免檔案信息資料意外流出。同時，也要提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，使他們能夠靈活運用計算機系統(tǒng)加強檔案管理，建立人防、物防、技防三位一體的檔案安全新格局進而從根本上消除檔案安全風險，全面提升企業(yè)綜合檔案管理能力。此外，還可以通過完善異地異質(zhì)備份制度，并及時進行檢查、遷移等來確保檔案數(shù)據(jù)安全。

結(jié)語:綜上所述，目前，隨著科學信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作方向也在發(fā)生變化，已經(jīng)由傳統(tǒng)單一模式向多元化方式所轉(zhuǎn)變，但是在實際管理過程中仍舊存在著很多問題，比如，管理制度缺失等。所以要想確保檔案信息安全，必須要更新觀念且勇于創(chuàng)新，這樣才能提升檔案管理安全風險防控工作效率，以及推動檔案安全管理工作有序展開。