當前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題與對策

梁邦軍 山東省鄄城縣人力資源和社會保障局

引言：城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案包含業(yè)務、財務兩大方面，其管理信息數(shù)據(jù)繁雜，容易出現(xiàn)工作遺漏，為加強城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案的工作水平，應針對性的采取優(yōu)化改進措施，提升城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險工作實施水平，通過數(shù)據(jù)支撐，維護城鄉(xiāng)居民合法養(yǎng)老福利待遇，推進社會保障建設的優(yōu)化。

一、城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案中存在的問題

（一）檔案管理工作有待加強。目前,在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)由于場地有限和缺少工作人員等問題，導致進行城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案收集時，會出現(xiàn)信息的遺漏、進行檔案分類時由于沒有明確的工作指導，使其進行保存分類時沒有系統(tǒng)的進行檔案整理，并且由于檔案管理人員的工作效率有效，在進行檔案整理時，具有工作滯后性，檔案管理人員不能快速的完成檔案整理工作。

（二）檔案保管環(huán)境有待加強。由于城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案工作量逐漸增加，隨著社會老齡化加劇，在進行檔案管理工作時，收集的檔案資料逐漸增多，部分檔案管理存放室擁擠，不能進行細致化的檔案分類存放，在進行檔案保管工作中存在著檔案遺失、檔案損壞、檔案霉變等保存環(huán)境安全隱患。

（三）檔案管理人員業(yè)務水平有待提高。由于檔案管理工作比較細致化，并且工作內(nèi)容比較具有重復性，需要檔案管理人員在工作中具有耐心和細心。檔案管理團隊建設不穩(wěn)定，年輕員工具有流動性，經(jīng)常進行崗位交接工作將降低其工作效率，并且新員工在進行檔案管理工作時由于沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓會發(fā)生工作失誤，或需要經(jīng)過較長時間的工作培訓，影響檔案管理工作的時效性。

（四）檔案管理信息化建設而有待完善。隨著社會保障工作的逐漸完善，面對城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案的信息逐漸向社會公布，向資源共享方面發(fā)展。由于檔案管理工作的信息化建設不夠完善，社會群眾在進行養(yǎng)老保險檔案查閱時存在一定的困難，電子檔案的建立還處于基礎階段，導致社會資源共享效果未能發(fā)揮出預期效果。

二、優(yōu)化城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案的策略

（一）建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)

我國城鄉(xiāng)人口老齡化比例逐漸增大，養(yǎng)老保險的受眾比較注重保險服務質量與水平。因此，在進行檔案管理時，建立數(shù)字化和信息化的檔案管理系統(tǒng)是未來工作發(fā)展必不可少的趨勢，在檔案管理的過程中, 工作人員應將電腦和手機等科技產(chǎn)品與技術手段更好地結合應用到城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村居民基本管理養(yǎng)老保險檔案的工作中, 其范圍實現(xiàn)全省擴散到全國的參保對象，實現(xiàn)參保基礎信息的數(shù)據(jù)共享[1]。參保人員各類參保信息可以使用系統(tǒng)平臺進行查詢。

（二）通過培訓加強檔案管理隊伍建設。目前,在從事城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案工作的工作人員多由中年和老年人構成，在工作中缺少年輕人注入工作活力，開展創(chuàng)新性工作。城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案建設工作缺乏綜合性人才，應通過培訓教育內(nèi)部工作人員和加強專業(yè)人才的引進，以保障城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案工作實現(xiàn)人力資源優(yōu)化，在進行內(nèi)部人員的工作培訓教育時，應主要重視思想教育和專業(yè)業(yè)務能力的培訓，在思想教育方面，應提升檔案管理人員的工作熱情，通過思想引導，幫助檔案管理人員正確認識到這份工作的意義，提高其責任感和工作的主觀能動性，對青年的檔案管理人員，應加強思想教育，使其快速融入這份看似繁瑣枯燥實際意義重大的工作，在業(yè)務能力培養(yǎng)方面，應加強檔案分類、檔案保存等具體工作流程的規(guī)范性，通過先進的工作方法，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）加快建立科學的檔案管理制度。開展城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案工作，需要優(yōu)先建立科學的檔案管理制度作為工作依托，通過具體的工作方法指導和工作流程規(guī)范化，能有效的減少檔案管理中由于檔案管理人員的工作主觀隨意性帶來的工作失誤[2]。在進行檔案管理制度建設時：首先，應做好城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民養(yǎng)老保險檔案收集工作，收集相關數(shù)據(jù)信息，是開展所有后續(xù)工作的重要基礎，檔案管理人員應結合實際工作情況制定統(tǒng)一的檔案信息收集標準，在收集方式上采用定期收集和隨時收集這兩種工作形式，進行檔案收集工作時，應明確每位檔案管理人員的工作內(nèi)容，劃分好收集工作的范圍，避免重復收集，浪費人力物力。其次，提高檔案管理的質量。在進行完成檔案收集工作后，檔案管理人員應檢查資料是否完整，是否存在重復資料，將其重復部分進行刪減，以提升檔案資料查找效率，確認無誤后進行蓋章簽字并科學分類排序管理。

（四）增加投資改善檔案管理保管環(huán)境。由于我國老齡化問題日益突出，城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案數(shù)量逐漸增加。因此，應加強檔案管理的保管環(huán)境建設，通過向政府相關部門進行申請建設資金，以完善案館庫基礎設施建設，增加其能容納保管的檔案數(shù)量，通過建立綜合檔案管理室，有利于促進檔案管理的細致化分類，促進解決以往檔案室場地較小，檔案保管存放擁擠的問題。另外，應使用資金購買檔案管理保存的輔助性設備，例如除濕機、空調(diào)、滅火器等，通過加強檔案室溫度和濕度的管控，能有效的減少檔案因空氣濕度產(chǎn)生的褪色、霉變、潮濕等問題，有利于保障城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案的完整性和安全性。

結語：綜上所述，城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案能有效的助力社會和諧穩(wěn)定發(fā)展，通過優(yōu)化城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案，保障城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老權益，能滿足社會廣泛的參保人實際需求，在遇到工作問題時，通過保險檔案能快速及時的解決問題，促進城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險檔案工作順利開展。