農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

李莉 鄒立新

吉林省白城市農(nóng)業(yè)科學(xué)院

引言：檔案管理工作，屬于農(nóng)業(yè)科研單位管理的重點。在單位中，檔案分為多種類型，人員、物品等，都在檔案之中。另外，檔案還記錄了單位的發(fā)展歷史，并且保留著重要的影響資料。需要對其進行管理，才能為科研工作的順利進行提供保證。但目前，在管理中，仍然存在檔案更新缺乏及時性等問題，需要給予解決。

一、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理問題

（一）缺乏重視。單位對檔案管理工作缺乏重視，會導(dǎo)致管理水平下降。目前，一部分農(nóng)業(yè)科研單位，雖然較為重視科研工作，但卻并未重視檔案管理。在檔案工作中，很容出現(xiàn)內(nèi)容丟失等問題，嚴重阻礙科研工作的開展。上述問題的存在，必然影響工作質(zhì)量，還會導(dǎo)致單位在需要檔案時，無法及時獲取，從而影響工作效率。可見，提高對檔案管理工作的重視程度，對農(nóng)業(yè)科研單位來說比較重要。

（二）更新不及時。檔案更新不及時，同樣會影響管理質(zhì)量，屬于管理工作中存在的問題之一。更新不及時，體現(xiàn)在沒有在單位發(fā)生相應(yīng)人事變動等情況時，及時對檔案進行調(diào)整。長此以往，會導(dǎo)致單位的發(fā)展歷史，無法被及時記錄。也會導(dǎo)致單位無法有效實現(xiàn)對檔案的實時性調(diào)整，嚴重影響工作質(zhì)量。

（三）信息化水平低。近年來，我國的很多企事業(yè)單位，都在應(yīng)用信息化技術(shù)展開工作，不僅提高了效率，并且解放了人力資源。檔案管理工作，同樣可借助信息化技術(shù)而進行。但我國的一部分農(nóng)業(yè)科研單位，卻并未應(yīng)用信息化技術(shù)。這會導(dǎo)致單位的檔案管理工作，出現(xiàn)一定困難。

（四）人員素質(zhì)低。檔案管理工作，需要由檔案管理人員來完成，如果人員素質(zhì)低，則會導(dǎo)致工作質(zhì)量差。目前，我國農(nóng)業(yè)科研單位，在這一方面，還存在問題。例如：很多工作人員，雖然具備一定的理論基礎(chǔ)，但卻缺少檔案管理的經(jīng)驗。而另一部分人員，雖然具備足夠的經(jīng)驗，但卻沒有先進的理論作為支撐，長此以往，必然導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量，出現(xiàn)一定程度的下降。

二、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理方法

（一）加強重視。為提高檔案管理質(zhì)量，首先要對這項工作，加以重視以及肯定。在單位工作的過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員，需要帶領(lǐng)檔案管理人員，分析以往管理工作中存在的問題，并且?guī)椭鉀Q問題。例如：單位可以采用PDCA循環(huán)法，落實檔案管理工作。在這一方法應(yīng)用期間需要首先根據(jù)檔案數(shù)量、類型等，制定管理計劃。第二步，則需要落實管理計劃，并且對管理效果進行檢查。如果檢查結(jié)果較好，則說明，本計劃具有實踐應(yīng)用價值。此時，可以將計劃全方位制定，并且大面積推廣。

（二）動態(tài)管理。對檔案進行動態(tài)管理，具有一定重要性。在農(nóng)業(yè)科研單位中，檔案實時處于變更的狀態(tài)，無論人事情況出現(xiàn)變動，或科研工作取得了新進展，都需要對檔案進行更新，以及調(diào)整，確保其能夠與單位的發(fā)展歷史相適應(yīng)。在檔案管理工作中，管理人員需要認識到這一點。要保證，管理工作能夠跟緊單位的發(fā)展步伐，以及市場的發(fā)展方向，這樣才能使管理的效果，達到更好的水平。例如：為了實現(xiàn)動態(tài)管理，在單位的工作人員離職時，檔案管理人員，需要及時將其檔案排除在外，將其存儲在離職人員相關(guān)檔案管理部分，并且需要記錄好離職時間等相關(guān)信息，為未來單位的發(fā)展提供保證。

（三）改善環(huán)境。檔案管理需要依托于現(xiàn)代的軟硬件，實現(xiàn)管理完善與創(chuàng)新變革。目前，農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理之所以難以創(chuàng)新發(fā)展，其中一個重要的因素是內(nèi)部環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施條件的限制。檔案管理中，應(yīng)從智能化的視角出發(fā)，建立專屬于檔案管理的辦公室，保障管理的責(zé)任落實，避免檔案的流失、錯刪，同時應(yīng)配備適用于檔案管理的電腦、保密裝置、網(wǎng)線等，檔案管理人員應(yīng)在此基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)管理軟件的使用方式，構(gòu)建管理的各個模塊，基于LBS的農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)APP可以實時地將農(nóng)業(yè)科技檔案提供服務(wù)給用戶，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位的工作特征，使得檔案的查詢、歸類、保存、分享等能夠一體化完成，應(yīng)注意檔案秘鑰的設(shè)置，維護檔案信息管理安全規(guī)范。

（四）數(shù)據(jù)庫建設(shè)。工作人員需要做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，要保證所有檔案，都能夠存儲在數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)需要利用時，領(lǐng)導(dǎo)人員只需要進入數(shù)據(jù)庫，就可以找到相關(guān)信息，并且還能夠?qū)ζ溥M行下載。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，需要保證其具備良好的安全風(fēng)險應(yīng)對能力，避免病毒入侵，避免檔案丟失，或被切取，從而全面提高檔案管理質(zhì)量。

（五）提高人員素質(zhì)。提高人員素質(zhì)，有助于全面改善檔案管理效果。上述人員，不僅包括檔案管理人員，還包括各位員工。例如：對于檔案管理人員來講，其理論能力，以及實踐能力，決定著檔案管理工作能否順利開展。近幾年，檔案管理領(lǐng)域，相關(guān)理論知識，正在不斷更新，尤其是信息化時代到來，更加劇了這一特征，工作人員應(yīng)確保學(xué)會利用計算機，以及相應(yīng)軟件，完成管理工作。可見，為了保證管理效率，工作人員必須掌握以上理論知識，具備一定的計算機基礎(chǔ)，這樣才能使管理效果得到改善。另外，工作人員還需要具備良好的實踐素養(yǎng)，而這一素養(yǎng)，則需要在不斷總結(jié)經(jīng)驗的過程中，逐漸積累起來。對于員工而言，需要具備全局意識。應(yīng)保證，在工作中，配合檔案管理人員，完成相應(yīng)工作。

三、結(jié)論

綜上所述，農(nóng)業(yè)科研單位，需要加強對檔案管理工作的重視，不斷引進新人才，注入新血液，同時，積極應(yīng)用信息化技術(shù)，對工作進行調(diào)整以及完善。還需要改善檔案管理環(huán)境，全面提高管理質(zhì)量。