信息化視域下會計檔案電子化有效管理研究

寶玲利

摘要：隨著信息技術的不斷創新、優化，先進技術已經在多個領域中得到廣泛應用，其中信息技術深得行政事業單位管理人員的認可與青睞，且在會計檔案管理中有著顯著的應用成效，這樣，不僅提升了會計檔案管理效率，還關乎行政事業單位的正常運行。為此，管理人員應積極探尋信息技術在檔案管理中的引進契機與應用路徑，旨在促進會計檔案向電子化和智能化的方向發展。鑒于此，本文以筆者實踐經驗為切入點，立足于信息化視域下，探尋會計檔案實現電子化有效管理的具體策略，以期為檔案管理人員提供有效借鑒。

關鍵詞：信息化;會計檔案;電子化管理

一、完善基礎設備

行政事業單位管理人員在落實信息化會計檔案管理工作的過程中，需要以先進的硬件設備為支撐，為此，應增加資金投入、完善基礎設備、優化資源配置。在此過程中，行政事業單位應明確定自身的發展目標，并找準自身實際需求，從而找準引進信息技術，把握信息化建設的具體方向和適當力度。一般來講，事業單位對于檔案管理的要求標準要地域大型行政事業單位的，因此，中小型行政事業單位著重突出信息化檔案管理小型、簡易的特征優勢。行政事業單位內部來推進信息化建設進程時，應結合行政事業單位的運行情況來及時做出調整，從而能夠合理控制硬件設施增設與維修。雖然提升會計檔案管理先進性和技術性尤為重要，但是保持良好的行政事業單位盈利才是行政事業單位發展的第一要素，因此，在開展信息化檔案建設過程中保持經濟效益發展是第一原則。

二、注重思想建設

行政事業單位應充分意識到會計檔案管理人員的專業能力、技術水平以及職業素養對信息化檔案管理成效的重要性，為此，行政事業單位應定期組織管理人員開展專業培訓活動，并依據管理需求和發展方向采取新穎且有效的培訓手段。在此過程中，培訓機構應著重引導管理人員的思想認知，使其能夠以積極的態度接納先進技術，以此來激發他們參與信息化檔案管理建設工作的內需與動力，從而能夠取得顯著的管理成效。行政事業單位管理者還應組織檔案管理人員開展團建活動，以此來激發他們的行政事業單位歸屬感和崗位責任感，以此來降低人才流失率，節約人力成本。

三、加強合作力度

為進一步推進信息化會計檔案建設進程，行政事業單位還應與其他地方行政事業單位開展業務合作或技術交流，并在合作過程中，協同開展數字化建設工作，行政事業單位間能夠借鑒彼此的先進技術與豐富經驗，最終能夠實現經驗互補、技術互補，最終實現互惠互利的同時，契合時代發展趨勢。行政事業單位還應鼓勵不同部門之間展開合作與交流，比如在進行系統適配時，可以采用互相兼容的系統，也為不同行政事業單位間進行信息化檔案管理提供交流平臺。除此之外，在正式落實會計檔案電子化管理之余，行政事業單位還可以以會計檔案管理為切入點，深化行政事業單位間合作深入、延伸合作范疇，最終能夠進一步充實數據庫，促進行政事業單位的持續性發展。

四、完善管理機制

與傳統模式下的檔案管理機制相比，數字化檔案管理較具有一定的先進性和技術性，與一些行政事業單位管理人員是比較陌生的，因此，在管理人員在進行數字化操作的過程中容易出現各種失誤。為此，行政事業單位有必要建立管理制度、明確操作流程，以此來有效約束管理人員的行為操作，減少犯錯頻率。除此之外，行政事業單位管理會計檔案管理人員還應在工作過程中，及時總結工作經驗，為調整工作制度提供有效參考意見，從而能夠進一步提升管理制度的合理性、有效性。

五、強化安全建設

現階段，電子檔案的構建與完善多是依托于信息技術完成的，行政事業單位會計檔案的安全性也多是依賴于網絡安全建設。但是各種各樣的網絡病毒都對電子檔案的安全性造成了威脅，使得單子檔案存在各種潛在風險，因此，行政事業單位應進一步強化行政事業單位計算機安全建設力度，及時對電子檔案進行備份處理，并將備份文件進行安全存儲。此外，還應提高計算機網絡安全，行政事業單位可以聘請網絡安全技術人員或安全專家進企成立網絡安全維護部門，對行政事業單位內部的網絡安全進行實時監控和維修。針對中小型行政事業單位而言，若是資金不足，可以對通過購入升級軟件或殺毒軟件來維護網絡安全，或者，還可以在使用電子化檔案管理的同時，保留紙質檔案，以此來增強檔案的安全性。

六、結語

總而言之，為適應現代化行政事業單位發展進程，行政事業單位會計檔案管理人員應立足于信息化視域下，探尋實現會計檔案電子化管理的有效途徑，比如可以完善基礎設備、注重思想建設、加強合作力度、完善管理體系、強化安全建設，以此來提升會計檔案管理效率的同時，能夠保持行政事業單位正常盈利，換言之，檔案管理人員需探尋能夠為行政事業單位帶來經濟效益的改革路徑，最終促進行政事業單位可持續性發展。