構建財務信息管理平臺的探索
——基于山西煤炭企業

■王 瑜 李 麗

一、前言

我國經濟目前處于轉型發展的關鍵階段，隨著互聯網與大數據時代的到來，精細化的業財融合管理活動是今后發展的必然趨勢。企業的一系列經營活動都產生了深刻變化。互聯網背景下企業的溝通與協調更加高效便捷，崗位分工更富有彈性，各項活動更加融合，財務轉型的契機也在于此。

山西作為國家煤炭資源大省，省內煤炭相關企業眾多。煤炭企業作為典型的重資產企業，旗下礦井建設、技改升級等建設項目占比大，而此類項目資金投入大、建設周期長、涉及參建單位多，對財務部門在該項業務的管控與核算提出要求與挑戰。煤炭企業的礦井基建與技改工程項目的財務管控與核算是一個復雜的系統過程，基于煤炭企業在實務中的困擾與需求，探索構建工程項目財務管理信息平臺，以期在項目建設過程中滿足大量的任務協同、文檔流轉、信息共享等需求，將這些任務利用工程項目財務管理信息平臺集成在高效的協同平臺上進行統一處理任務，實現工程信息與財務管控的無縫對接，以此規范業務流程、減少數據誤差、提高工作效率，整體提高企業管理效率和對信息的可控性，使企業財務管理水平大幅提升。

在管理會計的指引與互聯網技術的推動下，財務職能不再是對業務的事后核算和反饋這一末梢環節，而要求從流程上向前延伸至全過程的參與，達到事前規劃、預測，事中控制、監督，事后考核、評價這一整套閉環流程管理，形成財務、業務、信息三位一體的綜合系統、提升管理質量與效益，從而加強企業的核心競爭力。將所積累的經驗和管理辦法借助目前高速發展的信息技術反映出來并付諸實施，能為企業所接受并產生很好的管理效益。

二、信息平臺的應用實施

（一）構建信息平臺的總體思路

1.以建設單位為中心。工程項目管理ERP軟件為項目建設過程中5個參與方提供了全面的工作平臺，包括：建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、造價咨詢單位。其中以建設單位為中心，其余4方圍繞建設單位開展各項工作，實現了數據的遠程即時對接。

2.以項目實施環節為核心。工程項目管理ERP軟件以項目實施環節為核心，在建設單位下建立不同的項目中心，以項目投資控制及考核為出發點，對項目立項、合同簽署、工程進度、工程付款、工程結算、竣工決算等環節進行全面跟進和高效管控，數據信息實時共享，實時掌控項目計劃與實際執行的差異，支持一個或多個項目協同進行及集團匯總，幫助企業合理配置項目資源及資金，最大限度節約成本，降低風險。

3.以施工合同為索引。工程項目管理ERP軟件的項目管理以施工合同為索引，以工程進度、工程付款、工程結算、工程決算為主導業務流程，將建筑項目實施的各個環節進行集成、整合管理，提高項目管理水平和成本控制力度。

（二）構建信息平臺的目標

1.全平臺的需求。工程項目管理是一個復雜、艱巨的系統作業過程，涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、造價咨詢單位等眾多的參與方，需各方密切配合、及時進行溝通和協調。工程項目管理ERP軟件提供了一個工程項目的管理平臺，五方可同時協作開展工作，同時支持一個或多個項目完成管理工作。目前煤礦建設過程中普遍都引入了全過程跟蹤審計，但由于缺乏必要的工作工具，所以參與的五方工作單位在協同工作方面有諸多困難，只能是建設方通過五方集體會議的方式進行解決，耗時耗力。如果大家能在一個平臺工作的話，所有資料都有及時共享，所有的審批環節都能在平臺上完成。五方之間的工作流程都清晰地反映在平臺之上，以往的各種拖延扯皮之類的事項也會大大減少。

2.數據處理的需求。項目建設實施過程中需對大量的數據進行快速處理、定向存儲并進行系統有效地管理，及時顯示當前工程項目的實施效果，為建設單位管理者實時提供數據，為進行相關決策和指導下一步工作提供幫助。

3.工程進度與財務對接的需求。目前，多數建設單位的工程管理與財務核算處于脫節的狀態，工程部門與財務部門的核算口徑、核算標準等不統一，如工程名稱、工程進度、工程款項的支付等。因為工程部門與財務部門統計數據存在差異，直接導致對外提供的信息往往不能及時反應工程實際情況，更無法完成集團范圍內的資料即時匯總。

三、信息平臺的應用效果分析

經過構建煤炭企業信息化平臺，礦建工程的成本有大約5%的下降，順槽成本由使用前的每米6000多元下降為5500多元，主要是體現在簽證工程的大量減少。大巷成本由原來的一萬多元降到了一萬以內，并且原來的設計變更由于各方協調速度加快，得到了優化。地面建筑方面，在土石方工程項目上由于操作的透明度增加，并且適時引入了第三方測量機構，使土石方工程這個在工程領域中的老大難問題得到了較好的解決，改變了原來計量難，計價高的問題。以一個投資十個億的工程計算，按照工程項目占投資總額50%計算，節約的資金估計在2500萬元左右。具體體現在如下幾個方面：

（一）管理集約化

在項目實施過程中，涉及大量的協同工作、文檔處理、資源共享需求，而這些業務利用工程項目管理ERP軟件，集成在高效的協同平臺上進行統一管理，將極大地提高工作效率，規范業務流程，大幅降低管理成本。整體提高企業辦事效率和對信息的可控性，使企業管理趨于完善，提高企業執行力。

（二）流程效率化

信息平臺全面理順了項目核算流程實現了影像流、信息流、業務流“三流協同”，取得了較高的經濟效益與管理效益，提升了管理水平。實現了原始單據在線追朔查詢，自動識別相關關鍵控制點，確保業務合規，并通過在線簽批，進一步強化審批機制，確保項目建設管理的規范性

（三）核算自動化

原來依靠人工表格管理的時候，工程管理部門人員的工作量是很大的，要管理大量的合同、所有的工程進度資料及工程設計資料，各類分步分項工程的結算資料及施工單位的付款資料，而且極易發生錯誤。有了軟件平臺之后這些工作都能實時完成，各類報表自動生成，工作效率的提升非常明顯。

（四）監管可視化

大部分的軟件在設計錄入、查詢功能的時候基本都是從數據界面進行，這種情況下就需要使用者必需地熟悉軟件的操作界面，在設計本款軟件的時時候增加了圖形查詢的功能，將全礦主要的工程項目分為地下及地上兩部分，通過圖形展現在查詢界面上，有關人員在查詢相關資料的時候直接點擊界面內的圖形即可進入相關工程的資料中，這大大方便了非操作人員，尤其是提高有關領導查詢工程情況的便利性。

（五）風險可控化

通過對平臺軟硬件的維護可防止數據泄露及丟失，在對外防御上也設置了專門的防火墻及數據加密技術，還對相關管理權限管控嚴格。合理的人員權限對于平臺的正常運行是至關重要的，只有當各崗位人員在合理授權范圍內查看相關數據并明確自身職責與權利時，企業數據安全才得以保證。人員授權應以職責分工為基礎，明確各自工作內容，劃定其應接觸的數據范圍。如果存在特殊情況，需要調取權限外數據，可啟動相應審批制度，獲得授權后再獲取數據。

四、信息平臺應用的啟示和經驗

（一）流程設計是成功的基礎

在頂層設計上，該系統結合煤炭企業工程建設自身特點并充分借鑒其他行業信息平臺的經驗與成果，從提出需求、確立目標、設計框架、明確流程、調整組織、確保資源等角度全面考慮，并在試運行及推進過程中根據運行情況不斷調整優化。在信息平臺的研發到上線運行，不斷收集用戶反饋并及時修改、調整，使財務部門與業務部門無縫對接，在各個環節有效融合。力求從設計、采購、合同、建設、核算等各個環節規范操作。并通過對價值流程的分類梳理，快速發現異常事項，及時根據權責協議找到對應的負責部門與人員，即時響應，從而提升管理精度、降本增效。

（二）組織協調是運行的保障

在運作信息平臺之前，明確各部門的權責與根據具體業務流程建立的協調方式是重中之重。業財融合的信息平臺雖是為了解決各部門各自運行、相互獨立而產生的信息融合，但如何協調組織配合方式、不在融合中產生新的沖突，就需要針對項目特點自選設定業務流轉路徑與具體承辦人員及限時辦結預警值，以消除組織協調盲點，使業務進度可跟蹤、可評價。

（三）業財融合是價值的體現

業財融合實現了財務優化，使得公司能夠將項目建設全過程中的業務與財務事項優化融合，引領財務人員深入業務前端、將預算管理前移、及時糾偏，從而實現了整體優化。

（四）管控服務是現實的需求

信息平臺實現了建設項目全過程協同管控。建設、財務部門共同管理項目進度、掌握進度狀態、付款狀態。依據工程進度，匹配合同條款，確認當期付款金額，控制項目報銷額度，從而提升財務和業務部門協同管控能力。杜絕業務與財務部門各自獨立、互相扯皮等低效運行方式。財務只有與業務整合、與技術整合，才能深入挖掘盡可能多的數據內在價值，從而開展多角度、多層次的分析研究，實現資金流、業務流、信息流的同步，實現經營數據的一次采集、實時傳遞、及時共享，將線上線下資源全面整合與聯動，為企業優化管理、提升效率、提升價值保駕護航。

五、研究結果

當前對工程項目信息平臺的構建主要針對建設流程與財務二者之間的融合，梳理出結合點，從而夠建多層次、全流程、深度融合的立體平臺框架。以成本管理、全面預算管理、綜合財務分析等為切入點，踐行行業業財融合工作模式，助力公司價值提升。

信息化平臺的運用已逐漸深入各個行業，信息化平臺提出的價值結合和價值創造思想與行業的全面預算、成本管理、質量管理、流程管控等緊密程度高，適用性強，有助于企業降低成本、控制風險，提升價值創造能力。為使工程項目財務管理信息平臺發揮應有的作用，切實解決工程建設與財務的有機融合，消除使用過程中的阻礙與失誤，充分發揮信息平臺的作用，在使用信息平臺之前有必要提前開展以下工作。此信息平臺承擔的目標由于要求結合企業內外環境、運營模式、部門職責等諸多因素，總體上需要與公司戰略目標及運營目標契合。特別是將運營過程拆分至流程各環節中，并進行數據鉆取和挖掘，還應綜合考慮各環節之間、各環節與整體之間的聯系。

在運作之前應針對平臺中所涉及的部門制定明確的合作模式，這是信息平臺與財務部門以及其他業務部門相互溝通并實現數據共享的一個重要前提。該合作模式需要公司領導層及相關部門負責人統一觀點。通過簽訂明確的協議落實信息平臺中涉及的業務、財務、系統支持等部門的權責。通過信息平臺內部業務流程中的具體崗位職責與考核指標將框架協議落實到具體工作內容中。

在信息技術與數據方面要解決信息資源孤島的問題，實現財務與業務信息的集成，從而有利于更好地實現實時控制、信息共享與融合、跟蹤和反饋。跨界的知識技能也要求財務人員對于數據信息的搜索能力、加工能力和洞察能力予以掌握，從而基于數據進行分析和預測，提高業務處理效率，使整個業務運行更順暢、精確。