近三年教師個人圖書驗收經費使用分析

文/華中師范大學圖書館 王利萍 陳莉

高校圖書館是學校的文獻中心,隨著學校科研經費的逐年遞增，教師用于購置圖書的經費也隨之相應增加。從2016年5月, 華中師范大學 (以下簡稱“華師”) 圖書館開始接收華師教師個人圖書驗收報銷工作。教師個人圖書驗收是針對各院系教師的圖書驗收工作，在華中師范大學圖書館，教師個人圖書驗收的流程為：1.圖書館發布通知公告，教師在圖書館網頁上下載圖書驗收單。根據姓名，單位名稱，一卡通號，開票單位，發票號，圖書種數，圖書冊數，圖書金額進行登記，通過打印出對應的驗收單蓋上姓名所屬單位的公章。2.教師將驗收所需材料（圖書驗收單）拿到圖書館文獻資源部三樓進行驗收，具體的驗收步驟有：先將紙質的圖書驗收單交到圖書驗收處，然后在圖書發票上蓋 “華中師范大學圖書資產驗收”章，并將電子版的圖書驗收單發送或拷貝到圖書驗收處的計算機上，并在圖書驗收處的計算機上填寫驗收明細表，明細表中需要填寫的信息包括日期、姓名、院系、學科(自然科學或社會科學）、冊數、金額等。3.最后，教師將蓋上“華中師范大學圖書資產驗收”章的圖書發票，拿到學校財務處報銷。

從2017年1月至2019年9月，圖書驗收明細表中存儲了許多教師個人圖書驗收數據。本研究將對2017-2019年近三年的教師個人圖書驗收數據進行分析，從數據分析的角度，揭示教師個人圖書驗收數據的規律，尤其是教師個人圖書驗收經費使用的規律，最后，結合教師個人圖書驗收的實際工作情況，對教師個人圖書驗收的工作進行總結。

對2017年1月至2019年9月近三年的華中師范大學的教師個人圖書驗收數據進行了統計分析，得到了2017-2019年近三年的總體數據的描述統計結果、近三年各季度的圖書驗收數據趨勢，并且對圖書驗收經費按照學科類型（自然科學和社會科學)分別進行統計分析。

一、圖書驗收數據總體分析

從2017年1月至2019年9月，近三年的教師個人圖書驗收數據匯總見表1。近三年間教師個人圖書驗收的總人數為7277人，總驗收圖書冊數為33.22萬冊，總驗收金額為1420.03萬元，人均驗收冊數為45.6冊，人均圖書驗收金額為1951.4元。

表1 2017-2019年近三年教師個人圖書驗收數據匯總表

對2017年1月至2019年9月的教師個人圖書驗收的經費進行統計分析，得到其離散程度和分布規律。從離散程度看，圖書驗收金額的標準差為5266.35，說明教師個人圖書驗收的金額數據的離散程度較大。從分布上看，數據的偏度系數大于0，呈正偏態分布。金額數據的峰度為66.81，峰度大于3，說明圖書驗收金額數據的分布相對集中，分布曲線為高峰曲線。

為了得到教師個人圖書驗收的經費分布和直觀顯示，對近三年的教師個人圖書驗收經費繪制直方圖。繪制直方圖的步驟如下：1.確定分組標準：根據公式（為組數，為記錄數）確定組數。根據公式（D為組距，為N條記錄中的最大值，為N條記錄中的最小值，K為組數）確定組距。最后得到分組標準。2.使用Excel軟件繪制2017-2019近三年教師個人圖書驗收金額直方圖，結果如圖1。

圖1 2017-2019近三年教師個人圖書驗收金額直方圖

從圖1可以看出，教師個人單次圖書驗收金額集中在0-5731元和5731-11450元這兩個區間。近三年間，93.6%的圖書驗收記錄中教師個人單次驗收金額處于0至5731元，3.6%的圖書驗收記錄中教師個人單次驗收金額處于5731至11450元，而只有2.8%的圖書驗收記錄中教師個人單次驗收金額大于11450元。

根據以上分析可以得到，在實際的圖書驗收工作中，圖書驗收處在絕大多數情況下，需要處理驗收金額在1萬元以下的教師個人圖書驗收單，很少需要處理單次驗收金額上萬的教師個人圖書驗收單。由于教師個人圖書驗收金額的分布規律以及圖書驗收實際工作中遇到的問題，圖書驗收處對于金額較大（如單次圖書驗收金額超過3萬）的驗收單，要求驗收單上不僅要有教師所屬院系的蓋章證明，還要有教師所在院系的主管領導的簽字證明。對圖書驗收金額較大的圖書驗收單，添加了院系領導簽字證明的步驟，不僅能夠在院系層面讓院系主管領導對圖書驗收進行審核，還可以在圖書驗收層面減少圖書驗收處對圖書驗收金額審核的壓力，給圖書驗收的工作帶來了便利。

二、各季度圖書驗收經費分析

由于在寒假和暑假期間，華中師范大學圖書館有一定時間處于休館狀態，圖書驗收處也會停止圖書驗收工作，所以在寒假和暑假期間，圖書驗收數據為空，而且在實際工作中，為了數據統計的便利，會把驗收人數較少的兩個月份（如寒假的1月份和2月份、暑假的7月份和8月份）的圖書驗收數據進行合并，因此選取季度為分析圖書驗收金額變化的時間單位。

通過對2017年1月至2019年9月近三年間各季度的圖書驗收金額進行分析，以找出不同年份、不同季度之間的圖書驗收的趨勢，分析結果如圖2。

圖2 2017-2019近三年各季度圖書驗收金額折線圖

根據圖2，可以得出不同年份、不同季度之間的圖書驗收的趨勢。

1.不同年份之間的圖書驗收趨勢。從不同年份的角度分析，2018年和2019年的圖書驗收經費差距較小，而2017年四個季度的圖書驗收經費都明顯大于2018年和2019年的圖書驗收經費。2017年的總驗收金額為3285849.52元，2018年的總驗收金額為663007.69元，2019年第一季度到第三季度的驗收金額為313881.2元。

2.不同季度之間的圖書驗收趨勢。從不同季度的角度分析，驗收經費最多的季度為第四季度，驗收經費最少的季度為第一季度。四個季度的驗收經費從多到少依次為：第四季度〉第二季度〉第三季度〉第一季度。2017年第四季度的驗收金額為1672711.17元，占了2017年總驗收金額的50.9%，2018年第四季度的驗收金額為378269.09元，占了2018年總驗收金額的57.1%。如果假設2019年的驗收金額符合2017和2018年的趨勢，則可以預測2019年第四季度的驗收金額很可能會超過31萬元。

三、圖書驗收經費學科類型分析

自2018年1月以來，圖書驗收處要求教師必須填寫圖書驗收經費的學科類型，教師需要填寫學科為“自然科學”或“社會科學”。

圖書驗收經費的學科類型和教師個人所屬的學院有關，如果教師所屬學院為馬克思主義學院、中國農村研究院等，則圖書驗收經費的學科類型為“社會科學”，如果教師所屬學院為物理學院、計算機學院等，則圖書驗收經費的學科類型為“自然科學”。對圖書驗收經費劃分學科類型，有助于分辨圖書驗收經費的使用用途。

本文通過對2018年1月至2019年9月的圖書驗收數據按學科類型（自然科學、社會科學）進行統計分析，目的在于得出自然科學和社會科學這兩種不同用途的圖書驗收數據存在的差異。可視化分析結果如圖3所示（橫坐標的2018.01-02，其含義是2018年1月份和2月份的驗收數據的合并）。

圖3 2018-2019年各月份的圖書驗收經費類型分析

由圖3可以分析得到2018-2019年各月份的經費數據的變化趨勢，以及不同學科類型（自然科學和社會科學）的圖書驗收經費的差異。

1.2018-2019年各月份圖書驗收金額的變化趨勢。由于寒假和暑假期間圖書館休館的影響，1-2月份和7-8月份的圖書驗收經費總和較少，尤其是年初（1-2月）的經費總和最低。

在2018年，月圖書驗收金額的最高值出現在12月，并且驗收金額從9月到12月呈持續上升趨勢，這說明教師偏向于在接近年末期間進行圖書驗收，根據該變化規律，可以預測到2019年10月-12月的圖書驗收金額會持續上升。

了解圖書驗收金額的變化規律，有利于負責教師個人圖書驗收的館員更好地展開工作。由于在9月份至12月份期間，教師個人圖書驗收金額呈持續上升的趨勢，最后在12月份達到全年最大值，這也說明在第四季度來圖書驗收的教師數量會上升，要求圖書驗收處提前做好準備工作。為了提高驗收的效率和服務水平，圖書館工作人員要有較好的業務素質，強烈的責任心，堅持原則嚴把關，為了更快捷，教師辦理更方便，除了口頭解答咨詢外，標明更加直觀的簡化流程。

2.2018-2019年各月份圖書驗收經費類型的分析。從圖3可以看出，在2018年1月-2019年9月各月份的圖書驗收經費的學科類型中，社會科學的經費占了絕大部分，而自然科學的經費只占了小部分。

從記錄數量來看，2018年1月-2019年9月期間總共有5176條教師個人圖書驗收記錄，其中有1292條記錄的學科類型屬于自然科學，3884條記錄的學科類型屬于社會科學，僅從圖書驗收記錄數量來說，社會科學類型的數量并不占絕對優勢。從驗收金額來看，2018-2019年期間，圖書驗收金額在1萬元以上的記錄中，社會科學類型占了95.7%，說明在驗收金額1萬元以上的記錄中社會科學類型占了絕對優勢，而1萬元以上的圖書驗收金額的總和占了2018年1月-2019年9月期間所有圖書驗收金額總和的61.9%。

圖書館對教師個人圖書報銷工作已是常規性的工作，也是圖書館工作人員為學校廣大教師服務樹立形象的體現。本研究通過對圖書驗收明細表的分析，統計各年份、各季度的教師使用科研經費購買圖書所用的金額，反映出圖書金額使用狀況。通過數據揭示圖書驗收金額的規律，使館員通過了解驗收金額的規律，加深對教師個人圖書報銷驗收工作的理解，提升服務水平，做好教師個人圖書報銷驗收工作，從而保證圖書館館藏建設的順利進行。