OA辦公系統(tǒng)對于寧夏疾病預防控制中心文書檔案管理工作的影響與思考

文/寧夏疾病預防控制中心 張雅楠

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是將計算機、通信等現代化技術運用到傳統(tǒng)辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式。它利用現代化設備和信息化技術，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動或重復性業(yè)務活動，優(yōu)質而高效地處理辦公事務和業(yè)務信息，實現對信息資源的高效利用，進而達到提高生產率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質量、改善工作環(huán)境。

寧夏疾病預防控制中心（以下簡稱“中心”），是由寧夏回族自治區(qū)政府舉辦的實施省級疾病預防控制與公共衛(wèi)生技術管理和服務的公益事業(yè)單位，其文書檔案涉及我區(qū)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置、傳染病、地方病、職業(yè)病及慢性非傳染性疾病預防控制、實驗室檢測及評價等過程中形成的一系列對我區(qū)公衛(wèi)事業(yè)發(fā)展具有重要考查利用價值的文件資料，對做好疾病控制與預防工作具有重要意義。隨著信息化建設的深入，2013年10月，中心正式啟動OA辦公系統(tǒng)。7年來，OA系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，明顯提升了中心的工作效率與管理水平。

一、OA系統(tǒng)對中心文書工作的影響

OA辦公系統(tǒng)運行以來，中心處理的文書資料逐年上升，目前共處理收發(fā)文17271件，其中：收文10345件，發(fā)文6926件。

表1 寧夏疾控中心OA系統(tǒng)收發(fā)文概況

（一）OA環(huán)境下中心文書檔案的載體以電子文件為主。隨著各機構OA辦公系統(tǒng)的普及與對接，中心的文書資料的載體以電子文件為主，而且，即便是收到的紙質公文，也會先處理成電子文件后再錄入OA系統(tǒng)。電子文件類型包括：文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件等，類型多而復雜。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經不適應現代檔案工作發(fā)展的需要，檔案工作者需要創(chuàng)新工作方法方能做好檔案工作。

（二）OA環(huán)境下中心文書處理職責明晰。由于OA辦系統(tǒng)內處理的文件均為電子文件，它們的收發(fā)、編號、分類、歸檔都是按照既定的流程進行，針對緊急公文，管理人員可以隨時進行督辦，無論文件處在哪個節(jié)點，都可以清晰地了解文書處理過程，文件辦理狀態(tài)、處理文件的時長與意見，便于領導及相關人員隨時了解公文運轉與辦理情況。

（三）OA環(huán)境下中心文書處理效率提升。中心OA辦公系統(tǒng)開通與全區(qū)24家疾控機構的接口，實現了與24家市縣（區(qū)）級疾控中心點對點的公文實時傳遞。以各類疫情分析為例，自OA系統(tǒng)運行以來，中心共向全區(qū)24家疾控中心交換疫情分析1160件次，若通過郵局寄送的方式，平信郵件的費用為1.2元/件，則上述公文的郵費為33408元，而24家疾控機構收取公文的時間平均為2∽4天。由此可見，OA系統(tǒng)的使用，確保文件點對點即時接收，不但節(jié)省了大量的辦公經費，同樣節(jié)省了郵發(fā)公文所需的時間。同時，中心OA辦公系統(tǒng)支持多地點、外網接入辦公，中心領導和相關人員隨時隨地都可以處理OA文件，不會出現因人員外出導致的公文積壓與處理延誤。

（四）OA環(huán)境下文書資料便于查詢與利用。中心OA辦公系統(tǒng)具有信息發(fā)布、公文管理等功能。在這些模塊下，設有便捷的查詢方式，工作人員可以通過輸入文件標題、文號、發(fā)起人、發(fā)文部門等方式進行查詢，快速、準確地找到目標文件，為檔案利用提供便利。

表2 寧夏疾控中心OA系統(tǒng)文書管理主要功能和內容

二、OA系統(tǒng)環(huán)境下中心文書管理工作存在的問題

（一）OA文書檔案歸檔環(huán)節(jié)急需完善。目前，中心OA系統(tǒng)內設置的歸檔流程為：OA文件在辦理結束后，再次回到辦公室節(jié)點，收文按照“年度＋來文機構”方式，發(fā)文按照“年度＋文號”的方式，分別歸入相應的文件夾內，而并非“年度+機構+保管期限”的分類方法歸檔，缺失了檔案管理部門或人員對檔案進行甄別與細化的環(huán)節(jié)，沒有歸檔件號與檔號，不符合檔案管理的要求，導致中心OA電子文件歸檔質量不高。同時，由于歸檔的文件沒有按照機構進行細化，也造成了文書檔案的開發(fā)、利用程度低。

（二）領導對檔案管理工作重視程度低。自中心2002年成立至今，檔案管理一直工作滯后，發(fā)展緩慢。2013年，辦公室負責檔案管理的人員退休之后，中心再無專職檔案管理人員。

（三）兼職檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，檔案管理規(guī)范化程度低。由于中心的工作性質，人員構成多為衛(wèi)生專業(yè)技術人員，工作人員欠缺檔案管理的基本知識，加之檔案管理人員變動頻繁、缺少檔案專業(yè)知識培訓現象較為突出，導致中心大量文件資料的收集、整理、歸檔、保管、利用均不到位。

（四）OA文書資料管理制度不完善。中心雖然有檔案管理制度，但多年未做修改與補充，它缺乏對于OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下文書資料的管理內容，這同樣導致了辦公室工作人員崗位責任不明確、歸檔范圍不明晰、歸檔不及時等問題。比如：OA收文錄入時，工作人員未能按照“雙軌制”要求及時打印電子文件，要一直等到年底兼職檔案人員開始整理檔案時，才補打文件，這就會拖延文件整理的時間。如果電子文件出現了損毀，就會導致那些具有較高保存利用價值的文件資源丟失現象，無法讓文書檔案得到有效管理。

三、OA環(huán)境下推進中心文書檔案工作的對策

（一）及早推進OA升級改造。向技術部門指出OA系統(tǒng)內存在的檔案管理的缺陷，在公文處理環(huán)節(jié)增加“預歸檔”環(huán)節(jié)，由專職檔案人員及各部門的兼職檔案員、部門負責人分別按照各自的OA權限完成“預歸檔”操作，甄別后的文件資料，按照“年度+機構+保管期限”的分類方法進行歸檔。同時，請OA設計人員根據中心文書管理工作的需求，增加文書統(tǒng)計統(tǒng)計功能，在OA系統(tǒng)內完善收文登記冊與發(fā)文登記冊。

（二）規(guī)范OA文書資料管理制度。以制度規(guī)范中心文書檔案管理工作，是做好疾病預防控制檔案收集管理的基礎。中心要結合實際工作，認真分析OA辦公系統(tǒng)下的文書檔案管理特點，制定或補充修訂電子文件管理、檔案人員崗位職責、文書檔案管理、分類立卷歸檔等各方面工作流程與制度，確保檔案管理工作的科學性與規(guī)范性。

（三）加強檔案人員隊伍建設。隨著國家及社會各界對于公共衛(wèi)生事業(yè)的重視，疾控中心檔案管理信息化勢在必行，因此，中心領導應將檔案管理工作列入議事日程，從長遠規(guī)劃中心檔案管理工作，及時選拔德才兼?zhèn)洹⒓扔幸欢ǖ募部毓ぷ鳂I(yè)務能力，又具有良好的服務意識的人員作為專職檔案管理人員，同時，還要加強對專/兼職檔案人員檔案知識業(yè)務培訓，鼓勵檔案管理人員通過自學、進修、培訓等方式提升自身業(yè)務水平和管理水平，增強管理意識。

四、結語

OA辦公系統(tǒng)功能強大，但要想使其更好地服務于中心文書檔案管理工作，必須得到中心領導對于檔案管理工作的重視與支持：一方面，要加大對檔案信息化的投入；另一方面，要關注文書檔案管理人員的配置與業(yè)務能力的提升。此外，中心辦公室還要根據實際工作情況，不斷修正與完善OA流程，使其符合檔案管理的要求，為做好我區(qū)疾病預防控制事業(yè)盡職盡責。