信息時代下文書檔案管理工作改革與創新

金麗紅

在企業管理過程中，文書檔案工作是其中的重點內容，其主要針對各項工作內容、管理工作進行記錄，確保各項工作的嚴謹性、精細化，不斷提升文書檔案管理水平，為日常工作的有效性提供支持，確保企業管理決策的科學性。在信息化時代，相關部門需要將信息技術融入文書檔案管理工作中，有效地解決各項管理問題，強化文書檔案管理改革與創新力度，文章主要針對信息時代下文書檔案管理工作改革與創新進行了分析。

一、引言

在現代社會的發展中，我國文書檔案管理工作中，相關管理部門仍實行傳統的管理模式，很難滿足信息時代的發展需求。從整體角度進行分析，我國文書檔案信息化管理工作改革、創新過程中遇到很多難題，還需要進一步優化、完善，這就必須針對性現有的模式進行創新、改革，為文書檔案管理工作的有效性提供支持。基于此，文章闡述了信息時代文書檔案管理工作的重要性，分析了信息時代下文書檔案管理工作現狀，總結了相應的改革及創新策略。

二、信息時代下文書檔案管理工作的重要性

（一）完善信息化文書檔案管理

在信息化時代，文書檔案管理借助統一平臺完成，管理人員可以在同一個平臺中積極開展檔案管理工作，并針對各項工作記錄進行保存，避免出現工作漏洞、重復等問題。同時，管理人員借助管理平臺開展工作的過程中，必須嚴格按照設定程序完成操作，還需要確保檔案管理工作的規范性，減少失誤問題的出現，有效地提升工作效率，這一平臺還能夠統計各項工作中的修改記錄，針對各項檔案管理工作問題進行分析、處理，確保管理人員在后期工作中更加專注，避免出現類似問題，提升檔案管理工作時間。除此之外，文書檔案管理人員應利用平臺查詢更多信息，在短期內獲取有效的內容，緩解人工查詢帶來的難題，保證信息化文書檔案管理的完整性。

（二）提升文書檔案管理工作質量

在過去文書檔案管理工作中，普遍由工作人員以手工整理方式進行，很多文書檔案由單一的工作人員負責，并受到傳統檔案管理觀念的影響，并不能主動創新，多采用“傳、幫、接、代”的模式來對檔案進行管理。工作人員長期在復雜工作中會磨滅工作熱情，極易產生厭倦情緒，在繁重管理工作中會遇到很多難題，阻礙了后續工作的有效進行。在傳統的文書檔案管理過程中，普遍存在工作效率低、錯誤率高等問題，很難滿足信息化時代的實際發展需求，管理人員必須進行改革、創新，為管理模式的轉變提供大力支持，充分利用信息化文書檔案管理模式解決實際問題。在信息技術應用過程中，管理部門可以將整理好的文件以“文件夾”形式進行存儲，做好電子預歸檔工作。這樣工作人員在尋找檔案的過程中，不會按照編號在書架中進行尋找，只需要輸入關鍵詞就能夠找到相應的管理檔案，有效地提升信息查詢的整體效率、工作質量，減少因工作人員疏忽而帶來檔案管理工作混亂問題。

（三）促進資源共享

在辦公來講，每個人每天都要產生一部分信息，同時也要收集獲取到一部分的信息，同時也要分享這樣的信息，企業員工都可以被看作是信息的產生者。資源共享是信息化時代的關鍵特點，改變了過去媒介傳播方式，突出信息技術的優勢。在信息化時代，文書檔案管理工作可以利用互聯網通道，共享更多的數據資源，無需利用專業的檔案文件完成傳輸，可以節省更多的運輸成本、運輸時間，確保文書檔案管理工作的保密性。為了實現這一目標，管理部門需要認識到網絡共享平臺的重要性，保證管理工作滿足社會發展需求，實現資源共享、互通。

三、信息時代下文書檔案管理工作現狀

（一）文書檔案管理機制有待完善

在現代化文書檔案管理過程中，檔案收集、保管過程中遇到很多問題，如管理部門制定了相應的檔案管理工作，但在實踐中落實不到位，執行力相對薄弱，還有個別員工的工作態度不夠嚴謹，嚴重阻礙了文書檔案資源管理的有效性，極易出現檔案丟失、損毀問題。同時，很多部門的檔案管理工作不夠嚴密，導致檔案室成為文件室，無需登記就能夠自由出入，甚至有很多文書檔案未履行嚴格的借閱登記手續，還有很多企業的檔案室設備有待更新，檔案保管條件很難滿足實際需求，最終使很多檔案保管不到位出現了問題。

（二）檔案信息化建設滯后性

檔案管理工作具有一定的復雜性，會涉及很多的資料，從檔案形式角度進行劃分，主要分成文字檔案、圖片檔案、聲音檔案、視頻檔案；從檔案內容角度進行劃分，主要分成文書檔案、會計檔案、科技檔案、業務檔案、特殊載體實物檔案等，導致信息化建設中檔案管理工作無序進行，嚴重影響著檔案管理效率的提升。除此之外，在資金局限性的影響，很多硬件設施建設不夠完善，很多管理部門檔案信息化建設相對滯后，很難滿足市場的發展需求。

（三）管理人員專業素質參差不齊

文書檔案管理人員直接參與檔案管理工作，其專業素質與檔案管理效率息息相關，但很多企業還未認識到檔案管理人員的重要性，未有效落實業務培訓活動，崗位人員流動性比較強，嚴重影響著檔案管理隊伍的穩定性，很難確保檔案管理的整體質量。

四、信息時代下文書檔案管理工作改革與創新策略

（一）構建文書檔案信息管理平臺

在信息時代，相關管理部門在開展文書檔案管理工作中，需要建設信息管理平臺，確保檔案信息管理工作的嚴密性、科學性，確保檔案管理工作的有序性，為各項檔案信息的安全性提供保障。為了實現這一問題，管理部門必須做好以下工作：首先，構建檔案信息加工系統。通常情況下，檔案資料數字化建設有利于針對各項檔案做好分類、整理，完善檔案文件收發渠道；其次，建設文件檔案存儲系統。在檔案資料庫中，相關管理部門需要完善存入檔案信息，提高檔案資料的完善性、安全性；最后，建立檔案信息查詢、保密系統，將各項檔案信息上傳到這一系統，確保檔案信息的便捷性、保密性。

（二）完善文書檔案檢索系統

在信息時代，為了有效地改革、創新文書檔案管理工作，相關管理部門需要建設辦公室文書檔案檢索系統，提高辦公室文書檔案管理水平，實現各項檔案、信息的充分利用，確保文書檔案保存和管理的完善性、安全性，便于查找、歸檔各項檔案。文檔檢索系統主要涉及兩方面內容，分別是普通文檔、重要文檔。在普通文檔管理過程中，需要建立相應的檢索系統，上傳檔案資料的時間、文檔名稱、存放地點等基礎內容，為查找、借閱工作的實施提供支持，這時只需要在檢索系統中明確文件柜編號、柜門號碼，更好地進行檔案資料查找、借閱工作。在構建重要文檔檢索系統的過程中，既要保存紙質原始文件，又要構建電子備份文件，如文件掃描件，重要檔案主要是高保密性、單位價值大、保存時間長、涉及版權意義的文檔，一般重要文檔掃描件適用于內部管理人員查閱、使用，需要存儲在保險柜中，必須由領導進行簽字批準，否則不能隨意外借。

（三）建立完善的檔案監督和抽查制度

管理部門需要加強對辦公文檔保管工作的重視，根據企業發展需求，完善監督、抽查制度，針對普通文檔可以實行不定期方式，還可以和相關工作同時進行，如管理人員在查閱文檔過程中，應檢查保管工作的實際情況，在重要文檔管理中，需要構建定期檢查模式，以月度、季度為周期，抽查重要文檔，并根據實際情況進行抽查，還要強化文檔保管人員的績效考核。

五、結語

綜上所述，在企業決策管理過程中，文書檔案管理是其中的關鍵內容，管理部門必須認識到文書檔案管理工作的重要性，規范相關的規章制度，培養高素質檔案管理人員，完成信息化建設目標，達到信息資源的集成應用與共享，形成“文件共享、人人共用”的管理理念，來提高企業營運的整體效率。

作者單位：國核電站運行服務技術有限公司