關于城市建設檔案管理信息化建設的幾點思考

周靜

摘要：城市建設檔案管理工作在當今數字化、信息化時代具備較大的現實意義，相關管理部門應當引起對相關工作足夠的重視，雖然當前上海城建檔案管理部門也引起了對信息化、數字化管理工作的重視，但是相關工作人員的檔案管理意識、數據安全管理還需要得到進一步增強，同時還需要進一步完善信息化軟硬件設施，提高在檔案管理工作中的服務質量。本文對城市建設檔案管理信息化建設進行分析考量。

關鍵詞：城市檔案;信息化;建設;思考

引言：在現階段上海城建檔案管理作業中，相關工作人員需要及時提高自身的信息化素養以及服務管理意識，并且檔案管理部門也需要及時引入尖端的科學技術，加強對網絡信息安全的防護管控工作，進一步提高檔案管理工作的質量和效率，為城市規劃建設提供穩定可靠的信息服務。

一、城市建設檔案信息化管理的必要性分析

在當今數字化、信息化時代，各行各業均在進行著快速地發展變革，任何事物都需要緊跟時代發展的步伐進行著相應的改變來適應外部的環境。在城市建設檔案管理工作中，實施信息化的建設工作在當今數字化、信息化時代具備較大的現實意義，信息化技術順應了當今時代發展的主旋律，推動了社會各行各業的發展進步，同時也極大地改善了人們日常的生活、工作環境，城市建設檔案管理工作要想跟上時代發展的潮流也必須要結合信息技術的使用，利用數字化、信息化技術來實施檔案管理工作能夠進一步提高檔案管理作業的規范性和高效性，同時也使得相關工作人員能夠在數字化、信息化管理過程中快速查詢到所需要使用到的檔案信息，將原本檔案信息的管理工作從單一的儲存管理轉變為對信息儲存管理+服務的管理運作模式，進一步提高對信息資料的使用效率，城建檔案信息數字化管理工作能夠突破傳統紙質檔案在管理過程中受到時間以及空間方面的限制，并且還能夠實現信息資源之間的共享和關聯，使得使用者能夠根據關鍵字眼快速查詢到自身想要的信息。除此之外，落實數字化、信息化的檔案管理工作還能夠使得檔案保存時間更加長久，使得檔案信息的傳輸更加便捷，并且進一步節約了檔案管理成本，使得現有的檔案管理工作更加高效、完善。

二、城市建設檔案管理信息化存在的問題分析

（一）檔案信息化管理流于形式

城市建設檔案信息化管理工作能夠進一步提高管理效率，同時也能夠優化相應的檔案管理流程，極大地便捷了相關工作人員的日常工作開展形式，但是部分檔案管理人員仍未將檔案管理工作進行有效地分析和考量，仍然單方面認為實施對檔案信息化管理就是將原本的文檔資料以及紙質信息錄入到管理系統中即可，而未實現對相關信息的分類管理和整理整頓。當前在數字化、信息化時代，落實對檔案信息的管理工作不能夠單方面地完成對檔案的儲存管理，而需要實現對檔案信息資源的有效關聯和減少使用，因此在檔案信息化管理過程中，相關工作人員還需要完成對檔案信息資源的整理分析，確保相關使用者能夠第一時間查詢到自身想要的信息資料，簡而言之，在當前信息化管理作業中，部分檔案管理作業人員還未將數據信息服務意識深化到相關工作管理的進程中。

（二）檔案管理安全性問題

在當今數字化、信息化時代，檔案管理工作需要依托各類軟硬件設施，結合網絡渠道實現對信息資料的傳遞、儲存、管理、整理、整頓、分析，落實檔案信息資料數字化的管理工作能夠滿足當前數字化、信息化的管理需求，但是非法分子也會進入到相應的信息管理系統中竊取相關數據資料從而極大地影響到檔案信息資料的數據安全，具體來說由于檔案管理部門信息安全技術水平低下，導致檔案數據資料安全管理問題也時有發生，不法分子借助木馬病毒入侵檔案資料庫的計算機系統，從而導致檔案數據信息遭到破壞甚至丟失。因此，檔案管理工作人員需要對現有的管理系統以及各項軟硬件設施實施定期的檢修、維護，并且完成對相關系統的升級更新，避免由于系統操作系統過于落后而無法應對新時期全新的數據攻擊。

（三）基礎軟硬件設施不完善

城市建設檔案管理面向信息化、數字化方向的發展需要具備基本的軟硬件設施作為支撐，但是由于檔案部門缺乏必要的資金支持，以至于現有的數據庫系統以及信息化管理系統還不完善。并且由于缺乏相應的技術支持，導致現有的信息化管理系統以及數據庫的建設工作還存在相應的阻礙。當前檔案管理部門需要加大對技術以及資金的投入力度，完善基礎的軟硬件設施，確保城市檔案建設管理信息化建設工作能夠穩定、高效地進行。

三、城市建設檔案管理信息化建設的措施

在當今數字化、信息化時代，城市建設檔案實現數字化、信息化的管理工作形式是必然的發展趨勢，也順應了當今社會時代發展規律，能夠確保檔案管理作業與城建作業穩步、高效地進行，提高城市規劃管理的效率。針對當前城市建設檔案管理工作在信息化、數據化發展轉變過程中所存在的問題，以及在當今數據管理工作中所面臨的新形勢，在實現數據資料信息化管理期間，相關部門應當做到以下幾點。

（一）重新定義信息化建設工作的重要意義

部分檔案管理作業人員由于自身專業水平存在相應的欠缺導致在落實對城建檔案信息化、數據化管理建設的過程中沒有引起對相關工作足夠的重視，從而使得檔案管理作業存在相應的不規范和不通暢的狀況，以至于在對檔案資料利用中存在各種錯誤，不得不重新整理。因此，新時期檔案管理作業人員應當全方位意識到實施數字化、信息化檔案管理工作所存在的必要性和現實意義，針對以上的管理需求，檔案部門需要結合常態化，體系化、標準化的人員培訓工作，進一步提高相關工作人員的專業素養以及專業知識技能，確保相關工作人員所開展的檔案管理作業能夠穩步、高效地進行，保證檔案信息化管理工作以及相關管控系統能夠穩定、高效地運轉。除此之外，檔案管理人員還需要樹立數據服務意識，具體來說相關檔案管理作業人員不應當將對數據信息的管理工作單方面地當作為對數據信息的儲存管理，而需要在對數據信息管理管控的過程中結合相應的數據資料服務工作，進一步提高自身的服務水平，深化相應的數據資料服務意識，隨時做好為相關部門、機構提供穩定、可靠、高效的檔案數據服務。因此，相關管理人員一方面需要具備對數據資料管理的基本知識技能，同時還需要具備基本的服務意識，能夠有效地應對當今時代發展變革對數據資料使用所提出的全新要求。

（二）加強網絡安全

在當今數字化、信息化時代，雖然信息化技術給予人們生活、工作極大的便捷，但是在當今網絡時代，各行各業在經營發展的過程中也需要對自身的網絡系統進行有效地維護和管控，避免不法分子利用科學手段借助相應的木馬病毒對網絡系統實施惡意攻擊。因此，在當今數字化、信息化時代，檔案管理作業落實信息化管理工作具備更高的要求，結合相應的科學技術實施對網絡系統的維護管理迫在眉睫，相關工作人員應當對現有的系統漏洞進行有效地搜索，對存在問題的軟硬件設施進行及時的更新、換代，并且相關技術人員還需要構建網絡安全防火墻，保證局域網絡的安全穩定，同時檔案管理部門的工作人員還需要規范自身的日常工作行為，不隨意點開帶有鏈接的文件資料或瀏覽不規范的網站，以此來防范網絡攻擊，提高檔案管理工作的安全性和穩定性。

三、結束語

總體來說，在當今信息化、數字化時代，城建檔案管理工作在實施信息化建設管理過程中應當明確自身工作管理的重心和方向，融入服務管理意識，進一步提高檔案管理工作的質量和效率。同時，檔案管理部門還需要在工作管理過程中穩步提高相關作業人員的專業素養以及專業技能水平，并且相關部門還需要加大對數據庫系統，安全管理技術的開發力度，確保檔案管理工作能夠穩定、高效地實施。

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