鐵路企業檔案信息化建設與管理的思考

文/寧利鋒

鐵路檔案管理工作作為鐵路運輸事業的重要內容，在一定程度上影響著鐵路事業的發展。在辦公自動化的今天，傳統的檔案管理模式已經不能適應企業管理需求，本文對鐵路檔案管理模式現狀進行分析，闡述鐵路檔案信息化建設的必要性，結合鐵路單位自身實際，對鐵路檔案管理信息化建設提出現實可行的對策

檔案是具有政治性、社會性、教育性和價值性的歷史記錄，檔案管理對一個企業、一個國家來說至關重要。在互聯網信息化的時代背景下，傳統檔案管理不規范、管理模式落后、檢索不方便、利用率低下等不足凸顯出來，這就需要我們在檔案管理工作中，主動采取措施，適應互聯網信息化發展，利用現代技術和先進工裝，強化檔案信息化建設，實現檔案數字化、信息化管理，提升檔案收集、整理、保管和利用效率，從而更好地為企業服務。

一、鐵路企業檔案管理現狀與問題

鐵路企業檔案管理工作水平，隨著檔案事業的發展大有提升，這是總體概況。但是，現狀與問題值得注意，并要加以改進，方能適應鐵路事業快速發展的需求。綜合分析情況如下：

現狀與問題之一，思想認識存在不足

鐵路企業管理中對檔案管理工作的不夠重視，重保管輕利用現象普遍存在。管理人員缺乏對檔案工作的了解和正確認識，認為檔案工作不能給單位帶來一定的經濟效益，對檔案工作的認知僅僅是單純地收集保管，只要做到不泄密、不遺失，查閱有據，到期銷毀就好。從根本上就沒有認識到信息化時代檔案的重要利用價值，更無從談起合理運用檔案促進企業的經營和發展。

現狀與問題之二，檔案管理尚不規范

部分基層單位設施設備陳舊，未規范采用密集架等設施設備，仍使用老舊的鐵皮柜存放檔案，極易造成檔案被侵蝕、損毀。另外，鐵路內部機構調整相對頻繁，調整過程中因檔案資料數量大、種類多、分類不清等原因，導致移交滯后，企業檔案資料極易損壞、遺失。基層檔案工作人員業務技能素質普遍不高，僅掌握簡單的立卷檔案基本知識，致使企業檔案管理整體質量不高。

現狀與問題之三，檔案利用率較為低下

鐵路檔案主要以紙質檔案為主，缺點是不能快速提取有效的數據信息，檔案利用率低下。尤其是查閱一些年代久遠的檔案資料時，消耗時間長，且效果不好。再加上歸檔范圍要求參差不齊、檔案收集困難等原因，部分歸檔文件保存不完整，導致檢索效率不高，檔案的利用價值得不到很好的體現。

現狀與問題之四，服務職能還未充分發揮

檔案的門類很多，有文書、會計、人事、實物、聲像、電子、科技等，而鐵路企業往往只重視文書、會計、人事、科技檔案的保存，忽略了與企業有關的一些聲像、實物、電子檔案的收集，使得檔案的完整性得不到保證。因查閱不方便、摘錄不便捷等原因，企業管理中大家沒有通過檔案資料為企業發展或管理提供服務的意識。在企業的一些重大決策中，不能準確迅速地為企業的決策提供信息資源幫助，服務作用得不到充分發揮。

二、鐵路檔案信息化建設必要性

鐵路信息化建設的必要性在于：

必要性之一，有利于檔案的保存

通過檔案信息化建設，利用現代科技手段將紙質檔案掃描成電子檔案儲存，可以有效防止檔案因儲存條件不達標導致的損毀等問題，和因年代久遠紙張和筆墨褪色，或多次翻閱造成破損，一定程度上能延長檔案的使用壽命。

必要性之二，有利于降低管理成本

同一份文書檔案在鐵路企業不同基層單位重復保存，有的技術規章長達一百多頁，紙質檔案共享率低，利用一次復印一次，消耗大量紙張、耗材。檔案信息化建設以后，節省紙張、耗材的同時，又縮小了檔案室的占地面積，還避免了文件堆積，大大減輕了工作人員的工作強度。

必要性之三，有利于提升查閱效率

紙質檔案不能形成信息網絡，需要人工翻閱查找，頻繁翻閱不僅造成檔案破損，也降低了檔案的利用能力。檔案信息化建設可以實現檔案資源共享，數據可以重復利用，只在一臺計算機上完成往返庫房反復查找的過程，大大地提高了檔案的利用效率。

必要性之四，有利于發揮服務職能

鐵路檔案承載著鐵路企業的過去，為現在所利用。鐵路檔案數據種類多、數量大，檔案工作復雜，檔案信息化建設對于提高鐵路檔案管理效率和質量意義重大。實現檔案信息化建設后，通過高效檢索，就可以及時補充檔案，調取需要信息，解決供需矛盾，提高企業管理水平，推動鐵路企業發展。

三、實現鐵路檔案信息化建設的對策

實現鐵路檔案信息化建設的措施與對策是：

對策之一，健全完善管理機制

鐵路企業的信息化管理需要與之相適應的管理制度作為保證。目前鐵路企業現有的管理制度比較落后，要適應信息化管理，首先要根據電子檔案的特點，切合實際、科學合理地建立電子檔案管理制度，明確工作人員職責，完善獎懲機制，充分發揮管理制度的指導規范作用。

對策之二，加大專業人才培養力度

檔案信息化建設，需要大量熟練掌握信息技術的檔案管理人才。鐵路企業應開展經常性的基層檔案管理人員教育培訓活動，增強檔案管理人員的創新意識，加強對計算機、信息系統等基礎知識的學習，并定期組織檔案管理人員到檔案管理先進單位學習交流，從而提升檔案管理人員的綜合業務素質。

對策之三，建設檔案信息化管理平臺

鐵路企業已經啟用了辦公自動化系統，可以準確記錄信息從錄入到保存的全過程，這為文書檔案管理開創了新的機遇。鐵路企業要認清辦公自動化在檔案信息化建設中的價值，結合自身檔案管理的實際，選擇具有收集、管理、保管、利用功能的檔案信息化管理平臺，與辦公自動化系統保持無縫銜接，實現檔案信息的實時更新和信息資源共享。

對策之四，做好檔案數據信息的安全保護

對于鐵路單位來說，檔案記錄著企業日常管理的重要信息，鐵路單位應充分做好檔案數據信息的安全防護。可以通過設置認證訪問程序、權限等級管理等方式和防火墻、云備份等技術，加大信息網絡系統的監控力度，從而保證檔案數據的安全性。

通過上述分析與研究，鐵路企業應充分認清鐵路檔案信息化建設的必要性，健全管理機制，加大檔案人才隊伍建設力度，建立檔案信息化管理平臺，完成辦公系統自動化與檔案信息化平臺的同步聯動。與此同時，還應該充分重視檔案數據信息在互聯網環境下的安全防護工作。通過這些方式，使檔案的傳遞、接收、儲存和利用等環節實現一體化管理，切實提升檔案信息化管理水平，為鐵路建設事業的大發展貢獻力量。