互聯網+新媒體下的檔案管理方法探究

文 王寧平

隨著互聯網+新媒體時代的到來，檔案管理工作面臨著巨大的挑戰，傳統的檔案管理方法已經不能適應當前的社會發展趨勢，進而帶出一系列的檔案管理問題。因此，在互聯網+新媒體背景下創新檔案管理方法，已經成為當下最為主要的話題之一。要想徹底創新檔案管理方法，就需要檔案管理在其自身基礎上搭建自動化管理平臺，并引領檔案管理朝著電子化方向前進，進而實現檔案的有效管理。

新媒體技術對檔案管理的影響

用戶需求發生變化

隨著信息化技術的不斷發展，新媒體時代已全面到來，現如今新媒體影響著我們生活以及工作，給當今人們的生活以及工作帶來了翻天覆地的變化。在如今的新媒體環境下，用戶對于檔案管理的需求也發生了一定的變化。在傳統檔案管理環境下，檔案管理會受到多方面的制約，比如說檔案管理會受到時間的制約、空間的制約以及信息存儲量的制約等，這會導致當前的檔案管理不能夠充分滿足人們對于檔案管理的需要。而在新媒體環境之下，檔案媒介發生了變化，檔案媒介不再只是局限于紙質檔案，除了紙質檔案之外，還會存在著電子檔案等。檔案用戶獲取檔案的途徑、檔案用戶對檔案信息內容的需求、以及檔案管理的服務形式都發生了一定的變化。

傳統的檔案管理工作會受到時間、空間以及儲存的限制，且由于檔案管理工作量較大，就會導致在檔案管理過程當中可能會出現一定的問題，比如說在信息儲存以及信息查詢時出現問題。而多媒體技術在檔案管理中的應用，能夠在一定程度上解決傳統的檔案管理工作所存在的問題，解決了時間與空間對檔案錄入的限制，同時能夠實現檔案信息之間的交流與共享，使得檔案管理工作更加便捷高效。

推動了檔案管理工作的發展

隨著新媒體時代的全面來臨，人們對于新媒體的使用度越來越高，現如今為了充分滿足檔案用戶對檔案管理的需求，必須運用新媒體技術對檔案管理工作進行一定的改革，為檔案管理工作的改革提供了動力。新媒體技術的應用使得人們獲取檔案信息的渠道進一步增多，人們獲取信息的途徑不僅僅局限于紙質報紙、電視等，除了這些渠道之外，還可以從網絡、電腦、手機等多媒體終端中獲取。為了充分適應新媒體技術所帶來的變化，進一步滿足人們對檔案管理的需求，就需要對當前的檔案管理工作進行改革。

現如今正是因為有了多媒體技術，人們的日常生活以及工作才能變得更加便捷，人們工作以及學習的效率才能得到進一步提高。現如今，人們的生活離不開各種移動終端設備，人們的生活被互聯網、多媒體技術全面覆蓋。檔案管理工作也應當努力趕上這一浪潮，追求檔案管理的信息化建設，在檔案管理過程當中，應用多媒體技術以及互聯網技術作為輔助，進一步提高檔案管理的質量以及檔案管理工作的效率。

互聯網+新媒體時代下檔案管理特征分析

新媒體有助于檔案管理平臺的拓展

手機網絡、電視網絡、互聯網等都是新媒體傳播信息的方式，新媒體可以結合多種新興技術，使信息成為新媒體形態，超越地域、空間甚至文化的限制，迅速地將大量信息傳播出去。開展檔案管理時，可以借助各種網絡工具，發揮新媒體的平臺優勢，構建檔案管理載體，例如：開設檔案管理主題網站、手機消息推送、微信公眾號等，將檔案管理內容借助多樣化的平臺傳遞出去，拓寬檔案管理平臺。

新媒體有助于提高檔案管理的實效性

新媒體可以跨越時空限制，信息可以實現資源共享。例如，信息可以從電腦網絡傳至手機網絡、傳至數字電視網絡等。這種傳播形式一般稱之為流媒體。流媒體可以輻射、滲透進入每一個微小的地域。基于此，檔案管理者一方面可以借助手機、電腦等載體，不受時空限制獲取信息，也可以在相應的網站或平臺對國際局勢、社會發展狀況、新聞熱點等進行實時關注；另外檔案管理者也可以借助新媒體的便捷性，對檔案管理進行及時更新，使檔案管理覆蓋面擴大，同時也可以提高檔案安全性。

檔案信息化管理需要不斷更新

互聯網+以及新媒體都是發展速度極快的社會產物，因此檔案的管理應當與時俱進。這也就向檔案管理工作提出了更高的要求，不僅要通過技術手段實現持續的創新與發展，更是需要根據實際情況制定特殊的發展方案。因此，在互聯網+新媒體的背景下，應當為檔案管理提供重要的法律保障，加強有關工作人員的業務技能，以此適應社會的發展。

互聯網+新媒體時代檔案管理模式轉變

檔案管理理論體系的轉變

在互聯網+新媒體時代下，數據信息的數量正在大幅度增加，從一定意義上來說，這也是互聯網及新媒體不斷發展的重要特征。在這個過程當中，“大檔案觀理念”屬于一種較為新穎的檔案管理理念。這個理念將檔案管理工作進行了全新的定義，也涵蓋了大部分數據的理論知識內容，可以使它直接用數據的形式呈現出社會生產以及人們生活當中的所有信息，并且具備一定的真實性以及有效性，可以更好地為人們提供服務。

在當今互聯網及新媒體不斷發展的時代背景下，改變檔案管理方式不僅僅是停留在服務層面，而是要求在相關領域內進行變革。在大檔案觀的理念引導之下，不僅可以為用戶提供真實性極高的數據文件，還需要包含大量數據文件本身所隱含的信息。

檔案信息資源體系轉變

在傳統的檔案信息資源當中，通常是以館藏數量來衡量信息資源的大小。舉例來說，某個館藏資源的數量會直接影響到某個企業檔案管理部門的業績好壞。但這樣的做法很容易導致每個部門之間的檔案管理形成獨立的局面，而且還容易導致企業內的檔案資源在使用過程當中產生一系列的障礙，進而降低檔案本身的利用效率。在互聯網+新媒體時代下的檔案資源主要是來自大數據平臺以及各種信息平臺，其中數據資源的收集與傳統的檔案管理模式相比會存在較為明顯的差異。在此過程當中，通過構建一個檔案資源共享平臺，可以加大各部門檔案的利用頻率，進而為客戶提供最大的便利。

檔案安全保障體系轉變

在互聯網+新媒體時代下，檔案管理在實際工作當中是否可以實現向數據化以及信息化的轉變，是當今安全保障工作的重點問題。這不僅僅是因為檔案的安全保障會直接影響到管理部門政府職能的底線，更因為檔案管理是職權行使的邊界線。由于當今數據檔案的數量正在急劇增加，在進行檔案管理的過程當中，可以借助一些大數據或者是云平臺的形式來實現檔案業務辦理，但網絡給人們帶來使用便利的同時，也會引發一系列的信息安全問題，這也使得檔案信息的安全保障越來越凸顯。

檔案管理現狀

觀念相對落后

一些用戶又或者是檔案管理工作者，對于檔案管理的認識不足，單純的認為檔案管理就是將檔案信息收入并儲存，在需要的時候可以隨時查詢。但是檔案管理工作并不只是簡單的檔案信息的整合和儲存，檔案管理工作有著十分重要的意義。用戶以及檔案管理工作人員對于檔案管理的認識不夠充分，這就導致在檔案管理工作中的資金投入較少，檔案管理工作沒有得到充分的重視，進而檔案管理工作沒能充分發展。用戶以及多媒體管理人員對于檔案管理工作缺乏認識，在一定程度上制約了新媒體環境下檔案管理工作的發展。

管理模式轉換困難

傳統的檔案管理模式，大多是將紙質檔案進行存檔。在進行檔案管理時，檔案管理工作人員會將手寫的紙質檔案放置于統一的檔案室中進行儲存。在如今的新媒體時代下，若想要實現檔案管理工作的信息化改革，首先就要解決檔案模式轉換這一難題。由于以往的檔案資料，大多采用紙質檔案資料的形式，因此在新媒體環境下，在進行檔案資料的信息化改革時，首先要解決紙質檔案信息轉化為電子檔案信息這一問題。紙質檔案信息管理到電子檔案信息管理的轉換，需要耗費較大的時間以及人力資源，在紙質信息錄入過程當中，也會由于紙質破損導致信息錄入錯誤或者是失敗，這些都會影響到檔案管理的質量。

缺乏管理人才

傳統的檔案管理工作主要是對于那些紙質的檔案進行儲存以及記錄，因此在進行檔案管理工作人員的招聘時，不要求管理人員具備較強的計算機技能。但是現如今在新媒體背景下，檔案管理逐步變得信息化，這也就意味著檔案管理工作需要更多的具有專業工作技能以及信息化知識的工作人員。但是現如今檔案管理工作中工作人員的計算機水平較差，不能熟練掌握各項信息技術。

互聯網+新媒體下檔案管理方法

完善相關法律法規

為了保障在實際工作過程中，切實實現檔案管理信息化這一進程，同時也是為了保障在進行檔案管理信息化的過程中可以有法可依，我國應當為此推出一系列與之相關的法律法規，例如《中華人民共和國檔案法》等，這些都可以被當作開展檔案管理工作的重要準則及根本依據。應當對互聯網+新媒體時代下的檔案管理工作有關的法律法規進行完善，并且在完善的過程中應當充分結合當今社會發展的新形勢以及對檔案管理的新要求，不斷研發出更為恰當的制度內容，這樣才可以減少檔案管理風險，同時可以使其符合時代發展的需求。

除此之外，還應該在進行檔案管理的過程中，樹立一定的嚴肅性，運用一定的大數據管理技能，針對各個行業以及業務提出政策性的建議，并且結合其實際背景推出相對應的規章制度，這樣才可以引導檔案管理朝著標準化的方向進行轉變。

完善基礎設施建設

互聯網與新媒體時代下的檔案管理工作應當是基于網絡技術以及多媒體技術進行的，為了進一步提高檔案管理的信息化、高效化，需要完善互聯網技術以及多媒體技術所需要的基礎設施。這就要求在檔案管理工作當中，投入更多的資金來進行檔案管理基礎設施的建設，首先檔案管理部門應當采購信息技術設備，比如說計算機、信息處理系統等，除此之外，也應當在信息檔案管理系統當中加大資金的投入，要構建更加完善的信息管理系統，使用戶查找信息更加方便。

檔案數據管理創新

在探究互聯網+新媒體下的檔案管理新方法的過程中，應當對檔案數據管理進行創新，進而實現服務多元化。在互聯網+新媒體時代背景下檔案管理工作，應當從全新的角度對管理方法進行創新，并且要在現有的基礎上大力提倡檔案管理工作的個性化以及人性化服務理念。從具體的服務層面來說，相關工作人員應當在進行檔案管理的過程當中，做好辨別以及分析工作，盡可能地使檔案數據更為真實、更為全面、更為有效，并且應當在數據背后大力展開工作，應當根據不同的檔案進行定性分析，并對啟動其中的內容進行解釋說明，同時借用大數據技術深入挖掘檔案當中所存在的知識內容，并且借助一定的科學技術方法提高檔案的使用率。在服務質量方面，相關工作人員應當進行精準的數據采集，從使用目的以及開發路徑等方面對檔案進行詳細歸類。

強化責任追究制度

在進行檔案管理方法創新的過程當中，應當加強責任追究制度，將責任落實到每一個人身上。在檔案管理工作的過程當中最為核心的問題就是檔案的安全，這就要求相關的檔案管理部門，積極改善檔案管理過程中的安全責任制度，并且需要在此基礎上，建立起由上至下、由大至小的責任劃分管理體系，大力完善檔案安全的應急管理制度，并且要定期提高檔案管理相關工作人員的安全防范意識，進而構建較為完善的檔案管理安全防控體系。除此之外，應當對檔案管理過程當中可能遇到的安全風險進行防范預警，并且根據實際情況制定出相對應的治理措施，盡可能的減少檔案管理風險的產生。

提高工作人員管理意識

掌握信息化知識以及信息技術的人才也是互聯網與多媒體環境下，檔案管理工作所需要的元素，為了使得檔案信息管理工作更加高效，檔案信息管理系統更加完備，檔案管理部門應當引進專業的互聯網以及多媒體人才。這些人才不僅要能夠熟練掌握計算機、多媒體相關的技術知識，也要對檔案管理有充分的認識。

在進行檔案管理的過程中，最為重要也最為簡單的方法便是定期對相關工作人員進行檔案管理培訓。除此之外，需要挑選政治素質好的同志成為檔案管理工作人員。當企業擁有專門的檔案管理人員之后，應當對其進行定期的培訓，并定期對檔案管理工作開展審查，時刻保持其在檔案管理工作方面的高度熱情，為檔案數據的安全提供一定保障。

在互聯網+多媒體背景下，檔案管理工作應當更為謹慎，應當隨著時代的變化而變化。在創新檔案管理方法的過程中，各大企業應當以自身企業的實際情況為準，在不斷實踐的過程中選擇最為合適的管理方法，積極探尋檔案管理的有效路徑，促進檔案管理行業的長久發展。