工程建設項目檔案創新管理的建議措施研究

劉輝敏

摘 要：工程建設項目檔案主要用于記錄工程在實際過程中的工程管理情況，在工程建設項目中至關重要，基于社會經濟的迅猛發展，工程建設規模不斷擴大，社會各界對工程建設的各方面提出更高層次的要求。基于此，本文闡述了工程建設項目檔案管理創新的重要性，分析工程建設項目檔案管理存在的問題，并提出加強工程建設項目檔案管理創新的建議措施，以期為相關工作者提供參考。

關鍵詞：工程建設;檔案管理;信息化建設

引言

項目檔案作為反映建設工作的重要資料，貫穿于工程建設項目的全過程，并對工程的后期驗收階段產生顯著影響，尤其在機場建設工程中，檔案管理質量直接關系到工程建設的整體質量。因此，西部機場集團有限公司將項目檔案與工程建設同步管理作為檔案管理創新的首要目標，旨在提高項目檔案管理質量，促進機場工程項目檔案管理工作不斷向專業化、規范化方向發展。

一、關于工程建設項目檔案管理創新的重要性

基于市場經濟的推動下，我國加大對工程建設項目的投資力度，工程建設項目檔案呈現出突出作用，為項目檔案管理提供專業服務的同時，其檔案創新管理模式成為當前重要課題研究，創新性的檔案管理手段能夠優化工程資源配置，降低工程質量成本，最大化提升工程建設質量和檔案管理工作效率。通過建立信息化檔案管理系統，為檔案檢索查詢提供便利條件。

機場建設屬于國家重大建設工程，民航類專業工程包括場道工程、空管工程、航空供油工程等，在項目立項、審批、招投標、勘察設計、施工、竣工及行業的驗收的全過程中形成文件資料，機場工程建設項目檔案在檔案管理上不同于基建類的項目檔案，具體要根據項目建設特點制定專業、規范的項目檔案管理辦法，有效進行檔案分類、資料收集、整理、目錄編制、保管期限、竣工圖編制等，推動工程建設與檔案管理的高度融合;確保促進工程建設項目的高效開展，滿足工程建設運行和管理需求。同時，檔案創新管理能夠充分體現工程實體安全質量狀況，是消防、應急預案、應急救援的重要參考依據;在檔案內容上可作為工程合同糾紛、索賠的重要憑證，資料中記錄了工程建設的原始數據，可有效降低工程質量風險，為行政主管部門、工程管理單位嚴格履行崗位職責提供法律保障。

二、工程建設項目檔案管理存在的問題

1.參建各方重視程度不夠

工程建設本身涉及諸多單位，需要各部門之間的協調溝通與協作。然而在實際的工程建設中，各部門之間忽視檔案創新管理的重要性，在項目檔案管理工作上缺乏統一性，內部對檔案管理的重視程度不夠。

2.檔案管理制度缺失

機場內部管理人員大都身兼數職，由于檔案管理制度的缺失，相關檔案管理人員隨意性較大，難以真正認識到檔案管理工作的重要性，對于海量的工程管理資料來說，對工程建設項目的檔案管理制度提出了極高的要求，據目前檔案管理現狀來看，在項目文件的同步管理及項目文件收集、整理上缺乏規范的制度，嚴重影響檔案管理工作的高效開展。

3.檔案信息化建設步伐滯后

受傳統檔案管理制度影響，當前工程建設項目檔案管理存在監管不力等問題，一定程度上制約了我國機場工程建設項目檔案信息化工作的開展，受信息化硬件設施、軟件設施的制約，難以從根本上推動檔案管理的信息化建設。基于“互聯網+”時代下，數字化檔案管理成為行業發展的主旋律，西部機場集團有限公司在大力推進智慧機場建設理念下，積極引進信息化管理設備，但與檔案創新管理缺乏有機融合，難以推動工程建設項目檔案管理向著數字化、智能化、規范化方向發展。

4.檔案管理人員儲備不足

參建單位檔案管理人員素質普遍偏低，與機場工程建設項目不相適應。由于檔案管理工作中專業技能型人才儲備不足，在計算機技術、通訊技術、網絡技術上缺乏高精尖的復合型人才，難以滿足當前檔案信息化建設的需要。

三、加強工程建設項目檔案創新管理建議

1.優化組織機構的建設管理，提升內部重視程度

要想提升工程建設項目檔案創新管理，必須加強組織領導，形成完善的管理體系，設立檔案領導小組，安排專職檔案管理人員，明確劃分各部門檔案管理職責，確保各司其職，并加強各部門之間的交流配合。基于宣傳教育提升內部重視程度，為有效提升項目檔案管理質量，領導層必須提升對檔案管理工作的重要性認識，并提升到工程建設戰略高度，定期組織開展檔案管理工作的宣傳教育，強化檔案管理部門認識，明確定位自身在檔案管理工作中的職能、義務，提升全員參與工程建設的思想認識，提升各部門負責人工作的積極性和能動性，保障工程建設項目檔案管理的整體性。同時，創新檔案利用服務方式，進行檔案分類管理，提供多樣化、常態化、個性化的檔案服務。加強對重點文件資料的跟蹤檢查，加強檔案管理工作的指導性，加強對施工單位實地考察，全面提升工程建設項目檔案的準確性。

2.加強項目檔案管理制度建設，推動管理模式創新

加強檔案資源體系建設，規范項目檔案收集和檔案管理。項目檔案資料通常涉及工程建設項目實施過程中各個階段產生的重要信息，即包括工程前期階段、開工階段、施工階段和竣工階段。需要完善項目檔案歸檔范圍，建立材料歸檔制度，嚴格落實規章制度和工作流程，推進檔案管理工作和業務管理同步進行，共同提升工程建設項目的檔案創新管理水平。加強重點工作領域的歸檔工作，建立健全考核機制，由于檔案管理工作是一項長期性、專業性的工作，相關制度的制定需要全面覆蓋機場工程建設項目的檔案管理工作，確保檔案管理工作有章可循、有據可依，并把檔案管理工作計劃納入考核項目內，加快推進檔案管理工作的規范化、系統化發展。

科學合理的規章制度是保障各項工作順利開展的先決條件，對于機場工程建設項目來說，必須全面優化檔案管理制度和機制，明確將管理職能落實到個人崗位職責，并開展全程監督管理工作，定期開展檔案管理工作的規范化會議，規范檔案資料的完整性、利用的安全性。各參建方要進行分級管理原則，嚴格按照機場建設工程法律依據及國家、行業、地方等檔案相關規范和標準，如《中華人民共和國民用航空法》《建設工程質量管理條例》《民用機場不停航施工管理規定》《建設工程文件歸檔規范》《建設項目檔案管理規范》等各項規章條例。建立檔案安全防范體系，堅持檔案管理以防為主、防治結合的基本原則，完善檔案安全保密制度，保障實體檔案安全，加大對破損檔案的搶救和修復保護力度，不斷強化檔案管理的法制建設，扭轉重建設、輕檔案的現狀，推動管理模式創新發展。

3.強化項目檔案數字化建設，提升檔案管理水平

基于“互聯網+”時代發展下，現代化信息技術快速發展，數字化檔案管理廣泛應用，通過信息技術的運用，有效提升檔案管理的現代化水平，提高檔案管理質量和工作效率，從檔案錄入到歸檔全程進行智能化管理，較比傳統檔案管理更具實效性，便于添加檔案信息和實時查詢，通過建立檔案管理系統，在原有檔案基礎上，創建檔案信息化管理模式，推進目錄數據庫和全文數據可建設，秉持簡化整理、深化著錄的原則，完善檔案數據庫建設，彌補傳統檔案存儲丟失的缺陷，提升工程建設項目檔案管理的科學性和規范性，在信息技術推動下，加快技術創新，盡快規范檔案數字化建設。

加大硬件投入力度，規范軟件設施建設，加大資金投入，促進檔案管理工作升級，確保為檔案硬件管理夯實基礎，穩步推進檔案信息化建設，全面推進機場工程建設項目工程檔案管理的效率和質量。要求各參建單位使用統一的專業軟件做好檔案管理，為編制規范的竣工資料夯實基礎，由于機場工程建設過程中的資料文件較多，文檔備份量大，需要加強信息的開發和利用，積極引進先進管理辦法，將材料檔案、電子檔案、圖表檔案支撐多媒體技術，提高檔案信息化管理水平。

4.加強檔案管理人才儲備，提升專業技術能力

機場工程建設項目檔案管理人員需要不斷提升自身專業知識儲備能力，加強檔案管理隊伍建設，定期開展相關人員的培訓教育，建立績效考核機制，實施獎懲分明機制，并建立相配套的激勵機制，充分調動檔案管理人員的積極性，減少專業人才的流失，并加大檔案管理人員的信息化素養培養，促進檔案管理人員向復合型人才方向發展。具體可以從以下幾方面著手：

首先，工程建設單位應當要提高信息化建設與管理的門檻，要求檔案管理應聘人員不僅需要具備較強的專業知識水平，同時，還需要具備一定的信息素養，能夠熟練操作各種應用系統，招聘更多優秀的人才加入到檔案管理隊伍。

其次，應當要強化檔案管理人員的教育培訓工作，定期組織開展專業技能、計算機技能的培訓，以此來提升檔案管理人員的工作能力，深化檔案管理人員信息化檔案管理意識。

最后，應當要完善檔案管理獎懲制度，制定明確的獎懲標準，對于在檔案信息化建設和管理中表現優秀的管理人員需要及時的給予獎勵，而對于在工作中出現紕漏或表現不佳的人員則需要給予一定的懲罰，以此來激發檔案管理人員工作積極性和創造性，推動檔案管理全面深化。

5.加強檔案服務體系建設，提升用戶滿意度

提升檔案服務水平能夠使得檔案資源的價值得以充分體現，因此，在工程建設項目檔案管理中應加強檔案服務體系建設工作，提升檔案服務水平。

首先，工程建設單位應對檔案資源進行科學的整合，做好檔案資源體系規劃工作，并對檔案機構以及檔案資源架構進行合理配置優化，實現全宗統一管理和資源共享，以此來為服務體系的形成奠定良好的基礎，提升檔案服務功能，推動檔案資源的高效利用。

其次，工程建設單位應做好檔案提供利用工作。這就要求檔案管理部門遵循方便利用的原則，在確保檔案信息安全的前提下盡可能的對檔案利用手續進行簡化，以此來提高檔案利用的效率。

再次，工程建設單位應對檔案利用服務方式進行創新。這就要求檔案管理部門根據檔案利用的實際需求，對檔案信息進行科學的分類，并根據一定的專題形成專題匯編或專題數據庫，以此來滿足用戶常態化、個性化和多樣化的檔案利用需求。

最后，工程建設單位應做好檔案編研工作。這就要求檔案管理部門根據集團公司相關規定，做好大事記、民航志、年鑒等通用性檔案編研工作，以此來將檔案資源知識庫、信息庫和思想庫的作用充分發揮出來，將檔案管理的價值最大化。

6.加強檔案資源體系建設，保障檔案管理質量

檔案資源體系建設是確保檔案資源得以合理配置和高效利用的重要保障，因此，工程建設單位應加強檔案資源體系建設工作。

首先，工程建設單位應做好檔案收集和管理工作。檔案資源是工程建設單位歷史活動的原始記錄，工程建設單位在工程建設全過程中會產生大量的檔案資源，其中涉及工程建設項目、文書、科技等重要信息，這些信息能夠真實的反映出工程建設單位的發展歷史，對于工程建設單位的發展具有非常重要的借鑒意義。這就要求檔案管理部門必須要做好檔案收集和管理工作，促進檔案資源總量增加、結構優化和質量提高。

其次，工程建設單位應完善各類檔案歸檔范圍。這就要求工程建設單位建立完善的文件材料歸檔制度，并制定企業文件材料歸檔范圍和保管期限表，將歸檔工作納入各項業務的工作流程和規章制度中，以此來確保所有的檔案應收盡收、應歸盡歸，實現檔案管理工作和業務管理工作的共同提升。

最后，工程建設單位應加強重點領域歸檔工作。這就要求檔案管理部門對單位內的重大建設項目、重點工作、重大活動、重大科研項目，以及新專業、新技術、新領域、新機構的建檔工作作為檔案管理工作中的重要內容，做到應建盡建，全面覆蓋。

7.加強檔案安全體系建設，確保檔案安全保管

檔案安全體系建設是確保工程建設項目檔案資源安全的重要前提，因此，工程建設單位應加強檔案安全體系建設工作。

首先，工程建設單位應健全檔案安全防范體系，實現“人防、物防、技防”三位一體，切實將檔案安全保密防范體系落實到實處。同時，檔案管理部門必須要堅持“以防為主，防治結合”的原則，強化檔案安全保密教育和檢查工作。

其次，工程建設單位通過加強設施設備配備和檔案館庫建設等措施，切實保障實體檔案安全，加大對檔案的綜合性保護，避免出現歷史欠賬和安全隱患問題。同時，檔案管理部門必須要堅持保護與開發并重的原則，加大對檔案資源的保護力度，同時對于破損的檔案資源應及時搶救修復。

最后，工程建設單位應完善檔案安全應急預案，針對各種突發事件，制定出具有科學性、完整性、操作性和針對性的應急預案，確保在各類突出事件中，重要檔案資源能夠得到優先搶救和妥善處置。

四、結論

總之，工程建設項目檔案在整個工程建設中發揮著巨大作用，是順利實施工程項目的保障，有助于提升工程項目管理水平，其中涉及內容十分復雜，要想全面促進項目檔案管理工作的創新發展，必須加大信息化建設力度，優化組織機構建設，完善檔案管理制度，不斷加強檔案管理人員的專業技能和人才儲備，積極轉變創新管理方式，提升現代化管理水平。

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（作者單位：西部機場集團有限公司機場建設指揮部）