合理地使用信息技術來優化文件管理的質量

高潔

摘要：隨著信息技術的飛速發展，信息已經滲透到社會的各個方面。傳統的文件管理方式已經不適應現代的文件管理需求，為了提升文件管理的效率，增加文件管理的質量，提升文件管理的有效應用。企業逐漸開始使用信息技術來優化文件管理。本文將從文件管理信息化出發，全面介紹文件管理的方式革新，并為標準化文件管理提供一些幫助。

關鍵詞：信息技術;文件管理;開發過程

引言：

隨著計算機互聯網和大數據等技術的不斷發展，信息技術也逐漸應用在各行各業，尤其是企業文件管理方面，信息技術便捷、準確、及時的管理服務，解決了企業文件數量達，管理難的難題。而眾多企業已經實現了文件管理信息化，作為服務型企業，企業文件中包含者眾多的客戶資料，而這些資料更是企業的核心機密，為了保證資料新的的安全保密性，實現信息化管理勢在必行。

一、借助信息技術提高管理效率

傳統文件管理方式，人工接觸量大，部分核心文件經手人多，容易造成文件的認為泄露，為文件的傳輸安全埋下了隱患。另外傳統文件管理方式適合小量的非機密文件管理，大量文件，或者核心文件管理難度較大。因此借助信息手段，提高文件管理效率，優化文件管理模式勢在必行。

就以人事檔案管理為例，簡單介紹信息化管理的優化方式，通常服務型企業的人事關系分為基層服務人員，中層管理人員，技術人員以及高層決策者，在人事系統中，會存在人事調動情況。人事調動隨之變動的是薪資結構，而傳統的人事檔案管理中，在人事關系變動之后，需要提供新的人事信息表格，并重新封裝檔案保存，耗時久，步驟多，容易出錯。而在信息平臺進行人事調動，可以直接將人事關系調動到相應的模塊中，并匹配相應的人事權限和薪資結構，員工能夠通過個人工作系統清楚的了解個人新職位所具備的權利和義務，薪資結構也會一目了然。且人事調動可通過系統群發文件，將人事調動信息下發到公司的每個相關人員，方便員工之間的工作協調。

二、使用信息管理來提高文件利用率

文件管理的核心不是管理，而是文件調用。簡單便捷的文件管理，能夠提升文件的應用率，并合理分析文件，將企業文件打造為提升企業業務量的輔助利器。一般企業文件管理中，除了管理企業員工信息之外，更管理了企業的客戶信息，尤其是服務型企業，企業的客戶會為企業帶來豐富的經濟效益。因此在文件管理過程中，要充分的利用到這部分資源位企業拓展業務量。企業將文件管理實現信息化之后，將文件形成電子數據格式進行管理。方便讀取和傳輸，并且符合國家電子文件標準。 數字信息載體的類型很多，人們經常使用各種電子產品來分析，查看和讀取這些數字文件中的信息材料，從而消除了時間和空間上的限制，提高了相關文件的利用率。

企業文件管理實現信息化，將客戶數據上傳到信息平臺，通過系統設置客戶關注渠道，不斷關注客戶情況，像重要節日、客戶生日等，給客戶發放祝福短信，企業有活動時，通過系統下發信息通知客戶。企業利用信息平臺，了解客戶服務情況，做好客戶回訪，在客戶回訪過程中，不斷給客戶滲透企業理念，加深客戶對企業的認識。而作為服務型企業，定期對客戶進行回訪，能夠有效的增加客戶對企業的好感，進而提升客戶對企業的粘度。借助信息平臺企業管理渠道，優化客戶管理，有節奏的聯系客戶，能夠提升企業的服務滿意度，做好企業口碑。

三、結合信息手段來優化文件質量

在信息時代發展的背景下，檔案管理需要面對新的發展環境。為了快速適應新時代的發展需求，有必要及時改變檔案管理的觀念，根據新的發展環境建立新的檔案管理方法，逐步實現技術和計算機化。隨著信息技術的引入，可以慢慢改進文件管理。在歸類文件管理時，清楚的分類可以更有效的在技術方面得到提升，同時可以確保文件的安全和優質的檔案質量。

為了實現有效的進行信息化文件管理，需要提高員工的計算機管理水平的質量。同時也要根據群眾的需求來優化服務。信息時代能夠幫助我們更好的提高歸檔服務和相關檔案管理。企業進行文件管理，主要是為了方便文件的調用和分析，信息平臺能夠有效的完成文件分類、整理、分析，并通過這些操作為文件內容進行不同等級的加密，可將文件按照機密類型分類。級別越高，文件的的機密性越高，機密性高的文件，傳輸過程中做好加密傳輸，只有傳送者和接收者本人可以查看文件內容，這樣就保證了文件的安全性，同時也增加了企業信息的安全性。另外通過信息平臺，文件傳輸、查閱、更改、上傳等也更加便捷，減少了過程量，文件傳統更準確，便捷。

結論：

綜上所述，通過上述分析，信息技術在檔案管理中的高效運用，不僅提高了檔案管理的效率，而且保障了群眾的需求，保證了檔案信息的安全以及準確性，為人們實現了更多的便捷?；ヂ摼W時代要更加注重檔案管理的信息化建設，并依據實際情況使用更多的高效方法，以實現對檔案的電子信息管理。

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