金融檔案提供利用的問題及對(duì)策探究

朱曙光

摘要：金融檔案的管理是一項(xiàng)專業(yè)性、服務(wù)性、機(jī)動(dòng)性的工作.對(duì)金融檔案進(jìn)行合理的管理，使其更好地發(fā)揮其作用，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：金融業(yè);檔案管理;利用研究;

引言

金融檔案是經(jīng)濟(jì)檔案的重要內(nèi)容，是金融工作的真實(shí)記錄。它能夠真實(shí)地反映金融的整個(gè)發(fā)展歷程，是對(duì)我國(guó)金融發(fā)展歷史、總結(jié)金融工作規(guī)律的重要基礎(chǔ)。但是，從當(dāng)前的銀行檔案管理工作來(lái)看，仍有許多不容忽視的問題，無(wú)法滿足我國(guó)金融發(fā)展的需求。如何充分利用好銀行檔案工作，是當(dāng)前亟待解決的重大課題。

一、金融檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用

金融業(yè)是中國(guó)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的核心，而金融業(yè)檔案則是中國(guó)金融服務(wù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展軌跡的記錄，保管利用好金融檔案對(duì)于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。它為我國(guó)監(jiān)管機(jī)關(guān)提供決策依據(jù)，為處理信貸糾紛金融欺詐等提供證據(jù)。近幾年來(lái)，由于銀行體制改革與市場(chǎng)社會(huì)主義經(jīng)營(yíng)制度日益深入，金融機(jī)構(gòu)檔案信息系統(tǒng)的研究和運(yùn)用日益被人們所關(guān)注和被廣泛地運(yùn)用。有關(guān)機(jī)關(guān)將依據(jù)金融檔案信息中所表現(xiàn)出的經(jīng)濟(jì)狀況，提出適當(dāng)?shù)慕鹑谡哳A(yù)測(cè)和規(guī)避金融風(fēng)險(xiǎn)措施.

二、金融檔案工作提供利用的現(xiàn)狀和問題

1、檔案干部兼職過多，會(huì)影響檔案的使用。

當(dāng)前，檔案管理部門的工作人員大多是多層次的，他們既要做好檔案的基本工作，又要完成其他的工作，很難有時(shí)間和精力去思考，而在檔案工作中，要使用的指標(biāo)是有彈性的，很難量化的，有些甚至沒有列入考核，所以，文件工作雖然說(shuō)得很重要，但做起來(lái)卻是次要的，而且，基層的檔案工作人員變動(dòng)比較頻繁，新人也很多，就像走馬燈似的，隊(duì)伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高一定程度影響檔案的利用。

2、檔案深度處理能力差，服務(wù)態(tài)度消極

各行在檔案管理和歸檔的提升工作流程中，編制了不少編研資料，但內(nèi)容大多仍停留在一般簡(jiǎn)單的資料匯編，提供比較系統(tǒng)的、數(shù)據(jù)全面、分類精確的專項(xiàng)編研材料為數(shù)不多，給檢索和使用上帶來(lái)了相當(dāng)?shù)穆闊?而出現(xiàn)這些狀況，主要因素一是人力或歸檔工作人員本身的專業(yè)素質(zhì)所導(dǎo)致;主要因素二是有的單位名譽(yù)上是綜合檔案，但其實(shí)只有部門的文書案卷，而許多確實(shí)重要的可編研用的參考資料卻都封存在各個(gè)專門科室之中，巧婦難為無(wú)米之炊，三是在實(shí)踐的檔案管理工作中重存儲(chǔ)，輕使用;重秘密，輕真實(shí)，抹上了神秘色彩;直接影響著社會(huì)各界對(duì)檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作人員之間的接觸。

3、傳統(tǒng)手工操作不適應(yīng)高節(jié)奏高效率的需要

因?yàn)榻?jīng)費(fèi)緊等諸多因素，部分行的機(jī)關(guān)檔案室還停留在傳統(tǒng)的手工使用狀態(tài)，信息檢索、查詢、調(diào)卷、摘錄等環(huán)節(jié)基本都靠動(dòng)手操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有的機(jī)構(gòu)盡管安裝了微機(jī)，但卻僅僅用來(lái)應(yīng)付檢查，根本不能實(shí)際利用起來(lái)，而且電腦使用率低下，容易導(dǎo)致資料浪費(fèi)，尤其是對(duì)歸檔實(shí)施了綜合管理系統(tǒng)后，由于室藏案卷數(shù)量大幅上升，依靠單純的信息檢索工具實(shí)行手工處理，準(zhǔn)確性根本無(wú)法提升，甚至有時(shí)查找一份資料就需要將近半小時(shí)，甚至造成了使用者心急，查找者心慌，久而久之造成了歸檔使用條件極差，使用效率低下的情況，使運(yùn)用者無(wú)甚積極性，對(duì)歸檔運(yùn)用更不關(guān)注，檔案的使用越來(lái)越遭到冷落的惡性循環(huán)。

三、原因分析

金融檔案管理工作人員之所以出現(xiàn)這些問題，原因大致有這樣幾個(gè)方面：第一，管理人員的歸檔意識(shí)比較淡薄。部分單位只關(guān)注服務(wù)管理工作，而忽略了檔案管理工作。檔案工作人員兼職較多，但將大部分精力都放到了無(wú)關(guān)的文書打印工作上，實(shí)際參加檔案管理工作時(shí)間極少。而一些業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)干部因?yàn)槭軅鹘y(tǒng)文化和舊習(xí)慣的影響，對(duì)被寄來(lái)或調(diào)閱的文書材料大都喜歡自行保存，或者覺得文書材料經(jīng)過統(tǒng)一存放后，對(duì)自己利用起來(lái)很不方便，不愿意把手頭上的文書材料移交存檔。

第三，檔案管理工作人員力量薄弱。根據(jù)檔案法規(guī)定，基層銀行的檔案管理工作主要受上級(jí)銀行和地方政府檔案機(jī)關(guān)的管理，并以上級(jí)銀行管理為主。但就目前商業(yè)銀行檔案管理工作的實(shí)際狀況分析，因?yàn)樯霞?jí)銀行的檔案管理工作人員規(guī)模小，力量薄弱，往往僅是應(yīng)付自己的具體管理工作，而無(wú)法很好實(shí)現(xiàn)其對(duì)下屬銀行檔案部門的監(jiān)管和指導(dǎo)作用。

四、搞好金融檔案利用的對(duì)策

1.加快現(xiàn)代化步伐，全面實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理

運(yùn)用微機(jī)技術(shù)實(shí)施科學(xué)管理是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，同時(shí)是檔案利用管理現(xiàn)代化所需要的基本要求，首先各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子必須要把檔案管理工作真正擺上內(nèi)部管理和辦公議事日程，從物質(zhì)、財(cái)務(wù)上給予適當(dāng)支持，把檔案管理所需要微機(jī)對(duì)應(yīng)與業(yè)務(wù)工作微機(jī)的配套設(shè)備，與本行微機(jī)中心連接，并通過與本行主管和主要部門配置的微機(jī)，建立上下，縱橫調(diào)閱聯(lián)網(wǎng)，以大大提高利用效率。

2.制定和完善各種規(guī)章制度和操作規(guī)程。

在學(xué)習(xí)和貫徹國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)的前提下，將檔案管理的基本原理和方法應(yīng)用于財(cái)務(wù)檔案的管理之中。堅(jiān)持以突出行業(yè)特點(diǎn)、操作方便為宗旨，建立和完善金融檔案管理的各種規(guī)章制度，使之有法可依，依法治檔，規(guī)范操作，實(shí)現(xiàn)金融檔案的科學(xué)化。

3.加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，使管理工作更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化

首先要做好檔案資料的搜集工作，做到資料完備、系統(tǒng)，為資料的開發(fā)與利用創(chuàng)造先決條件。其次，要實(shí)現(xiàn)檔案的集中、統(tǒng)一，對(duì)所搜集到的各類資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理。

4.開放經(jīng)營(yíng)，在內(nèi)部大膽地向外提供服務(wù)，在外部收取合理的費(fèi)用。

隨著改革開放的深化，檔案工作從封閉式向開放型轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)從等待查閱轉(zhuǎn)為主動(dòng)提供服務(wù)，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，一是對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)部從被動(dòng)轉(zhuǎn)向企業(yè)服務(wù)，采取多種方式上門主動(dòng)服務(wù)，二是充分利用銀行檔案保存著大量的經(jīng)濟(jì)價(jià)值的資料和管理?xiàng)l件好，設(shè)備較全的優(yōu)勢(shì)，要最大限度地發(fā)揮這些資源的作用，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，服務(wù)對(duì)象應(yīng)由過去單純?yōu)闄C(jī)關(guān)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?huì)，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)社會(huì)開發(fā)利用實(shí)行有償服務(wù)，對(duì)外單位人員來(lái)檔案室查詢、咨詢、復(fù)制等可參照當(dāng)?shù)貦n案局的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行有償服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，金融業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占有越來(lái)越大的比例，作為金融企業(yè)，必須加強(qiáng)對(duì)其檔案的管理，打好管理的基礎(chǔ)。檔案資料是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)中的一種重要手段，它是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)中的一種重要手段，促進(jìn)了企業(yè)的有效發(fā)展。