高校檔案管理數字化發展面臨的問題及對策

張芝慧

摘 要：檔案管理工作含有高校的學校信息、科研立項、資源分配等資料，是高校管理的重要參考依據，對對高校管理有著十分重要的意義。本文對高校檔案管理數字化發展面臨的問題進行了剖析，并對其提出了相應的建議。

關鍵詞：高校管理;主要問題;解決措施

高校檔案管理數字化是當前高校檔案管理發展的必經之路，需要引起高效管理的重視。檔案管理數字化程度能夠有效反映該校的辦學水平。高校實現檔案的數字化管理，能夠在節約人力資源的基礎上，有效提升檔案管理工作的效率和質量。

1.高校檔案管理數字化面臨的問題

1.1硬件投入不足

數字化管理建設首先要建立充足的軟硬件設備。當前，我國的高校檔案管理數字化缺乏足夠的硬件設備，具體體現在：第一，缺乏良好的網絡連接環境，不能穩定輸送信息。目前，很多高校受限于經費或者其它客觀因素，一些過于老化的硬件設施不能及時得到更新換代，當下的信息管理系統很難進行大體積的網絡信息輸送，導致信息傳遞困難;第二，一些經費充足的高校雖然更換了足夠先進的硬件水平，但是其與硬件匹配的軟件水平落后，不能充分發揮硬件的作用，無法為檔案管理人員提供高效便捷、人性化的工作系統，導致信息處理和信息共享方面存在極大的障礙，影響了高校檔案管理數字化的發展進程。

1.2管理規范及標準體系不統一

當前，高校檔案管理并未建立同一的管理規范和管理體系，各高校之間互不兼容。數字化管理工作對共享安全性要求高、對兼容性要求高，這就需要統一的技術支持、統一的管理體系和統一的工作標準。但目前，檔案管理數字化在信息收集、歸類、分檔和共享方面存在多個標準，各高校的檔案數字化工作建設標準不一、進度不同，加之相應的管理制度和管理體系不完善，沒有形成一致的高標準管理意識，制約了高校檔案管理數字化進程。

1.3缺乏專業性人才

檔案管理需要復合型人才，既要掌握檔案管理的知識，又要對現代信息技術有較好的掌握。但是目前，滿足這兩方面要求的人才較少，從事檔案管理工作的人員整體素質較低，沒有足夠的專業能力;一方面他們沒有經過專業的培訓，不能高效利用數字化工具，另一方面他們沒有經過完整的培訓，檔案管理知識還停留在紙質版時代。這導致了人才隊伍不能很好完成高校檔案管理數字化建設工作，難以適應高校檔案管理數字化發展需要。專業人才的缺失導致了檔案管理隊伍整體素質不高，影響了高校檔案管理數字化發展。

1.4安全方面存在較大隱患

檔案信息的安全十分重要。但是就目前而言，我國的信息管理安全工作仍不到位，對檔案信息安全的重視程度不夠，加之檔案信息工作本身具有一定的保密性，教職工和學生普遍對信息管理的重要程度重視不夠，使得檔案管理工作的安全性存在較大隱患。

2.提升高校檔案管理數字化發展的對策

2.1加大硬件設備的投入

高校檔案管理數字化工作高度依賴于硬件設備的建設。檔案的載體和記錄方式隨著技術的進步而不斷發展，推動數字化工作的建設首要就是需要足夠的硬件設備建設。首先要保障優良的基礎設施建設，選用滿足需要的數字化硬件設施，提升檔案信息化工作的經費投入，及時更新硬件設施，保障基礎設施，如計算機、硬盤、網絡帶寬、掃面儀等硬件投入，為高校檔案管理數字化夯實設備基礎;其次還要為檔案管理工作提供良好的數字化軟件、系統等，使用專業的管理系統能夠提高檔案管理工作的規范程度，同時提升工作人員的工作效率，切實推進檔案管理數字化進程。

2.2完善的高校檔案管理體系

完善的規章制度和管理體系是提高高校檔案管理數字化工作的重要一步。應當建立健全當前的高校檔案管理工作的管理制度，建立完善的監督、考核體系，以便于管理制度的順利實施和整個檔案管理工作的順暢運行，依據目前的《高等學校檔案管理辦法》制定適合各高校的檔案管理制度，不斷修正、完善管理體系。明確檔案管理工作的職責，建立嚴格的管理規范，在檔案整理工作的各個環節嚴格按照標準完成檔案的歸納;此外，還應建立完善的考核體系，設立專門的管理組織，定期或不定期對檔案管理工作進行視察、考核，保障數字化管理工作的高效;最后還應簡化工作程序，指定便捷、高效的管理手段進行檔案管理，保障高校檔案管理數字化工作順暢運轉。

2.3培養專業的人才隊伍。

高校檔案管理數字化工作離不開高效、專業的人才。首先，高校應當對現有的工作人員進行專業化的培訓，提高他們專業的檔案管理知識和管理能力，提升其數字化方面的知識和能力，更新他們對檔案管理的認識，提高其對檔案管理的重視程度;其次，高校應當積極引進檔案管理建設的人才，積極引入檔案管理學和計算機科學的人才，充分發揮他媽呢的專業優勢，提升整體的高校檔案管理數字化工作人員的專業化素質。高校可借助當前豐富的教學資源和師資力量，快速對現有的檔案管理人才隊伍進行培養和教育，提升他們的專業能力;最后，高校還應當制定良好的工作競爭機制和晉升機制，提升工作人員的競爭意識，調動工作人員的積極性，提升他們的工作能力，滿足高校檔案管理數字化工作的需要。

2.4加強安全管理，提高重視。

檔案是個人隱私，應當提高對檔案管理工作安全方面的重視程度;一方面，國家和地方應當嚴格立法，確立相應的保密制度和保密措施，提高檔案管理工作從業人員的保密意識;另一方面，學校也應當完善目前的安全制度，防范外來黑客對檔案系統的破壞和攻擊，此外，還應當提升學生對高校檔案工作的重視程度，加強對檔案管理知識的普及，讓教職工和學生對檔案管理工作有更加深入的認識，這樣才能更好地推進高校檔案管理數字化工作。

3.結論

高校檔案管理工作是高校重要的管理工作，我國的高校檔案數字化建設剛剛起步，面臨著極大的挑戰。目前，高校的檔案管理主要存在硬件投入不足、管理規范及標準體系不統一、缺乏專業性人才、安全方面存在較大隱患等問題，需要高校提升硬件設施投入，進一步重視相關人才培養，完善管理規范和管理體系，提升安全方面的重視程度，切實推進高校的檔案數字化管理工作。

參考文獻：

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