關(guān)于加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點思考

黃春麗

摘 要：信息化管理推進(jìn)了各行業(yè)的迅速發(fā)展，通過合理地運用信息化技術(shù)提高管理的成效，把傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)和現(xiàn)代信息化技術(shù)相互結(jié)合，優(yōu)化管理檔案的方法，提升檔案管理的成效和結(jié)果，為各行業(yè)的發(fā)展提供有價值的資源，完善管理體系。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;思考

互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，給我們的生活和工作帶來了巨大的便利，對于檔案管理的發(fā)展也有著重要的影響，檔案管理隨著科技正在不斷改變，不僅是信息技術(shù)的使用，還有一些高效的管理思想的融入，讓檔案管理工作更具有新意。

一、檔案管理工作的現(xiàn)實意義概述

檔案可作為真實的歷史憑證，是工作決策的重要參考依據(jù)，形成于社會實踐活動過程，并且其中包含的各項信息都具有真實性，并非后人根據(jù)個人意愿而隨意編造，保證了歷史情況記錄的真實性和客觀性。部分珍貴檔案資源是當(dāng)事人在具體的工作中親筆手稿; 部分檔案資源有著領(lǐng)導(dǎo)批示和簽署。在具體的工作中，要想充分挖掘檔案當(dāng)中具有價值的信息資源，應(yīng)做好檔案的編碼、保存等相關(guān)工作，才能確保檔案資源的利用更加便捷和有效。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

2.1檔案管理工作方法單一

當(dāng)今社會不斷進(jìn)步的同時，檔案管理工作理應(yīng)與時俱進(jìn)，才能滿足社會各行業(yè)對檔案管理工作的實際需求。而基于當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀來說，檔案管理工作在實踐中仍然面臨管理工作方法單一的問題。對于檔案管理部門來說，當(dāng)前從事檔案管理工作的相關(guān)工作人員大部分是半路出身，并沒有在檔案管理工作實踐中接受系統(tǒng)的專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，這使得其在具體的檔案管理工作中，只能按部就班而無法與時俱進(jìn)，導(dǎo)致其在工作中只能盲目地采用老一套方法進(jìn)行管理，在此過程中，先進(jìn)的檔案管理理念和手段等應(yīng)用力度明顯不足，這不僅會讓檔案管理工作變得缺乏效率，還會讓檔案管理工作過程變得更加枯燥乏味，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，進(jìn)而會制約檔案利用價值的挖掘。

2.2缺乏可行且有效的檔案管理制度

對于任何一項工作來說，制度不僅發(fā)揮著約束作用，還發(fā)揮著規(guī)范性作用，是任何一項工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要保障和依據(jù)。對于檔案管理工作來說，要想實現(xiàn)工作效率和工作質(zhì)量的提升，必須走規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的持續(xù)發(fā)展道路，這就要求檔案管理部門注重檔案管理制度的完善，并在實踐中結(jié)合檔案管理工作實際，不斷優(yōu)化和調(diào)整檔案管理制度，以保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)型、嚴(yán)肅性和細(xì)致性，進(jìn)而規(guī)避檔案管理工作中的各類缺陷，確保檔案管理工作效率和質(zhì)量得以整體大幅度提升。

2.3缺乏專業(yè)人才

對于檔案管理工作來說，本身是一項專業(yè)、系統(tǒng)且煩瑣的工程，對管理工作人員有著較高的要求。尤其在當(dāng)前科技時代，要想做好檔案管理工作，管理人員必須具備一定的信息技術(shù)能力，才能在檔案管理工作實踐中充分利用信息手段來提升檔案管理工作水平，這就要求檔案管理人員自身應(yīng)該是檔案管理方面的專業(yè)人才。

三、基于檔案信息化建設(shè)的檔案管理的優(yōu)化對策

3.1推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，豐富檔案管理方法

在檔案管理工作中，檔案資料的收集工作是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，在此過程中，信息化系統(tǒng)應(yīng)做到無縫對接，確保各項檔案資料能夠及時、完整且廣泛地收集起來。進(jìn)入到信息化時代，企事業(yè)單位在運行過程中會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，而由于檔案資料形成部門較多，業(yè)務(wù)檔案之間存在一定的差異性，這要求檔案管理工作人員在具體的工作中，對各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類管理，才能保證后續(xù)檔案的高效利用。這種情況下，為確保業(yè)務(wù)部門檔案資料的順利接受，應(yīng)在前端控制工作中實現(xiàn)無縫對接，將檔案管理滲透到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，確保檔案數(shù)據(jù)能夠順利傳遞到檔案系統(tǒng)中，以大幅度提升檔案管理的規(guī)范性和工作效率。在電子檔案收集過程中，檔案管理部門應(yīng)具備電子檔案的控制權(quán)，一方面可以通過有效控制來提高檔案資源的安全性;另一方面可以大幅度提升檔案的可讀性，為后續(xù)檔案資源的開發(fā)與利用提供支持。為了大幅度提高檔案管理工作水平和質(zhì)量，檔案管理工作人員應(yīng)具備一定的現(xiàn)代信息技術(shù)操作技能，如熟練運用存儲技術(shù)，以滿足檔案信息化管理工作實際需求。

3.2完善檔案管理制度

針對檔案管理制度不完善的問題，檔案管理部門應(yīng)正確認(rèn)識檔案管理制度的重要性，以便檔案管理部門能夠在工作實踐中，積極結(jié)合檔案管理工作實際來制定和完善檔案管理制度，以期為檔案管理工作提供依據(jù)。在具體操作中，各地企事業(yè)單位應(yīng)制定與本機構(gòu)工作實際情況相符的管理制度，并在管理制度制定過程中，需要充分考慮國家相關(guān)法規(guī)要求及政府政策方針需求，確保檔案管理制度具有可操作性和可行性，為檔案管理工作有序發(fā)展提供制度支持。在檔案管理工作中，通過制度的制定和實施，可規(guī)避檔案管理工作中的不足，降低檔案管理工作中的諸多安全問題。

3.3加強培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才

人才是當(dāng)今社會生產(chǎn)力眾多要素中最為關(guān)鍵的因素，培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要保障，也是提高檔案管理水平的重要舉措，原因在于新時期的檔案管理工作要想提高檔案管理水平，必須注重與信息技術(shù)的相結(jié)合，以實現(xiàn)檔案信息化管理。而檔案信息化管理的基礎(chǔ)在于擁有一大批熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的人才予以支持。不僅如此，檔案管理人員還要精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，才能為檔案信息化建設(shè)提供支撐。因此，檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建檔案管理人員的長期培訓(xùn)機制，推動檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)常態(tài)化、規(guī)范化，利用講座、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種方式完成在崗檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，堅持檔案管理人員缺什么，就針對性培訓(xùn)什么的原則，及時調(diào)整檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容，以提高檔案管理培訓(xùn)工作的針對性和實用性，確保檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力能夠適應(yīng)新時期的檔案管理工作。

四、結(jié)束語

在信息化時代，以往的檔案管理工作已經(jīng)跟不上時代的腳步。檔案管理信息化建設(shè)工作也面臨著巨大的考驗，因此根據(jù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，要從工作的根源去解決。

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