基于審批工作流的高校財務智能報銷平臺的設計思考

何莉 杜燕燕 周文思 蘇錦依（江南大學 江蘇 無錫 214122）

一、背景

2017年3月，國家“放管服”文件要求高校依托“互聯網+”積極推動高校公共服務業務網上辦理，提高辦事效率。2019年5月，教育部黨組印發的《關于抓好賦予科研管理更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》提到，科研人員差旅費、會議費等，由高校結合學校實際自主確定開支標準、報銷范圍等，優化審批程序，簡化報銷手續。2019年12月，中共中央、國務院提出“全面實施預算績效管理”。這就要求高校加快建立與預算績效管理相適應的信息化系統，與現有系統互融互通，建立“數據平臺”方便數據讀取，避免“信息孤島”，為全面實行預算績效管理提供重要信息化支撐。

部分高校現行的無等候投遞式自主報銷模式，是報銷人在網上填制報銷單并簽字蓋章后，連同附件一并投遞至財務部門無人值守的投遞式報賬機，分單員將報銷單轉交給制單員制單、復核員復核、出納員支付。此模式下存在的問題為：無法解決報銷人“至少跑一趟”、無前置審批環節導致退單量大、無網上審批系統內嵌、退單需“跑兩趟”完成二次投遞、需“一式一單”投遞、預算管理體現不出“業務管理”信息等缺點。基于審批工作流的高校財務智能報銷平臺，其主要功能在于將各高校都會面臨的大量報銷業務從線下紙張審批改為線上網絡審批，并且與電商平臺、票務平臺和出行平臺等平臺對接，完成數據的分析、存儲、統計等基本功能，各級歸口管理人員在不受時間和地域限制的情況下均可通過網絡完成財務的報銷審批，報銷人可以打破時間和空間的地點限制，通過網絡提交報銷申請和單據、附件的提交、物流的跟蹤等審批流程，使報銷審批變得方便快捷，同時財務人員節省了工作時間，工作效率的提高為核算型會計向管理型會計轉型提供了支持，使財務人員更多地關注于師生的需求，從事深層次財務管理工作，而所有數據的透明化，將為高校的決策層提供更多的數據支持，在財務舞弊的細粒度上進行控制，還能及時提供動態數據達到動態監管的目的，起到預警作用。智能報銷平臺搭建結構示意圖詳見圖1。

圖1 智能報銷平臺搭建結構示意圖

二、審批工作流在智能報銷平臺中的應用

（一）審批工作流

審批工作流就是將財務業務工作流程模型中嵌入并聯或串聯的審批流程，是對財務流程的精細化和標準化的邏輯和規則，在計算機中以恰當的模型進行表示并對其實施計算，在符合設定條件后觸發審批流。審批工作流主要解決的問題是：為實現報銷等多種財務業務辦理目標，師生利用計算機或手機APP，按財務部門的預定規則自動傳遞文檔、信息或者任務，線上完成審批，例如報銷人在手機端發起差旅費報銷申請，內嵌的OCR識別技術將如火車票、機票信息拍照后，自動提取往返日期、車次、乘坐人、金額等信息，與人事部門提供的信息匹配檢驗是否超標準乘坐與發放對應的出差補貼，自動填寫差旅費報銷單，并按差旅費報銷類型將審批權限指向業務模型中下一級審批人處。詳見表1。

表1 審批工作流的參考模型

（二）網上審批系統

網上審批系統可以解決審批環節多、材料雜、流程長的問題，該模式沒有線下只有線上，沒有“經辦人跑”只有“數據跑”，將業務受理、財務人員審核、審批人員審批三個基本環節按照信息流程進行編程，針對受理、審核、審批各流轉環節，設計網上流轉表單，經辦人一次性在PC端或移動端提交材料，通過財務窗口錄入，采集數據后自動形成電子表單，其中同級同時審批、順序審批是審批平臺中最為復雜的環節，涉及眾多部門多審批人的聯合辦理，為加強部門間的協作和打破跨部門業務的界限，共享數據、簡化流程，需要做大量的前期協調溝通工作和業務流梳理工作。通過對部門審批流程認真梳理，進一步整合審批權限，逐項規范業務名稱、業務編碼、設定依據、服務對象、申請材料等要素，形成規范有序的財務業務實施清單，實現“一號一窗一網”的審批模式。其中最為關鍵的電子簽章、電子簽名，它們與傳統物理簽章具備同等的法律效力，因此在物理密鑰和安全性上需要為審批工作人員做充分的考慮，現有技術環境下多數以CA認證或在移動端通過藍牙U盾進行簽名認證為主流，是目前認證過程比較安全有效的技術之一，全過程審批網上流轉，為實現檔案數字化做好充分的準備。另外，根據現行監管要求，應當同時引入“電子監察”功能，實現財務服務的全程監督。根據業務規定辦結時限，可以打破傳統紙質審批方式的時間和空間限制以及全過程監管的問題，增加管理的細粒度，實現動態有效的數據監督。詳見表2。

表2 智能報銷平臺網上審批系統的建設模型

（三）OCR識別技術

OCR識別技術是利用光學技術和計算機技術通過檢測字符每個像素的暗、亮模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字，此項技術在財務業務上的應用，主要是識別數據存儲及財務應用，師生將待識別數據導入，OCR輔助財務系統的圖像輸入，對圖片預處理后，進行文字檢測，最后進行OCR文字識別。識別后，將識別文字數據進行持久化存儲，最后開發財務數據應用接口（如財務報銷系統、財務大數據分析系統）供財務平臺進行分析利用。隨著OCR范圍的逐步完善，財務數據維度將不斷擴充，在財務平臺中就可以將原來的數據“點”或“面”上建立的模型，升級為立體財務模型。例如引入OCR識別技術，可將全部票據電子化，建立票據庫，從而進行重復篩查、連號報銷預警、提取采購物品品目來判定是否符合規定等；或將全部合同電子化，建立合同庫，從而進行合同的要素篩查是否合規合法。通過OCR技術還可以方便快捷地將高校積存尚未錄入的紙質版財務材料方便快捷地錄入電子數據庫并以電子數據儲存，自動識別關鍵字后分類存檔，減少人力物力的投入，在提高紙質版材料向電子版材料轉化的效率和改進管理信息的服務的同時，還可以達到構建知識池的目的，為高校財務檔案全面電子化做好準備。

三、存在問題及結論

基于以上系統設計的思考，此系統在建立時將面對以下幾個問題：一是系統對接不流暢問題。目前高校各業務系統使用不同軟件公司的軟件，在系統對接和后期工作流梳理的問題上，存在著不少的問題。解決這類問題既要靠高校全面統籌管理購買軟件，又要市場上有成熟的產品開發出來；二是對工作流的梳理要求十分細致，跨部門審批時，需要高度協同協作，單靠財務部門力量與精力都十分有限；三是基于外網建立智能保障系統后，托管數據的安全和本地架服務器存儲的費用，都是需要考慮的重要問題。

從智能報銷、智能稽核、智能審核的角度出發提升會計核算工作的質量，審核工作從事后審核向事前提示、事中控制進行移動，減輕事后審核的工作量；從深入分析和挖掘財務數據的角度，不僅僅是為高校決策層提供參考信息，還可以向共同參與管理者提供多層次多維度的分析圖表及數據，滿足不同群體的管理需求；實時監控違規信息，實現實時控制和財務管理閉環。現階段高校的報銷模式對報銷的細粒度控制還有所欠缺，簡化財務報銷操作形式，減輕報銷人負擔，提高財務報銷的工作效率，是未來報銷模式改革的大趨勢。