提高財務共享中心個人報銷管理水平的思考

吳靜

摘要：隨著集團國內(nèi)外業(yè)務迅速擴張，報銷業(yè)務快速增長;報銷業(yè)務的增加對于報銷管理提出新的挑戰(zhàn)。如果報銷系統(tǒng)流程不完善，操作過于繁瑣，會影響員工體驗，降低財務審核效率，給財務整體管理水平帶來巨大挑戰(zhàn)。文章從個人報銷實現(xiàn)共享的必要性出發(fā)，講述通過財務共享中心模式實現(xiàn)個人報銷業(yè)務的專業(yè)化，系統(tǒng)集約化，行為制度化和流程系統(tǒng)化，提升財務管控能力及服務能力，從而為集團及分支機構(gòu)提供統(tǒng)一、高效一致的財務會計服務，提升財務管理水平;最后通過圍繞報銷共享流程中的潛在風險進行識別和分析，建議通過風險控制等手段保障報銷流程的順利開展，也對財務管理水平進行保駕護航。

關鍵詞：財務共享中心;報銷流程;管理水平;風險管理

一、概述

目前，大多數(shù)集團企業(yè)都受到分支機構(gòu)或業(yè)務線的財務問題的困擾，主要問題是企業(yè)規(guī)模不斷擴張，各分支機構(gòu)或業(yè)務線蓬勃發(fā)展，財務工作人員逐漸增加，財務管理水平參差不齊，各個分支機構(gòu)或業(yè)務線的財務管理問題頻出，在一定程度上給企業(yè)帶來了運營成本增加和風險。基于提高企業(yè)整體的財務管理水平，降低財務管理成本的目的，集團需要建立財務共享中心，通過強大的信息技術為支撐為企業(yè)集團各分支機構(gòu)業(yè)務線提供標準化、流程化、高效率、低成本的共享服務，解決重復和效率低下的弊端。

財務共享中心將財務日常的、重復性的、可標準化的業(yè)務分離出來，集中到財務共享服務中心進行規(guī)模處理，以信息系統(tǒng)為基礎，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運營成本為目的，以市場視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化服務的管理模式。

財務共享服務中心的特征有人員集中化;處理規(guī)模化;流程標準化;業(yè)務高效化;平臺統(tǒng)一化;服務協(xié)議化;成本經(jīng)濟化;其核心是降低成本、提高效率、標準化和資源整合。在財務共享服務中心作用下，財務信息系統(tǒng)集成優(yōu)化，財務管理效率有效提升;財務工作標準統(tǒng)一規(guī)范;財務人員從繁復的會計基礎業(yè)務中擺脫出來，有更多的時間和精力放在決策性事務中，更好的發(fā)揮財務部門的決策職能。

二、打造個人報銷的財務共享中心必要性

個人報銷作為財務共享中心費用模塊之一，與集團每個員工息息相關，加快報銷效率，提高審核質(zhì)量勢在必行。

（一）提升財務基礎業(yè)務水平

企業(yè)的財務共享中心通過對集團報銷流程集中化處理，統(tǒng)一審批標準，提升核算的準確性及時性完整性，降低了財務核算成本，提高了財務費用報銷處理的效率，夯實了財務基礎工作，滿足會計報告與信息披露的要求，有效規(guī)避降低財務風險，給集團風險控制管理帶來極大便利。同時利用財務共享中心的集中化報銷流程還可以提高效率，優(yōu)化崗位分工，節(jié)約人力成本，從而達到降低集團運營成本，提高效率的作用。

（二）費用管理更加透明化

通過財務共享中心平臺集中處理集團分支機構(gòu)和業(yè)務線的費用報銷業(yè)務，通過共享平臺自動獲取數(shù)據(jù)，財務人員利用統(tǒng)一流程和標準審核，提高審核效率和準確性。通過各種報表和數(shù)據(jù)的生成，方便隨時隨地查詢集團各方面費用支出情況和業(yè)務運營情況，為管理決策提供其所需要的財務信息;同時由于缺少人為操縱或粉飾，整個報銷流程高度集中，企業(yè)的費用管理更加透明。

（三）增強用戶體驗提高員工滿意度

通過報銷流程優(yōu)化效率提升，方便員工及時收回因公個人墊付的款項，方便員工更無后顧之憂地墊付款項，提高員工滿意度，增強用戶體驗。

三、優(yōu)化財務共享中心個人報銷，提高財務管理水平

（一）流程優(yōu)化

個人報銷作為和員工息息相關的流程，在優(yōu)化時要考慮提升員工效率，加快財務審核效率，降低審核風險，同時避免單據(jù)在頻繁轉(zhuǎn)移中的丟失。

財務專門設置支持崗和審核崗。在單據(jù)流上，員工在報銷系統(tǒng)提交報銷單，支持崗做影像上傳，業(yè)務領導共享中心線上審批，審核后單據(jù)推送資金付款，付款推送憑證;從實物流上，員工提交報銷單后將紙質(zhì)單據(jù)交到共享支持崗，支持崗收單，影像上傳，以及付款后的歸檔整理。

該流程的優(yōu)勢是員工無需上傳影像，紙質(zhì)單據(jù)只需交于支持崗，避免紙質(zhì)單據(jù)反復傳遞以及傳遞中的丟失;業(yè)務財務審批線上完成，提升了審批效率;支持崗的設置，減輕了財務歸檔工作;資金付款僅依賴系統(tǒng)的單據(jù)傳遞，降低了重復報銷付款以及人為干預的風險，提高付款效率。

通過報銷流程優(yōu)化，最大可能減少時間地理對報銷流程的影響，減少流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，提高報銷效率，節(jié)約審批從提單到打款時間，降低風險。

（二）信息化建設

財務共享中心流程需要強大的信息系統(tǒng)做支撐，只有完善的信息技術系統(tǒng)作保障，財務共享中心服務才能長遠發(fā)展。實現(xiàn)先進的報銷流程，需要協(xié)同打造如下系統(tǒng)。

1. 個人費用系統(tǒng)

線上報銷系統(tǒng)通過與人事系統(tǒng)對接，獲取員工的組織架構(gòu)和匯報線，銀行賬號等信息，通過輸入報銷內(nèi)容，請款金額等，生成線上單據(jù);員工也可依據(jù)費用承擔的實際主體和部門自行選擇主體或部門分攤;系統(tǒng)依據(jù)員工的匯報線以及分攤的部門進行審批。

2. 電子檔案影像系統(tǒng)

引入電子掃描技術，共享支持崗收到原始單據(jù)后，將紙質(zhì)單據(jù)的附件和報銷單上的費用類型做好匹配，通過高速掃描儀對接影像系統(tǒng)，生成影像，并對發(fā)票進行OCR識別，讀取發(fā)票號碼發(fā)票代碼發(fā)票金額供應商發(fā)票金額等，與百望系統(tǒng)打通，驗證發(fā)票的真實性，重復性，實現(xiàn)該影像和單據(jù)的一一對應，以及發(fā)票臺賬，實現(xiàn)報銷單號，憑證單號和發(fā)票信息，影像統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)庫。

3. 審批系統(tǒng)

報銷系統(tǒng)與審批系統(tǒng)打通，審批系統(tǒng)與人事系統(tǒng)打通，根據(jù)提單人識別出匯報線，并結(jié)合業(yè)務特點靈活配置審批流，降低后期運維成本。

4. 共享平臺

通過共享平臺把企業(yè)復雜業(yè)務歸集起來，再利用平臺進行專業(yè)化統(tǒng)一化處理。從技術上共享平臺與報銷系統(tǒng)，審批付款做賬打通;財務僅需要登錄共享平臺可以獲取所有報銷數(shù)據(jù)，進行審批;審批后憑證自動入賬后，并與報銷單號做連接。同時該平臺可獲取全流程的報表，質(zhì)量報表，效率報表，對各個流程實時監(jiān)控從而實現(xiàn)流程持續(xù)優(yōu)化。

5. 銀企直連系統(tǒng)

銀企直連系統(tǒng)為企業(yè)進行資金集中管理提供極大便利，該系統(tǒng)可以大力提高資金集中管理的工作效率并減少人為操縱的風險以及提高準確性實效性。在個人報銷流程下，將審批后的報銷單，員工姓名銀行賬號等信息線上推送至待付款列表，通過集團企業(yè)與銀行的有效銜接，監(jiān)控賬戶情況且完成付款的線上審批和確認。

6. SAP記賬系統(tǒng)

在個人報銷流程下，將審核后的報銷單據(jù)以及付款成功的報銷單據(jù)直接推送SAP實現(xiàn)賬務自動化處理，提高工作效率以及入賬準確性。

（三）員工培訓和宣導

新報銷系統(tǒng)報銷流程的上線，涉及到全公司所有的員工，因此做好員工的培訓和宣導尤為重要。需要提前對全體業(yè)務人員做好報銷流程的宣導，以及結(jié)合新流程下的提單，粘貼發(fā)票，紙質(zhì)單據(jù)等;對于影像掃描崗要做好影像上傳培訓，打通和員工溝通順暢的渠道;統(tǒng)一并規(guī)范檔案管理員的收單歸檔借閱等管理工作;對于審核崗需要培訓系統(tǒng)全流程，明確審核要點，審核職責，審核時效和質(zhì)量。

四、風險管理

通過打造報銷共享流程可以大大提高財務管理水平，但是仍然會遇到各種潛在風險，為了鞏固和保障服務水平的提升，識別并且做好風險管理尤為重要。

（一）系統(tǒng)實施的風險管理

財務共享報銷流程涉及的系統(tǒng)交互很多，任何系統(tǒng)環(huán)節(jié)交互集成上無法滿足功能，會面臨著方案的調(diào)整，或者會帶來后續(xù)操作方式上的調(diào)整;選擇合適的系統(tǒng)實施商，確保他們具有匹配的資歷、能力和精力來完成項目搭建。另外在系統(tǒng)實施過程中，需要清楚闡明系統(tǒng)需求和功能，并且做好質(zhì)量管控，確保系統(tǒng)的功能按照定好的交互方式實行;密切關注和把控信息系統(tǒng)的實施進度，任何一方的問題都會導致整個實施項目的延期或無法交付。

（二）組織變革管理

在共享之前，對于個人報銷并沒有專職負責，大家會依據(jù)自己的工作內(nèi)容合理安排報銷的審核和入賬;但是一旦將個人報銷集中處理，會帶來兩個方面的變化，一方面大家只做報銷，對于工作內(nèi)容上單一枯燥，會有員工對于發(fā)展晉升的空間會有懷疑;另一方面，對于報銷的時效和質(zhì)量更加透明也更加嚴格。

針對該組織變化，一方面需要有合理的招聘機制，嚴格要求員工的工作態(tài)度和責任心;制定組織和人員的OKR指標，成立績效評估小組，定期考核，確保考核結(jié)果的準確性和真實性;設計合理激勵機制，在崗位OKR指標考核基礎下，對有卓越貢獻或創(chuàng)新貢獻的員工給予獎勵，讓員工時刻保持工作激情和成就感。另一方面，對于員工展開充足的培訓，建立合理的轉(zhuǎn)崗晉升等機制;提升員工綜合素質(zhì)，也為其他崗位做儲備。

（三）系統(tǒng)運維的風險管理

新流程和新系統(tǒng)上線后，從提單開始，審批，付款，影像上傳，歸檔等，任何一個環(huán)節(jié)都需要有足夠的運維資源支持，任何一個環(huán)節(jié)的運維失職都會影響整體流程的效率。

做好運維工作，需要有明確的運維團隊以及運維機制。首先，對于員工提出的問題有合理的解決渠道以及對應解決問題的責任劃分到崗到人;其次，系統(tǒng)上線是個持續(xù)優(yōu)化的過程，通過高效的運維，接受系統(tǒng)業(yè)務的反饋，不斷完善流程，從而進一步提高系統(tǒng)的運行效率。只有大家充分重視運維，系統(tǒng)才能順利運轉(zhuǎn)，真正起到提高效率的作用。

五、結(jié)語

當前，我國很多企業(yè)都應用了財務共享中心模式管理個人報銷，通過個人報銷的共享提升了員工的用戶體驗，促進財務管理轉(zhuǎn)型、明確財務內(nèi)部分工、優(yōu)化財務組織架構(gòu)、提高會計數(shù)據(jù)質(zhì)量、降低業(yè)財風險、提高財務管理水平、提高財務管理效率，降低財務運營成本，為企業(yè)加強費用管控發(fā)揮了巨大作用;同時結(jié)合風險管理進一步保障了個人報銷共享運營的效果。個人報銷共享中心的建設和優(yōu)化是個持續(xù)的過程，只有結(jié)合業(yè)務的需求，本著提升效率，服務業(yè)務為出發(fā)點，報銷共享可以為企業(yè)的管理發(fā)揮越來越大的作用。

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