檔案管理工作中電子檔案管理的重要性

田偉

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;重要性;問題

1 電子檔案管理工作的重要意義

就電子檔案管理工作進行分析，檔案所包含內容諸多，其中，主要以機關事業單位信息、人力資源信息為主，傳統檔案管理多為紙質資料，大量的紙質資料極易產生丟失與破損現象，一旦出現此類問題，極易影響機關事業單位穩定運行，不利于機關事業單位人力資源管理工作開展。要想強化檔案管理工作，提升檔案管理效率與質量，在檔案管理過程中應結合大數據技術，將各類信息匯集為電子檔案，進而做好檔案管理工作，借助大數據技術做好檔案信息的管理與保存工作。就目前檔案管理工作進行分析，大部分檔案多以電子形式存在。將各類檔案聚集在一起，有利于做好檔案管理工作。電子檔案管理模式有利有弊，優勢為檔案保存效率、應用效率得到提升，而劣勢則為網絡環境復雜，如管控不當，或是電子檔案管理平臺受到攻擊，都會增加機關事業單位或是個人信息泄露風險，不利于維護檔案安全性，難以保證大眾信息私密性，不利于維護現代社會發展與進步。因此，在新形勢的檔案管理工作中，應選擇適合的管理方式，充分發揮電子檔案管理作用，提升檔案管理質量[1]。

2 分析電子檔案管理工作存在的問題

2.1 管理人員水準不齊

大數據出現時間相對較晚，部分管理人員并未意識到大數據技術重要作用，亦難以將大數據技術與自身工作相結合。部分機關事業單位電子檔案管理人員，其電子檔案管理水準相對較低，很多機關事業單位內部電子檔案管理人員并不是專職崗位，多為其他崗位人員兼任。這些兼任的工作人員，有著各自工作，難以花費更多時間與精力去學習大數據技術，難以將大數據技術與電子檔案管理工作相融合。再加上，部分機關事業單位的檔案管理人員年紀偏大，難以接受電子檔案管理方式，更難以適應電子檔案管理工作所提出的全新要求。受到這些因素影響，導致電子檔案管理人員水準不齊問題出現，最終影響電子檔案管理工作開展，難以發揮電子檔案管理工作應有作用。

2.2 電子檔案管理設備落后

部分單位在檔案信息管理工作中，并未投入充足資金，致使大數據設備更新不及時。電子檔案管理設備落后，勢必會影響電子檔案管理工作開展。再加上，很多機關事業單位檔案管理方式相對傳統，多為人工管理模式，即便引入電子檔案管理設備與平臺，這些設備與平臺依舊形同虛設，難以發揮電子檔案管理設備與平臺應有作用，嚴重阻礙機關事業單位電子檔案管理工作開展，不利于實現電子檔案管理與創新[2]。

2.3 電子檔案管理制度有待完善

就當前的電子檔案管理工作進行分析，部分機關事業單位多應用傳統檔案管理方式，并未結合大數據時代背景，對傳統檔案管理方式加以優化。此種現象，是不會導致檔案管理工作制度不完善，檔案管理流程不規范等諸多問題。機關事業單位對傳統檔案管理所存在的問題并未進行及時分析，致使檔案管理工作較為隨意，無規范管理制度。機關事業單位檔案管理制度不完善、不科學，勢必會影響機關事業單位檔案管理效率，降低檔案管理質量，在檔案管理工作中出現信息遺漏或是檔案破損等諸多問題。檔案存在破損與丟失問題，不利于機關事業單位管理與評估工作開展，更難以在機關事業單位內部推出電子檔案管理方式，無法應用檔案價值，難以創新傳統檔案管理方式[3]。

3 大數據背景中創新電子檔案管理的有效途徑

3.1 提升檔案管理人員綜合水準

要想使大數據技術得到合理應用，提升電子檔案管理水準，在實際工作中，首先，應以提升管理人員綜合素質為主，只有這樣，才能提升檔案管理人員的數據信息的處理與分析能力。與此同時，在大數據時代背景下，還應做好人員培訓工作，以提升人員綜合素質為主要工作，并在這一基礎之上，構建完善數據庫，發揮檔案數據庫作用。在這一過程中，作為機關事業單位的管理人員，應給予電子檔案管理工作高度重視，聘請專業人才做好數據庫的維護與更新工作，確保電子檔案數據庫穩定運行，更好地支持電子檔案管理工作。其次，應結合大數據時代要求，創新傳統檔案管理方式與理念，只有結合大數據時代背景，借助大數據技術，優化以往檔案管理方式，在大數據時代背景中，引入更多先進技術，在檔案管理工作中，采用全新管理理念，進而構建高素質檔案管理隊伍，使其掌握電子檔案管理所需專業知識，以此為基礎，不斷提升檔案隊伍管理人員綜合水準，滿足大數據時代對檔案管理人員提出的全新要求。最后，為保證檔案管理工作順利開展，在實際工作中，還應結合以往檔案管理工作存在的問題進行分析，不斷優化以往檔案管理工作存在的問題，滿足檔案管理工作創新要求，創新以往檔案管理途徑，為電子檔案管理工作開展打下堅實基礎[4]。

3.2 增強電子檔案管理設備與人力投入

在大數據時代背景中，要想創新以往檔案管理方式，并提升檔案管理質量，在實際工作中，必須要增強電子檔案管理工作所需設備，增加設備投入，首先，應做好設備選擇工作，在設備選擇工作中以計算機設備為主，選擇具有存儲功能的計算機，在設備選擇工作完成后，應結合電子檔案管理工作要求，引入電子檔案管理系統，并將電子檔案管理系統安裝至計算機設備中，為后續電子檔案檢索、分析等各項工作開展提供可靠平臺。與此同時，在電子檔案系統選擇前，需要結合機關事業單位內部電子檔案管理工作實際要求，選擇適合的檔案系統。要想完成此項工作，需要不斷強化人員管理，引入更多專業能力強的檔案管理工作者，充分發揮電子檔案作用，提升檔案信息應用價值。最后，在傳統檔案創新工作中，需要引入復合型人才，并在大數據背景下，創新以往檔案管理工作模式，不斷優化傳統檔案管理方式，以創新為基礎，做好電子檔案管理工作，最大限度提升電子檔案管理工作效率。

3.3 優化以往檔案管理體系

在大數據時代背景中，要想不斷提升檔案管理質量，創新檔案管理方式，在實際工作中，逐漸引入大數據技術，構建電子檔案管理新體系，使電子檔案管理工作得到大幅度提升。要想創新傳統檔案管理方式，規范檔案管理行業發展，在實際工作中，應重點關注本單位檔案管理工作實際情況，結合本單位情況進行分析，構建適合機關事業單位、符合時代發展的電子檔案管理體系，進而統一檔案管理標準，優化以往檔案管理方式，并在大數據技術幫助下，做好檔案數據收集、存儲與分析工作等，并在這一過程中，遵循全新檔案管理體系，做好檔案管理監督工作，更好地規范機關事業單位內部檔案管理工作，提升機關事業單位檔案管理質量。與此同時，在檔案管理創新工作中，還需要借助考核與評價等不同方式，充分調動電子檔案管理工作人員積極性，使其主動投身于電子檔案管理工作中，并在考核與評價方式幫助下，不斷提升自身電子檔案專業知識與管理技能，在大數據時代背景下充分發揮自身能動性，優化檔案管理方式，激勵并促進檔案管理人員成長，創新以往檔案管理方式，促使傳統電子檔案管理形式邁向電子檔案管理趨勢。此外，應結合大數據時代背景，對國內電子檔案發展進行分析，結合大數據時代背景，制定適合檔案管理的體系，在實際工作中，制定適合電子檔案管理創新的體系，在科學、完善的管理機制支持下，規范電子檔案管理流程，不斷提升電子檔案管理質量。最后，應結合大數據時代背景[5]，結合電子檔案管理與創新方式，在這一過程中分析國內外檔案管理與創新經驗，不斷創新檔案管理工作，進一步提升檔案管理能力，創新以往檔案管理方式，充分發揮檔案作用，更好地為人民服務。在實際工作中，應盡量消除檔案管理體系與創新之間的“隔閡”，切實維護檔案管理工作開展，創新檔案管理途徑，在大數據技術支持下實現檔案數據信息共享目標，在檔案管理與創新過程中，需重點關注檔案管理技術，結合檔案管理理念與大數據技術，構建檔案管理與創新的共享機制，使檔案管理與創新工作得到全面優化，消除以往檔案管理工作遇到的難題[6]。

4 結語

在大數據時代背景下，以往機關事業單位檔案管理工作弊端逐漸凸顯，為解決這一問題，創新以往檔案管理形式，拓展檔案管理路徑。在實際檔案管理過程中，應明確檔案管理意義，并分析檔案管理存在的不同問題，最終結合大數據技術，在大數據技術輔助下，創新以往檔案管理模式，不斷強化電子檔案管理人員培訓工作，使電子檔案管理人員綜合素能得到提升，并在檔案管理創新工作中，增加更多的資金與設備，為電子檔案管理工作開展提供硬件基礎。在完成上述工作后，還應構建科學檔案管理體系，規范檔案管理工作，拓展檔案管理途徑，充分發揮電子檔案作用，維護社會發展，做好檔案管理工作，充分發揮各類檔案應有價值。

參考文獻：

[1]王文明.淺談電子信息檔案管理的保密及其防范工作[J].中國管理信息化，2017，20（01）：182-183.

[2]劉燕.檔案管理工作如何加強電子信息檔案管理[J].機關事業單位改革與管理，2015（20）：21.

[3]崔萌萌.如何做好電子信息檔案管理的保密工作[J].科技風，2015（14）：268.

[4]王梅.網絡環境下涉密檔案安全保密體系構建[J].黑龍江檔案，2014（06）：21.

[5]丁曉玉.在信息時代下檔案管理中的保密工作[J].赤子（上中旬），2014（23）：249.

[6]張貴芬.淺談信息時代檔案管理中的保密工作[J].中小機關事業單位管理與科技（下旬刊），2013（12）：50-51.